Điều gì thu hút nhất của một sự kiện? Đó là ý tưởng tổ chức sự kiện. Lên một kế hoạch về ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề như thế nào để thu hút người tham dự và đạt hiệu quả cao trong truyền thông? Quá nhiều vấn đề cần đặt ra khi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch ý tưởng cho sự kiện. Cùng Sen Xanh Event giải đáp những vấn đề này nhé!
Nhu cầu tổ chức sự kiện tại Vân Trung – Bắc Giang
Khu công nghiệp Vân Trung – Bắc Giang hiện nay được đánh giá là một trong những KCN có quy mô lớn và các ngành nghề, dịch vụ đang dạng bậc nhất Việt Nam. Là một KCN lớn của tỉnh Bắc Giang đang thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Hiện nay, KCN Vân Trung đã thu hút được khoảng 120 doanh nghiệp với những dự án lớn như SJ Tech Việt Nam; Sunrise Technology; Hana Micron Vina; Lian Tech;… Cơ sở hạ tầng KCN Vân Trung đã được đầu tư đồng bộ, mặt bằng đã được giải tỏa và san nền hoàn chỉnh bao gồm hệ thống cung cấp điện, hệ thống cung cấp nước, nhà máy xử lý nước, hệ thống viễn thông, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống đường,…
Với quy mô lớn cùng nhiều sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, nhu cầu tổ chức sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh, nâng cao vị thế của doanh nghiệp ngày càng cao. Và làm thế nào để chuẩn bị ý tưởng cho sự kiện của doanh nghiệp là một điều cần thiết để giúp các doanh nghiệp xây dựng một sự kiện thành công và hiệu quả.
>>> Xem thêm: Công ty Tổ chức sự kiện tại Bắc Giang TOP #1 Việt Nam
Khu công nghiệp Vân Trung – Bắc Giang
Vì sao cần Chuẩn bị ý tưởng lên kế hoạch tổ chức sự kiện?
- Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp: Ý tưởng tổ chức sự kiện có nhiệm vụ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ thành 1 hoạt động đồng nhất, giúp truyền tải thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn nhất. Hạn chế sự lan man, gây khó hiểu và điều quan trọng là không gây được ấn tượng cho người tham dự.
- Giúp sự kiện diển ra một cách thuận lợi: Một ý tưởng tốt sẽ giúp các đơn vị tổ chức có thể lập kế hoạch một cách rõ ràng, xây dựng cho mình một quy trình xử lý và một chương trình chỉn chu, hoàn hảo.
- Tạo ấn tượng với khách mời: Đối với một sự kiện quá đơn điệu và nhàm chán, điều hiển nhiên sẽ không gây được sự chú thích thú cho người tham dự. Sẽ rất khó thu hút được khách mời khi sự kiện của bạn không đủ sự độc đáo, ấn tượng và thỏa mãn họ. Chính vì điều đó, bất kỳ sự kiện nào cũng cần xây dựng cho mình một ý tưởng để tổ chức thật tốt.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Sự kiện càng diễn ra tốt đẹp, càng thành công, sẽ càng gây được tiếng vang, điều quan trọng là thông điệp của doanh nghiệp cũng sẽ được truyền tải rõ ràng. Từ đó dễ dàng nâng tầm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Ý tưởng truyền tải thông điệp sự kiện
Các bước để lên ý tưởng tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo
Trong thực tế, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn. Nó giống như một chiếc nút chai mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu thuận lợi và theo ý muốn. Vậy làm sao để có được một ý tưởng mới mẻ, hấp dẫn? Không chỉ bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn cần phải nghiên cứu như cầu, mong muốn của người tham gia, đối tác khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến.
Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề cho chương trình
Việc đầu tiên cần làm khi lên ý tưởng cho một sự kiện phải nghiên cứu thật kỹ về hình thức tổ chức. Xác định rõ sự kiện đó có mục đích là gì, hướng đến đối tượng nào, đòi hỏi cách tổ chức theo hướng nào?
Chủ đề concept ấn tượng, sáng tạo
Với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Tổ chức ngày hội gia đình, Festival doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ tri ân, sự kiện lễ hội,… thì các bước lên ý tưởng chủ đề sẽ cần thiết và quan trọng. Người lên ý tưởng cần nắm bắt kịp xu hướng, biết được nhu cầu và sự quan tâm của người tham gia ở thời điểm hiện tại là gì.
Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Sau khi đã tìm được chủ đề cho chương trình, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dựng kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện là gì. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến là gì.
Xác định điểm tổ chức
Có hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời.
Địa điểm tổ chức phù hợp, chi phí tối ưu
Tổ chức trong nhà
- Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và nhỏ, không gian sạch sẽ, sang trọng, không phải lo lắng đến vẫn đề thời tiết. Vì không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn trong việc điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà đa phần sẽ rẻ hơn so với hình thức ngoài trời.
- Nhược điểm: Không gian chính là điểm hạn chế của hình thức tổ chức này, với những chương trình đông người nó có thể gây cảm giác chật trội, bị hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, game show,…
- Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, resort, hội trường,…
Không gian indoor ấm cúng và sang trọng
Tổ chức ngoài trời
- Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và lớn, không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho người tham gia. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi quy mô lớn, các trò chơi team building thú vị. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: du lịch teambuilding, hội chợ, Festival,…
- Nhược điểm: chi phí tổ chức cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự lớn để bao quát được không gian sự kiện và hình thức này chịu ảnh hưởng với thời tiết.
- Địa điểm: Bãi biển, các khu du lịch sinh thái, resort, công viên, các điểm du lịch,…
>>> Mời bạn quan tâm: Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói tại Hoà Phú – Bắc Giang
Không gian outdoor chill, thoáng đãng
Ý tưởng trang trí cho sự kiện
Đây là một công việc khác khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện đó chính là khâu trang trí. Bạn cần nắm được màu sắc chủ đạo, hình ảnh chủ đạo của chương trình là gì. Sau đó triển khai các ấn phẩn trang trí sự kiện sao cho thật độc đáo, dễ nhìn, dễ nhận diện.
Ý tưởng cho chương trình
Chương trình giải trí là một nội dung không thể thiếu trong các sự kiện. Tùy theo thời lượng được dùng mà bạn có thể sắp xếp các tiết mục thật phù hợp. Cùng với đó, cần bám sát theo mục đích tổ chức, đối tượng tham gia để có được những nội dung hấp dẫn nhất.
Trên đây là tổng hợp thông tin về lý do và các bước lên ý tưởng tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp bạn. Sen Xanh Event hy vọng bài viết sẽ giúp quý khách có cái nhìn tổng quan hơn về ngành tổ chức sự kiện này. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay đến Hotline 0974.468.391 để được tư vấn cụ thể nhé!
