Nhu cầu tổ chức sự kiện của doanh nghiệp hiện nay ngày càng lớn, yêu cầu về độ chuyên nghiệp ngày càng cao. Làm sao để tổ chức được một sự kiện thành công, ý nghĩa và để lại ấn tượng cho người tham dự? Những công việc nào cần phải chuẩn bị cho một sự kiện của doanh nghiệp?
Đó là những băn khoăn, lo lắng của mọi doanh nghiệp trên cả nước nói chung cũng như tại KCN Việt Hàn – Bắc Giang nói riêng. Hãy cùng Sen Xanh Event làm rõ vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé!
Công ty tổ chức sự kiện tại Việt Hàn – Bắc Giang
Khu công nghiệp Việt Hàn là KCN tập trung đa ngành, có hệ thống hạ tầng kỹ thuật đồng bộ, hiện đại nhằm thu hút đầu tư trong và ngoài nước thuộc các lĩnh vực công nghiệp cơ khí chế tạo, cơ khí chính xác, thiết bị điện, máy móc, thiết bị xây dựng, thiét bị y tế, sản xuất hàng tiêu dùng,… có công nghệ hiện đại, tiên tiến, thân thiện với môi trường ( ưu tiên bố trí các ngành công nghiệp có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường vào trong KCN)
Khu công nghiệp Việt Hàn – Bắc Giang
Các tuyến đường này kết nối với KCN; mạng lưới giao thông Cụm công nghiệp quy hoạch theo dạng ô bàn cờ tiếp cận các nhà máy, thuận tiện giao tiếp cho từng khu vực sản xuất cũng như trao đổi hàng hóa.
>>> Mời bạn xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo tại Vân Trung – Bắc Giang
Kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z cho doanh nghiệp của bạn
Tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z cho doanh nghiệp
Bạn là phụ trách marketing được công ty giao trọng trách tổ chức một event lớn (kỷ niệm thành lập công ty, chiêu mộ nhân sự, mừng ngày lễ lớn,…) Chắc hẳn bạn cùng các thành viên trong nhóm đang brainstorming, chìm ngập trong rất nhiều vấn đề chẳng hạn như:
- Chưa biết lên kế hoạch event công ty có những khâu cụ thể như thế nào?
- Các mốc thời gian chuẩn bị và thực hiện ra sao?
- Các vấn đề gì cần giải quyết trong các khâu tổ chức sự kiện?
- Bạn cần phải giữ liên lạc với những ai?
- Các vấn đề có thể phát sinh khi tổ chức event và làm thế nào để xử lý hiệu quả những vấn đề đó?
- Thu hút khách mời tham dự như thế nào? Công tác truyền thông cho sự kiện này ra sao?
>>> Có lẽ bạn sẽ quan tâm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Tân Hưng – Bắc Giang
Những công việc bạn cần làm để có một sự kiện thành công
1. Xác định thời gian và địa điểm cụ thể
Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi thứ đang tiến triển đúng định hướng mà bạn đưa ra từ trước.
Cố định ngày tổ chức sự kiện, gọi điện đặt trước địa điểm thuê. Tại thời điểm này, mọi thứ phải được đảm bảo chắc chắn và rõ ràng.
Chọn địa điểm vàng sẵn sàng bùng nổ
2. Gặp gỡ, trao đổi cùng team của bạn
Nhận phê duyệt ngân sách, thời gian biểu, v.v. từ các thành viên trong nhóm cũng như người giám sát. Đây là thời điểm tốt nhất để tất cả các câu hỏi được đem ra thảo luận. Mọi người có nắm rõ trách nhiệm cả họ không? Họ có đồng ý với tất cả các nhiệm vụ được giao không?
Trao đổi kỹ với các thành viên trong nhóm và cộng tác viên để suy nghĩ về bất kỳ vấn đề nào có thể nảy sinh trong chương trình sự kiện. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để tạo kế hoạch hành động cụ thể cho mỗi người. Đảm bảo nhóm không có bất kỳ vấn đề trục trặc nội bộ nào. Giữ liên lạc chặt chẽ với tất cả các nhà lãnh đạo nhóm cũng như các thành viên trong nhóm và cộng tác viên.
Teamwork hiệu quả, sôi động
3. Ủy quyền
Vì đây là một sự kiện lớn, hãy để những người cùng tham gia đảm nhiệm các hoạt động khác nhau, dưới sự giám sát của đội trưởng – người có kinh nghiệm điều phối được các thành viên trong nhóm tin cậy. Đồng thời, hãy tổ chức một ban lễ tân sự kiện để chào hỏi, gặp gỡ khách mời trong khi mọi người đang chuẩn bị cho sự kiện bắt đầu. Khách mời sẽ ccamr nhận được sự chuyên nghiệp, chu đáo của bạn.
4. Chiến lược marketing, truyền thông cho sự kiện
Theo kế hoạch từ 2 tháng trước, hãy chuẩn bị brochures phù hợp, chạy quảng cáo, thực hiện cuộc gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email đăng ký tham dự đến danh sách khách mời.
Đảm bảo việc cập nhật thông tin sự kiện thường xuyên liên tục nhất có thể. Bạn có thể đăng trên website chính thức của công ty, trên mạng xã hội như Facebook và Twitter. Và tất nhiên, trang web/ blog/ trang Facebook cá nhân của bạn, nếu có thể. Bạn càng tích cực quảng cáo, sự hiện diện của bạn càng được biết đến nhiều hơn.
Marketing, truyền thông sáng tạo
5. Kiểm soát chặt chẽ việc chi tiêu ngân sách
Đảm bảo có một hệ thống biên nhận, xác nhận, hóa đơn và thủ tục giấy tờ chung… Bạn sẽ cần phải giữ tất cả các chứng từ này để tổng kết chi phí tổ chức sự kiện.
6. Lên thời gian biểu chi tiết cho chương trình
Đây là danh sách tất cả thông tin cần thiết được sắp xếp theo các mốc thời gian cố định. Lên kế hoạch chi tiết đến từng phút cho các hoạt động quan trọng. Việc lên thời gian dự kiến này tùy thuộc vào bạn, cố gắng giữ số lượng thông tin ở mức tối thiểu để dễ dàng đọc – hiểu.
7. Chuẩn bị quà tặng kèm cho người tham dự
Quà tặng kèm hội nghị, sự kiện có thể bao gồm một chai nước, note, bút, tờ rơi hoặc bản thông tin về công ty bạn để khách mời tìm hiểu. Một ý tưởng rất hay để tặng các món quà lưu niệm nhỏ in logo công ty bạn cho người tham dự, giúp họ nhớ về thương hiệu của bạn nhiều hơn, cũng như giúp bạn tiếp cận được với cá khách hàng tiềm năng. Sự chu đáo này sẽ hoàn toàn thuyết phục mọi người rằng đây là một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, khiến họ cảm thấy được tôn vinh, trân trọng!
Quà tặng này có thể cho khách mời hoặc cho chính team của bạn! Ai mà khồn yêu thích và mong muốn nhận được những món quà lưu niệm nho nhỏ chứ!
Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện
8. Tổng hợp các phản hồi
Xem các phản hồi từ khách mời. Xếp các chỗ đặc biệt cho những người khuyết tật, người già,… Kiểm tra những người tham gia có nhu cầu ăn chay hoặc ăn kiêng cụ thể khác không. Thông thường sự kiện nào cũng sẽ có email mời tham dự kèm một bản các câu hỏi tùy chỉnh giúp bạn lưu ý một số yêu cầu đặc biệt của khách.
9. Chuẩn bị danh sách liên lạc
Bạn sẽ cần tất cả các số điện thoại, địa chỉ và email liên quan của các thành viên trong nhóm, các VIP và nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện của bạn. Khi ai đó vắng mặt hay chậm trễ làm ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn thì danh sách này sẽ là tất cả những gì bạn cần.
10. Ghé thăm các địa điểm tổ chức với các thành viên trong nhóm
Xác định chỗ đỗ xe cho khách mời, nhà vệ sinh, phòng nghỉ, lối ra vào khác nhau. Tìm kiếm cả những nơi bạn có thể xử lý tình huống phát sinh hoặc trong trường hợp khẩn cấp. Về cơ bản, phải nắm rõ địa điểm tổ chức của bạn như lòng bàn tay vậy.
11. Tạo một check – list cho những thứ cần mang tới địa điểm tổ chức
Sẽ tệ đến mức nào nếu khách mời đã đến rất đông, và bạn nhận ra thứ duy nhất bạn cần lúc đó là 200 chiếc bình nước quà tặng cho khách mời bạn quên ở công ty? Thật sự rất đáng tiếc. Vì vậy, cần check-list của riêng bạn để dễ dàng theo dõi mọi thức cần thiết trong kế hoạch tổ chức sự kiện.
Nếu mọi thứ bạn để ở rải rác nhiều địa điểm khác nhau, hãy giao từng người từng nhiệm vụ cụ thể. Bằng cách đó, bạn không phải dành hàng giờ chạy loanh quanh thu thập tất cả mọi thứ và …kiệt sức.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp
Trên đây là một số công việc để các bạn phụ trách marketing, event của công ty nếu ít kinh nghiệm cũng có thể thực hiện theo được. Hy vọng rằng với định hướng này của Sen Xanh Event, các bạn không bị “chìm ngập” trong một “mớ bòng bong” các vấn đề trong khâu tổ chức, cảm thấy không bị áp lực. Và đương nhiên, mọi vấn đề khó khăn của bạn đã có Sen Xanh Event thay bạn giải quyết chúng. Hãy đến với chúng tôi để có được một sự kiện thành công hoàn mỹ cùng với những dịch vụ trọn gói, chất lượng, mang những nỗi lo của bạn biến thành những con số 0. Liên hệ ngay tới Hotline: 0974.468.391 để được nhân viên tư vấn của chúng tôi hỗ trợ bạn hết mình!
>>> Bạn có thể quan tâm: Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói tại Hoà Phú – Bắc Giang
