Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc Uy Tín

Các bước cần chuẩn bị khi tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc

Lễ khánh thành không chỉ để đánh dấu sự hoàn thiện, bước khởi đầu của một công trình, dự án. Nó còn góp phần quảng bá hình ảnh thương hiệu đến với đối tác, khách mời tham dự. Do đó, công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc cần lên kế hoạch chu đáo. Dưới đây là những bước cần chuẩn bị cho sự kiện này chúng ta nên tham khảo để có thêm kinh nghiệm:

Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Nhân viên của Sen Xanh sẽ dựa theo nguyện vọng, mục đích của doanh nghiệp để lên ý tưởng, chủ đề sao cho phù hợp với lễ khánh thành. Bên cạnh đó, nội dung buổi lễ phải có điểm nhấn để tạo ấn tượng cho khách mời. Từ  chủ đề chúng ta có thể thực hiện các công việc tiếp theo đúng chuẩn.

Sen Xanh lên ý tưởng, chủ đề sao cho phù hợp với lễ khánh thành

Lập danh sách khách mời tham dự

Chúng ta cần lập danh sách chi tiết để biết rõ số lượng khách mời tham dự sự kiện là bao nhiêu. Từ đó có thể xác định được quy mô, dự kiến số bàn ghế, bàn tiệc, kinh phí tổ cần hạch toán… Tuy nhiên, bạn cần xem xét kỹ về khách mời quan trọng, người có tầm ảnh hưởng tới buổi lễ. Ngoài ra, ban tổ chức nên mời cả các đối tác khách hàng tiềm năng để họ dễ dàng tiếp cận sản phẩm và dịch vụ thông qua sự kiện khánh thành.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc sẽ luôn xác định thời gian, địa điểm rõ ràng. Thông thường thời gian diễn ra sự kiện bố trí vào ngày cuối tuần để khách mời tiện tham dự. Hoặc chọn ngày lành tháng tốt theo phong thủy để mang đến may mắn cho chủ công trình, dự án. Địa điểm tổ chức thường là nơi công trình xây dựng và hoàn thiện hoặc gần nơi dự án để thuận tiện cho việc tham quan.

Có thể bạn quan tâm:  Tổ chức lễ khánh thành – Quy trình Ý tưởng Kịch bản tổ chức

Các thủ tục cần chuẩn bị cho lễ khánh thành

• Thủ tục pháp lý, xin giấy phép tổ chức buổi lễ khánh thành.
• Thiết kế hệ thống sân khấu bao gồm backdrop, cổng chào, standee, sàn…  âm thanh, ánh sáng, đèn, loa, mic….
• Thi công, thiết kế cổng hơi, cổng bóng, bộ cắt băng, hoa tươi.
• Tiệc tùng theo phong cách buffet, truyền thống, hay tiệc trà thân mật.
• Đội ngũ nhân sự bao gồm MC, nhóm nhạc, nhóm nhảy, đội múa lân sư rồng, PG, lễ tân.
• Quản lý các rủi ro và lên phương án xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh kịp thời.
• Liên hệ với các phương tiện truyền thông để quảng bá sự kiện khánh thành và thương hiệu.

Dự trù ngân sách tổ chức khánh thành

Doanh nghiệp cùng với công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc sẽ tính toán, phân bổ ngân sách cho từng hạng mục gồm: thuê thiết bị, chi phí thuê đội ngũ nhân sự, chi phí tiệc… Đồng thời chúng ta cũng phải dự trù ngân sách cho những khoản phát sinh, tránh vượt quá mức đầu tư đưa ra ban đầu.

Chúng ta cần dự trù ngân sách tổ chức khánh thành một cách chuẩn xác

Quy trình tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc

Theo kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong ngành của Sen Xanh Event thì một sự kiện càng chuẩn bị chu đáo sẽ càng thành công và hạn chế rủi ro. Thông thường một buổi lễ khánh thành được tổ chức theo quy trình sau:

1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề của chương trình

Xây dựng ý tưởng và chủ đề của chương trình giúp chúng các định được thông điệp truyền tải để mang đến ấn tượng cho khách mời về sự kiện. Thông thường ý tưởng tổ chức, trang trí sẽ dựa mong muốn của chủ nhân buổi lễ. Đồng thời nó cũng thể hiện được nét riêng trong văn hóa doanh nghiệp. 

2. Lên danh sách, số lượng khách mời đến tham dự

Số lượng khách mời cần được tính toán kỹ lưỡng bởi nó liên quan đến số lượng ghế ngồi, bàn tiệc, quy mô sân khấu… Trong đó những đại biểu có tầm quan trọng như quan chức, lãnh đạo, đại diện từ cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương sẽ nâng tầm uy tín cho buổi lễ. 

Ngoài ra trong buổi lễ còn có khách mời là đơn vị doanh nghiệp, khách hàng thân thiết. Lưu ý, ban tổ chức cần chuẩn bị thiệp mời hoặc thư mời và gửi đến mọi người trước khoảng một tuần trước khi sự kiện diễn ra bằng thái độ chân thành.  

Lên danh sách, số lượng khách mời đến tham dự lễ khánh thành

3. Lên hình ảnh, thiết kế trang trí tại địa điểm tổ chức

Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc chuyên nghiệp sẽ tiến hành khảo sát, đo đạc kích thước mặt bằng. Đồng thời họ cũng triển khai thiết kế bản vẽ để mọi người có thể hình dung rõ không gian tổ chức sự kiện. Những hạng mục thiết yếu gồm: cổng chào, sân khấu, nhà giàn, nhà chờ của khách VIP, banner, standee, backdrop… 

Những thiết kế này sẽ có sự tương đồng với bộ nhận diện thương hiệu sẵn của doanh nghiệp và công trình như màu sắc, họa tiết. Như vậy chúng ta có thể đảm bảo hiệu quả cao cho công tác truyền thông.

4. Xây dựng kịch bản nội dung chương trình

Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện, thông điệp muốn truyền tải mà ban tổ chức sẽ xây dựng nội dung khác nhau. Thông thường một lễ khánh thành sẽ có kịch bản với các hạng mục chính bao gồm:

• Đón khách: chụp ảnh, check-in, cài hoa, …
• Múa trống hội, lân sư rồng mở màn và tiết mục văn nghệ chào mừng.
• MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu, khách mời.
• Đại diện phát biểu, khai mạc chương trình.
• Nghi thức cắt băng khánh thành, chạm tay màn LED, …
• Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật.
• Tham quan nhà máy, công trình.
• MC tuyên bố kết thúc chương trình.

5. Thi công, lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện

Ở khu vực cổng chính lối vào sự kiện cần có cổng chào để thể hiện sự trân trọng, trải thảm đỏ dọc theo lối đi, kết hợp trang trí banner, standee, bandroll. Xung quanh khu vực tổ chức sự kiện sẽ được trang trí bằng các loại cờ phướn, bandroll, backdrop nhằm tạo ấn tượng cho những người đi đường. 

Tại khu vực nhà lễ chính của buổi khánh thành cần được đầu tư kỹ lưỡng về sân khấu, thiết bị âm thanh và ánh sáng, màn hình led, kèm theo đó là thiết bị hiệu ứng sân khấu. Ở khu vực tiếp đón khách mời được chuẩn bị đầy đủ về đồ uống, bàn ghế có khăn trải lịch sự, hoa trên bàn đại biểu…

Thi công, lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật

6. Kiểm tra tổng duyệt chương trình

Trước thời gian sự kiện diễn ra, chúng ta cần kiểm tra lại các yếu tố vừa thi công để đảm bảo sự chỉnh chu, an toàn. Bên cạnh đó ban tổ chức cần bố trí thêm nhân sự về đội ngũ an ninh, bảo vệ. Thông qua việc kiểm duyệt, đơn vị và doanh nghiệp có thể thấy rõ được những khó khăn, thuận lợi và rủi ro có thể xảy ra. Nhờ đó các bạn sẽ dễ dàng nên phương án dự phòng để xử lý tình huống hiệu quả.

7. Tổ chức lễ khánh thành

Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc sẽ triển khai sự kiện tại đúng địa điểm và thời gian dự kiến. Đồng thời từng hạng mục công việc cũng diễn ra theo đúng kịch bản, lễ nghi đã dự sẵn. Trong thời gian tổ chức buổi lễ, đội ngũ nhân sự của công ty chuyên nghiệp sẽ luôn phối hợp ăn ý và giám sát chặt chẽ để mọi công việc đều thành công. Đặc biệt chúng ta cần phải chú ý đến nghi lễ cắt băng khánh thành của các vị đại biểu quan trọng.

8. Công việc sau lễ khánh thành

Sau khi sự kiện đã diễn ra, đơn vị và doanh nghiệp cần đưa hình ảnh, video liên quan lên các phương tiện truyền thông. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với việc quảng bá hình ảnh cho thương hiệu và giúp các đối tác, khách hàng tiềm năng biết đến dự án rộng rãi hơn. 

Đồng thời phía chủ đầu tư công trình, dự án cũng đừng quên việc chăm sóc khách mời sau sự kiện để giữ chặt mối quan hệ. Từ đó có thể thúc đẩy sự phát triển của dự án trong tương lai.

Sau sự kiện có thể đưa hình ảnh, video lên các phương tiện truyền thông

Tại sao nên chọn dịch vụ Tổ chức khánh thành của Sen Xanh Event?

Trong nhiều năm qua, Sen Xanh Event luôn được khách hàng đánh giá là công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc chuyên nghiệp. Bởi vì chúng tôi sắp ứng được nhiều tiêu chí quan trọng trong ngành và khiến doanh nghiệp yên tâm bởi những yếu tố sau:

Kinh nghiệm và uy tín lâu năm

Sen Xanh đã có thời gian hoạt động lâu dài trong ngành tổ chức sự kiện nói chung và lễ khánh thành nói riêng. Chúng tôi đã xây dựng thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ và trở thành thương hiệu uy tín trên thị trường Việt Nam. Với kinh nghiệm dày dặn, đội ngũ nhân viên công ty sẽ đưa ra cho khách hàng tư vấn chính xác, chuẩn bị đầy đủ các hạng mục và tổ chức sự kiện diễn ra an toàn, hiệu quả.

Nhân viên có năng lực chuyên môn cao

Để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, suôn sẻ thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị tổ chức và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Sen Xanh còn huy động đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm làm việc. Họ sẽ thực hiện từng công đoạn, hạng mục tổ chức theo đúng yêu cầu kỹ thuật, mong muốn của khách hàng và đảm bảo tiến độ đề ra. 

Sen Xanh huy động đội ngũ nhân sự tổ chức có chuyên môn cao

Thiết bị sự kiện chất lượng cao

Với cương vị là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm, Sen Xanh quy tụ đầy đủ các dòng thiết bị, máy móc để phục vụ cho các chương trình, lễ hội. Thiết bị sự kiện của chúng tôi có đa dạng chủng loại, công suất phù hợp với chương trình quy mô nhỏ đến lớn. 

Ngoài ra sản phẩm còn đảm bảo chất lượng cao, tính năng đồng bộ, hiệu ứng tốt. Nhờ đó mà chương trình sự kiện sẽ trở nên vui vẻ, sống động và ấn tượng sâu sắc hơn cho các khách mời khi đến tham dự.

Chi phí tổ chức lễ khánh thành hợp lý

Sen Xanh Event là công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc chuyên nghiệp hàng đầu. Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao, gây được tiếng vang lớn đối với công chúng thì công ty chúng tôi còn áp dụng mức giá thành phải chăng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi xây dựng sự kiện. 

Sau khi tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng đội ngũ nhân viên công ty sẽ lập bảng báo giá với từng hạng mục chi tiết. Bằng chi phí này sẽ được gửi đến trực tiếp đến cho chủ nhân buổi lễ để họ có sự chủ động về nguồn tài chính đầu tư. 

Sen Xanh áp dụng mức chi phí tổ chức lễ khánh thành hợp lý

Cam kết của Sen Xanh Event về dịch vụ tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc

Sen Xanh Event với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện đã xây dựng thành công nhiều dự án lớn cho các đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Chúng tôi mang đến cho khách hàng giải pháp về một buổi lễ trang trọng, chuyên nghiệp và bài bản. Khi sử dụng dịch vụ sự kiện của Sen Xanh, các bạn sẽ yên tâm về những cam kết lợi ích bao gồm:

• Căn cứ vào mức ngân sách và mục tiêu truyền thông của doanh nghiệp để đưa ra phương án tổ chức thích hợp nhất. Việc lên kế hoạch chi tiết giúp quá trình thực hiện dễ dàng hơn, điều phối suôn sẻ.
• Chúng tôi luôn cẩn trọng trong khâu xin phép đầy đủ, đúng quy định của pháp luật. Đồng thời có nhân sự giàu kinh nghiệm có thể đứng ra để đàm phán, làm việc với cơ quan chức năng khi xảy ra sự cố.
• Chuẩn bị sẵn đội ngũ nhân sự, hậu cần trong lễ khánh thành để thực hiện phương án xử lý những sự cố một cách nhanh, hiệu quả nhất. 
• Sử dụng hình ảnh, video liên quan đến dự án để quảng cáo trên mạng xã hội, phương tiện truyền thông. Nhờ đó mà thông tin về sự kiện thu hút sự quan tâm của nhiều công chúng, khách hàng tiềm năng.
• Sen Xanh sẵn sàng hỗ trợ tổ chức sự kiện từ A đến Z với mức chi phí tiết kiệm. Đồng thời chúng tôi cũng áp dụng chi phí dịch vụ trọn gói, cam kết không có khoản phát sinh. 

Dịch vụ sự kiện của Sen Xanh luôn có những cam kết lợi ích

Kết Luận

Bài viết trên đây đã giúp các bạn hiểu rõ thông tin về Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Vĩnh Phúc. Với đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, am hiểu về xu hướng sự kiện hiện đại, Sen Xanh Event sẽ lên kế hoạch chu đáo và thực thi công việc theo đúng lộ trình giúp buổi lễ diễn ra thành công vang dội.