1. Khái niệm về hội nghị khách hàng

 Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện không thể thiếu được ở hầu hết các doanh nghiệp.

 Hội nghị được tổ chức mỗi năm một lần nhằm tạo môi trường giao lưu và trao đổi. 

 Hơn nữa, thông qua chương trình, qua những phản hồi của khách hàng về doanh nghiệp, công ty sẽ thấu hiểu khách hàng hơn từ việc lắng nghe. Từ đó đưa ra những cải tiến về sản phẩm hoặc dịch vụ và thiết lập vững chắc mối quan hệ với khách hàng của mình.

 Thêm vào đó, hội nghị được tổ chức ra cũng là lời tuyên bố của doanh nghiệp với khách hàng về những dự định sắp tới, về những cam kết và hứa hẹn mới, do đó mà tổ chức hội nghị phải hợp lý và phù hợp với văn hoá doanh nghiệp.

2. Các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng

2.1. Xin cấp phép

Hội nghị khách hàng là một sự kiện hội nghị lớn, do đó các phát ngôn cũng như cách thức tổ chức sẽ tác động trực tiếp vào quan điểm của khách hàng.

Để tránh được những tư tưởng lệch lạc hay những lễ nghi phi pháp, doanh nghiệp cần phải tuân thủ những quy chuẩn trong văn bản, trong quy cách tổ chức xuyên suốt quá trình diễn ra hội nghị.

2.2. Xin hồ sơ cấp phép triển khai chương trình

Theo quy định của pháp luật, Trước khi tiến hành tổ chức hội nghị, doanh nghiệp cần tổ chức một số những hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc tổ chức hội nghị sau đây: 

• Một tờ đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng.

• Ghi rõ mục đích tổ chức hội nghị khách hàng.

• Chủ đề và nội dung trọng tâm doanh nghiệp muốn truyền đạt tới khách hàng.

• Địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị.

• Các thành phần và số lượng khách mời tham dự hội nghị.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2.3. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép

 Sau khi hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ giấy tờ, việc doanh nghiệp cần quan tâm tiếp theo là xác định đúng cơ quan có thẩm quyền.

 Việc xác định đúng cơ quan thẩm quyền sẽ giúp cho các thủ tục về xử lý giấy cấp phép của doanh nghiệp được tiến hành nhanh chóng hơn, tránh trường hợp chậm tiến trình hội nghị.

>> Xem thêm: Tổ chức tiệc cuối năm.

3. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Sau khi đã hoàn thành những quy định về tổ chức hội nghị khách hàng, để tổ chức hội nghị khách hàng được chuyên nghiệp nhất và khâu chuẩn bị tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức hội nghị, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình sau để buổi hội nghị được diễn ra suôn sẻ:

3.1. Thiết lập danh sách khách mời

 Xác định được số lượng khách mời tham dự, từ đó bạn có thể dễ dàng lên kinh phí cho buổi hội nghị và tính toán được khoảng không gian dành cho chương trình.

 Các khách mời của buổi hội nghị thường sẽ là khách hàng, các đại lý hay nhà phân phối, quan trọng hơn nữa đó là giới truyền thông để có thể kịp thời quảng bá buổi hội nghị của doanh nghiệp đến với công chúng.

 Từ danh sách khách mời mà bạn triển khai kế hoạch tiếp đón sao cho trịnh trong mang đến cảm giác được trân trọng cho khách hàng, từ đó tạo ấn tượng sâu sắc hơn.

3.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng:

Để có một buổi hội nghị khách hàng diễn ra thành công và trọn vẹn nhất, doanh nghiệp cần chú ý đến ba yếu tố: Thời gian, địa điểm và chủ đề của buổi hội nghị.

• Về thời gian tổ chức hội nghị 

Để đảm bảo rằng tất cả khách mời đều có thể đến tham dự sự kiện, thời gian tổ chức cần phải được sắp xếp sao cho phù hợp với quỹ thời gian của khách mời.

Thông thường, thời gian đẹp nhất để tổ chức sự kiện là vào cuối tuần, vào những khung giờ chiều tối.

• Về địa điểm tổ chức hội nghị

Đa phần các buổi hội nghị khách hàng sẽ được diễn ra ở khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện hay chính doanh nghiệp của bạn.

Tuy nhiên cần đảm bảo các yếu tố liên quan đến thời tiết, địa điểm nên dễ tìm kiếm để thuận lợi cho khách mời, bên cạnh đó yếu tố về chất lượng âm thanh, ánh sáng bạn cũng cần chú ý để đảm bảo buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ.

• Về chủ đề tổ chức hội nghị

Dù tổ chức hội nghị hay bất kỳ sự kiện nào bạn cũng cần phải thiết kế một concept cho chương trình để tạo nên một vẻ thống nhất trong suốt quá trình hội nghị diễn ra.

Lưu ý rằng không nên có sự trùng lặp về các ý tưởng tổ chức giữa các năm, sẽ gây cảm giác nhàm chán cho khách mời.

>> Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

3.3. Dự trù kinh phí cho buổi hội nghị

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng được xác định dựa trên mục đích và số lượng khách mời tham dự sự kiện.

Vì vậy hãy tính toán để có một mức chi phí phù hợp nhất với ngân sách mà doanh nghiệp bạn có.

3.4. Phân bổ nguồn nhân lực cho buổi hội nghị

Sau khi đã lập cụ thể từ khâu lên danh sách khách hàng, kế hoạch tổ chức thì bạn nên chia việc cho các phòng bạn, các bộ phận sao cho phù hợp nhất.

Việc tổ chức nên được chuẩn bị trước một hoặc hai ngày trước khi hội nghị được tiến hành.

Nếu như bạn cảm thấy khó khăn trong việc phân bổ các nguồn nhân lực có trong công ty thì có thể tìm đến các doanh nghiệp chuyên về tổ chức sự kiện, họ sẽ làm tốt chức năng này.

4. Các nội dung cần triển khai trong buổi hội nghị khách hàng

Một số nội dung chính sẽ diễn ra trong buổi tổ chức hội nghị gồm có:

• Tiếp đón khách mời

• Đưa khách mời đến chỗ ngồi

• Phần tiệc

• Phần gameshow và bốc thăm trúng thưởng

• Kết thúc hội nghị

>> Xem thêm: Thông tin chi tiết về Sen Xanh Event.

Trên đây là một vài chia sẻ của Sen Xanh Event về  những quy định về tổ chức hội nghị khách hàng cũng như một vài lưu ý nhỏ cho doanh nghiệp của bạn, mong rằng với những bí kíp này, buổi hội nghị của bán sẽ diễn ra thành công tốt đẹp.