Check list công việc bạn cần làm trước khi diễn ra sự kiện

1. Thực hiện lần kiểm tra cuối cùng với nhóm của bạn

Hãy chắc chắn rằng bạn thống nhất với mọi người về chương trình sự kiện. Ngay cả khi không có ai có ý kiến hoặc đặt câu hỏi gì cho bạn, hãy cố gắng đánh giá hành vi của họ. Mọi người có nhất trí với công việc của họ không? Họ có nắm rõ được trách nhiệm của mình trong kế hoạch tổ chức sự kiện không?

2. Chốt danh sách khách mời

Tạo danh sách những người được mời trong một bảng tính và tính tổng số. Đối với hầu hết các sự kiện, số người trả lời rằng có tham dự chắc chắn sẽ có sự chênh lệch với số người đến thực tế. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị tinh thần sẵn sàng để xử lý trong mọi trường hợp. Nhắc nhở các vị khách VIP về sự kiện của bạn. Chắc hẳn bạn sẽ khá ngạc nhiên khi thấy rất nhiều người sẽ nói, “Ồ, sự kiện của bạn vào ngày mai đó hả?” Với một cuộc gọi điện thoại đơn giản hoặc tin nhắn văn bản, đôi khi mọi người sẽ rất dễ quên.

3. Bố trí sắp xếp tại nơi tổ chức sự kiện

Sắp xếp ghế, bàn, phông nền, micrô, loa, máy tính, máy chiếu LCD, bục đứng – mọi thứ cần được lắp đặt ở một vị trí cố định phù hợp. Kiểm tra xem mọi thứ đã sẵn sàng chưa. Phòng ốc có sạch sẽ không? Tất cả các thiết bị điện tử đã có thể hoạt động ổn định chưa? Bạn phải khởi động trước thiết bị nào không? Nhân viên đã được bố trí hợp lý chưa?

Bạn có cần bóng bay trang trí, một tấm áp phích ở góc hay các biển chỉ dẫn, bảng hiệu để người tham dự dễ dàng tìm đến không? Biểu ngữ chào mừng và thông tin khác ở phía trước tòa nhà sẽ đặc biệt hữu ích để giúp mọi người nhận ra sự kiện của bạn. Mở một quầy lễ tân để khách mời đăng ký; bố trí một nhân viên đứng ở cửa chào đón khách mời và giải đáp các thắc mắc của họ. Bạn có thể mở thêm âm nhạc để mọi người cảm thấy có không khí hơn.

4. Nhớ tạo không gian chụp ảnh, quay phim cho khách mời

Bạn muốn lư giữ lại những kỷ niệm về event cũng như dành cho việc marketing sau sự kiện? Đầu tiên, lưu ý của các biểu ngữ, logo và hình ảnh công ty bạn, logo nhà tài trợ, biểu ngữ của bạn, lối vào, tiếp khách,…. Tiếp theo, hãy thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để ghi lại những khoảnh khắc, dấu ấn của sự kiện.

>> Mời bạn quan tâm: Công ty tổ chức sự kiện tại Thuận Thành – Bắc Ninh

Công việc trong ngày diễn ra sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc của bạn là gì?

1. Tất cả mọi thứ đã sẵn sàng

Đến địa điểm tổ chức thật sớm với các thành viên trong nhóm của bạn. Kiểm tra xem mọi người có đầy đủ ở đó không và tất cả các thiết bị điện tử đều đang hoạt động chưa? Ban tổ chức nên đeo một huy hiệu riêng biệt để dễ dàng nhận biết hoặc có một số hoạt động đáng chú ý khác để người tham gia có thể tìm sự giúp đỡ nếu cần.

2. Kết nối mọi người

Hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết về kế hoạch tổ chức của bạn. Đôi khi có những phát sinh khiến sự kiện diễn ra không hoàn toàn theo kế hoạch – vì vậy khi bạn đi chệch khỏi thời gian biểu dự kiến, hãy đảm bảo rằng mọi người phải được kết nối chặt chẽ với nhau.

3. Form tổng kết sau khi kết thúc chương trình

Form tổng kết này để thu thập phản hồi của khách mời cho event của bạn. Hãy để họ nói ra những gì họ cảm nhận, họ muốn bạn phải cải thiện những điều gì, hoặc họ mong muốn có những sự kiện như thế nào trong thời gian tới. Và, tất nhiên, cả cách làm thế nào họ có thể tham gia những event lần sau của công ty bạn!

4. Thu dọn nơi tổ chức sự kiện

Kiểm tra vệ sinh, tháo gỡ các biểu ngữ, bảng biểu,… để đảm bảo không còn đồ gì có giá trị đã bị bỏ quên lại nơi tổ chức. Nếu bạn lỡ làm hỏng thiết bị nào đó, liên lạc một cách trung thực và thẳng thắn với quản lý của địa điểm cho thuê. Rác thải phải được đổ ở đúng nơi quy định.

5. Các nhiệm vụ hậu sự kiện

• Gửi lời cảm ơn chân thành tới những người đã tới tham dự sự kiện. Điều này giúp cho họ nhớ đến công ty của bạn nhiều hơn.
•  Cảm ơn tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ. Bạn không thể tổ chức một sự kiện thành công nếu không có họ!
• Hoàn thiện và giải quyết vấn đề liên quan đến kế toán. Điều này nên được thực hiện càng nhanh càng tốt.
• Phát quà lưu niệm hoặc ấn phẩm sự kiện cho người có liên quan
• Cung cấp biên nhận cho nhà tài trợ cùng các hoạt động tri ân
• Đăng ảnh, video sự kiện của bạn lên website công ty

6. Tổ chức buổi họp hậu sự kiện

Hãy cùng team ngồi lại, đánh giá, tích lũy kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn vào lần tiếp theo. So với kế hoạch đặt ra, bạn có thực hiện hoạt động nào chệch hướng không? Bạn đã học được những điều gì? Nếu bạn nhận được phản hồi từ khách mời và các đồng nghiệp, hãy xem xét kĩ và tổng kết lại. Điều họ thích thú nhất là gì? Có phải là món quà sự kiện nho nhỏ in logo công ty mà bạn đã thân tặng họ để tri ân việc đến tham dự buổi lễ không?

Hy vọng những chia sẻ này, Sen Xanh Event sẽ giúp các bạn nắm được công việc của tổ chức sự kiện, tạo được sự thành công cho sự kiện của doanh nghiệp bạn. Sen Xanh Event có thể cung cấp tất cả mọi thứ bạn cần cho một sự kiện của doanh nghiệp bạn – Lên ý tưởng, cho thuê thiết bị, sáng tạo và phát triển thương hiệu. Không chỉ khiến những ý tưởng thành hiện thực, Sen Xanh Event còn mong muốn truyền tải và lan tỏa tới mọi người những thông điệp tích cực thông qua các sự kiện do Sen Xanh Event tổ chức.