Tổ chức sự kiện có những vị trí nào? Vai trò của từng vị trí

1. Giới thiệu chung về ekip tổ chức sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào, từ hội thảo, hội nghị, lễ khai trương cho đến các chương trình giải trí, lễ hội, team building hay sự kiện dành cho trẻ em, việc thành công không chỉ dựa vào ý tưởng sáng tạo mà còn phụ thuộc rất lớn vào ekip tổ chức sự kiện – những người đứng sau hậu trường để điều phối và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Ekip tổ chức sự kiện là tập hợp của những cá nhân hoặc bộ phận có chuyên môn riêng biệt, làm việc theo quy trình chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng để hiện thực hóa kế hoạch từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện. 

Mỗi thành viên trong ekip đóng một vai trò khác nhau nhưng đều hướng đến mục tiêu chung là tạo nên một sự kiện thành công, ấn tượng và an toàn.

Sự kiện cuối năm

Một ekip chuyên nghiệp không chỉ giỏi chuyên môn mà còn cần có khả năng xử lý tình huống linh hoạt, làm việc nhóm hiệu quả và đặc biệt là luôn giữ được tinh thần chủ động, sáng tạo trong suốt quá trình làm việc. 

Dù hoạt động ở lĩnh vực nào, một sự kiện bài bản luôn cần có sự phân công rõ ràng giữa các vị trí như: người lên ý tưởng (event planner), quản lý dự án (project manager), điều phối sản xuất, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhân sự hậu cần, truyền thông – marketing, MC, và các bộ phận hỗ trợ khác.

Chính nhờ sự phối hợp và đóng góp của từng vị trí trong ekip mà một sự kiện mới có thể diễn ra đúng tiến độ, đúng mục đích, mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho người tham gia. Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về từng vị trí trong ekip tổ chức sự kiện và vai trò quan trọng của họ.

Sự kiện có biểu diễn văn nghệ

2. Tổ chức sự kiện có những vị trí nào?

Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều vị trí chuyên môn khác nhau. Mỗi thành viên trong ekip đều đảm nhận một vai trò quan trọng, góp phần tạo nên sự kiện hoàn hảo. Dưới đây là các vị trí chủ chốt trong tổ chức sự kiện và vai trò cụ thể của từng vị trí:

2.1 Director – Đạo diễn sự kiện

Đạo diễn sự kiện là người chịu trách nhiệm chính về mặt nghệ thuật và nội dung của chương trình. Họ xây dựng ý tưởng tổng thể, kịch bản chi tiết và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng concept đã đề ra. Đạo diễn phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để hiện thực hóa ý tưởng, tạo nên một sự kiện ấn tượng và chuyên nghiệp.

Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp

2.2 Event Manager – Quản lý sự kiện

Quản lý sự kiện đóng vai trò điều hành toàn bộ quá trình tổ chức. Họ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Event Manager cũng là người giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo sự kiện hoàn thành đúng mục tiêu và ngân sách đã đề ra.

MC phát biểu trong sự kiện

2.3 Event Planner – Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Event Planner chịu trách nhiệm thiết kế chi tiết kế hoạch cho sự kiện, bao gồm xác định mục tiêu, lựa chọn địa điểm, thời gian, ngân sách và các hạng mục liên quan. Họ làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, thương thảo hợp đồng và đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.

Sự kiện cần lên kế hoạch rõ ràng

>>>Xen thêm: Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của chuyên viên trong tổ chức sự kiện

2.4 Event Idea – Người lên ý tưởng cho các hoạt động và kịch bản sự kiện

Người lên ý tưởng đóng vai trò sáng tạo, đề xuất các hoạt động, chủ đề và kịch bản độc đáo cho sự kiện. Họ nghiên cứu xu hướng, đối tượng tham dự và mục tiêu của sự kiện để đưa ra những ý tưởng mới mẻ, hấp dẫn, giúp sự kiện nổi bật và thu hút sự quan tâm.

Sự kiện công ty karofi

2.5 Event Coordinator – Điều phối sự kiện

Event Coordinator là người giám sát và điều phối các hoạt động trong quá trình diễn ra sự kiện. Họ đảm bảo mọi bộ phận hoạt động theo đúng kế hoạch, giải quyết các vấn đề phát sinh tại chỗ và duy trì liên lạc giữa các nhóm để đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy.

Sự kiện với đông người tham gia 

2.6 Stage Manager – Quản lý sân khấu

Quản lý sân khấu chịu trách nhiệm về mọi hoạt động diễn ra trên sân khấu, từ việc sắp xếp, lắp đặt đến việc điều phối các tiết mục biểu diễn. Họ đảm bảo rằng sân khấu được chuẩn bị đúng yêu cầu kỹ thuật và nghệ thuật, đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo các phần trình diễn diễn ra đúng lịch trình.

Sự kiện với chủ đề hấp dẫn

>>>Xem thêm: Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?

2.7 Logistics Manager – Quản lý hậu cần

Người quản lý hậu cần đảm bảo tất cả các yếu tố vật chất cần thiết cho sự kiện được chuẩn bị và vận hành hiệu quả. Điều này bao gồm việc quản lý vận chuyển, lắp đặt thiết bị, cung cấp vật dụng và đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho sự kiện. Họ cũng chịu trách nhiệm về việc thu dọn và hoàn trả thiết bị sau khi sự kiện kết thúc.

Sự kiện diễn ra trong không khí sôi động

2.8 Marketing Executive – Vận hành Marketing

Nhân viên marketing chịu trách nhiệm quảng bá sự kiện đến công chúng và đối tượng mục tiêu. Họ phát triển và thực hiện các chiến dịch truyền thông, quản lý quan hệ công chúng, sử dụng các kênh truyền thông xã hội và các phương tiện khác để tăng cường sự nhận biết và thu hút người tham dự.

Lễ trao giải

2.9 Technician – Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu

Kỹ thuật viên đảm bảo tất cả các thiết bị âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng đặc biệt hoạt động đúng cách và an toàn. Họ lắp đặt, kiểm tra và vận hành các hệ thống kỹ thuật, phối hợp với quản lý sân khấu và đạo diễn để tạo ra trải nghiệm thị giác và thính giác tốt nhất cho khán giả.

Sự kiện công ty quy mô lớn

2.10 PG, PB – Nhân viên tiếp thị sự kiện

PG (Promotion Girl) và PB (Promotion Boy) là những người trực tiếp tương tác với khách tham dự, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tạo không khí thân thiện cho sự kiện. Họ thường được đào tạo về kỹ năng giao tiếp và kiến thức liên quan đến sự kiện để hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.

Sự kiện được thiết kế khoa học

2.11 Helper – Nhân viên hỗ trợ

Nhân viên hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ đa dạng như sắp xếp, chuẩn bị vật dụng, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn khách và giải quyết các yêu cầu phát sinh. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi chi tiết nhỏ trong sự kiện được chú ý và xử lý kịp thời.

Sự kiện với nhiều khách mời

2.12 Catering Staff – Nhân viên phục vụ tiệc

Đối với các sự kiện có phục vụ ẩm thực, nhân viên phục vụ tiệc chịu trách nhiệm chuẩn bị, trình bày và phục vụ đồ ăn, thức uống cho khách. Họ đảm bảo chất lượng dịch vụ, vệ sinh an toàn thực phẩm và tạo trải nghiệm ẩm thực thú vị cho người tham dự.

ca sỹ hát trong sự kiện

3. Sen Xanh Event - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sen Xanh Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Việt Nam, đặc biệt nổi bật trong việc lên ý tưởng sáng tạo, vận hành trơn tru và đảm bảo trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng. 

3.1 Dịch vụ đa dạng hóa

Một trong những thế mạnh nổi bật của Sen Xanh Event chính là khả năng đa dạng hóa dịch vụ sự kiện. Từ tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm, tiệc tri ân khách hàng, đến các sự kiện nội bộ như team building, gala dinner, lễ tổng kết, sự kiện thiếu nhi, lễ hội văn hóa hay thậm chí là sự kiện truyền thông ngoài trời quy mô lớn – tất cả đều được Sen Xanh lên kế hoạch bài bản và thực hiện trọn gói từ A-Z. 

Nhờ sự am hiểu sâu sắc thị trường, thấu hiểu tâm lý người tham dự và không ngừng đổi mới, công ty luôn mang lại những concept độc đáo và khác biệt, giúp thương hiệu của khách hàng được ghi dấu ấn mạnh mẽ trong lòng công chúng.

sự kiện được Sen Xanh tổ chức

3.2 Chú trọng vào chất lượng dịch vụ

Sen Xanh Event luôn chú trọng đầu tư vào chất lượng dịch vụ và cơ sở vật chất. Công ty sở hữu kho trang thiết bị sự kiện hiện đại, đầy đủ từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED đến các vật phẩm trang trí chuyên dụng. 

Cùng với đó là hệ thống quy trình vận hành chuyên nghiệp, đảm bảo mọi khâu từ khởi tạo ý tưởng, sản xuất nội dung, thiết kế, thi công, dàn dựng, điều phối cho đến xử lý tình huống đều được triển khai nhịp nhàng, chính xác, đúng tiến độ.

3.3 Phong cách làm việc tận tâm và linh hoạt

Bên cạnh đó, Sen Xanh Event còn ghi điểm bởi phong cách làm việc tận tâm và linh hoạt. Mỗi sự kiện đều được chăm chút như một “tác phẩm riêng”, được cá nhân hóa theo yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. 

Đội ngũ tư vấn viên của công ty luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu mong muốn, ngân sách và mục tiêu truyền thông của khách để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo, linh hoạt và đáng tin cậy, thì Sen Xanh Event chính là sự lựa chọn hàng đầu. Với kinh nghiệm dày dặn, đội ngũ tâm huyết và tinh thần đổi mới không ngừng, Sen Xanh sẵn sàng biến mọi ý tưởng thành hiện thực, góp phần làm nên những sự kiện thành công và ấn tượng khó phai.