1. Giá tổ chức sự kiện bao gồm các hạng mục nào?

1.1 Giá tổ chức sự kiện: Chi phí thuê địa điểm 

Chi phí thuê địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng cần xem xét khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Tổng chi phí liên quan đến địa điểm bao gồm:

• Chi phí đặt cọc cho việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
• Chi phí bảo hiểm, bao gồm bảo hiểm về an toàn lao động hoặc bảo hiểm tham gia sự kiện.
• Chi phí thuê bãi đỗ xe cho sự kiện (nếu có).

Chi phí thuê địa điểm dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng

Số tiền phải trả cho khoản này thường dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, tùy thuộc vào địa điểm bạn lựa chọn như sau:

• Ở các khu du lịch sinh thái, mức báo giá tổ chức sự kiện có thể từ 5 đến 20 triệu đồng mỗi ngày, phụ thuộc vào quy mô và dịch vụ đi kèm.
• Các resort thường có giá thuê cao hơn, khoảng từ 10 đến 30 triệu đồng mỗi ngày.
• Trung tâm hội nghị thường có giá thuê từ 5 đến 10 triệu đồng mỗi ngày, tùy thuộc vào diện tích và sức chứa của không gian.

1.2 Giá tổ chức sự kiện: Chi phí sản xuất và thuê nhân công

Việc lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu cần sử dụng cho việc sản xuất các phụ kiện trang trí, dụng cụ phục vụ cho sự kiện như backdrop, banner, bục phát biểu, cổng chào, hoa… là rất quan trọng. Phần này thường chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí của sự kiện.

Giá thuê nhân công để thực hiện công việc lắp ráp các hạng mục, trang trí, và sản xuất các thiết bị trang trí cũng là một phần quan trọng không thể bỏ qua. Khi quyết định thuê nhân công, cần cân nhắc kỹ về kinh phí tổng và quy mô của dự án để đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện một cách hợp lý. Đồng thời, cũng cần tránh việc thuê quá nhiều nhân công khi công việc không đủ, để tránh tình trạng phát sinh chi phí hạng mục này quá cao.

1.3 Chi phí tổ chức: Sân khấu, âm thanh và ánh sáng

Chi phí tổ chức hạng mục sân khấu – âm thanh – ánh sáng

Sân khấu và hệ thống âm thanh ánh sáng đóng vai trò quan trọng khi là điểm nhấn sự kiện. Đầu tư vào một sân khấu chất lượng và hệ thống âm thanh ánh sáng chỉn chu sẽ thu hút sự chú ý nhất. Chi phí cho phần này thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí của sự kiện.

1.4 Giá tổ chức sự kiện cho phần tiệc

Tiếp theo trong danh sách chi phí tổ chức sự kiện là phần tiệc. Tùy thuộc vào yêu cầu doanh nghiệp, số lượng khách mời, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đưa ra các lựa chọn phù hợp về mặt chi phí và chất lượng. 

Chi phí cho phần tiệc sự kiện

Các lựa chọn mô hình tổ chức bao gồm tiệc nhẹ trà chiều, buffet hoặc tiệc theo món, hoặc thậm chí là tại nhà hàng sang trọng. Thông thường, phần tiệc sẽ chiếm từ 30-50% tổng chi phí của sự kiện.

1.5 Chi phí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp có thể sử dụng nhân viên hiện có của mình để đảm nhận các vai trò như MC, PG, PB…

Giá tổ chức sự kiện – Hạng mục thuê PG

Trong trường hợp không thể sử dụng nhân viên, các doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ các đơn vị tổ chức sự kiện để đảm bảo chất lượng chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện của mình.

1.6 Chi phí quản lý tổ chức sự kiện

Chi phí này dành cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Phí quản lý thường được tính theo tỷ lệ phần trăm, chiếm từ 3-10% trên tổng chi phí của chương trình sự kiện.

1.7 Giá tổ chức sự kiện cho các tiết mục giải trí

Các tiết mục giải trí giúp tạo không khí sôi động cho sự kiện

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí để điều chỉnh nhịp độ và tạo không khí sôi động, thoải mái cho khán giả. Chi phí cho các tiết mục giải trí bao gồm chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn và diễn giả.

1.8 Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh 

Dù sự kiện được lên kế hoạch cẩn thận đến đâu, vẫn có những tình huống bất ngờ không thể dự đoán trước. Do đó, khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần dành một khoản tiền riêng cho các chi phí phát sinh bất ngờ.

Việc dự trù chi phí cho các sự cố và tình huống khẩn cấp không có một con số cụ thể có thể áp dụng cho mọi trường hợp sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đề xuất rằng ngân sách cho các tình huống bất ngờ nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức, chi phí cho rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp.

2. Sen Xanh Event – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, giá trọn gói

Sen Xanh là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp khi cần tổ chức sự kiện. Với sự uy tín và chất lượng đã được khẳng định cùng kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

• Cung cấp các dịch vụ sự kiện đa dạng, từ hội nghị hội thảo, ra mắt sản phẩm đến Year End Party và nhiều sự kiện khác. 
• Trang bị đầy đủ mọi tài nguyên cần thiết cho sự kiện, từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến micro và các phụ kiện khác, chúng tôi cam kết đem đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng.
• Phát triển các ý tưởng sự kiện sáng tạo và độc đáo, nhằm mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. 
• Các gói dịch vụ sự kiện của chúng tôi được cung cấp với mức giá cạnh tranh, phù hợp với mọi ngân sách.