TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Sự kiện (event) là gì?

Sự kiện (event) là hoạt động, chương trình diễn ra trong một mốc thời gian nhất định, có mục đích rõ ràng với số lượng lớn người tham gia. Nó có thể được tổ chức bởi cá nhân hay tập thể và diễn ra ở những lĩnh vực khác nhau của đời sống. Chẳng hạn như những sự kiện có ý nghĩa quy mô lớn được truyền thông quan tâm như: World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu…

Hoặc sự kiện mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như: đám cưới, sinh nhật, mừng thọ… Ngoài ra, còn có những chương trình hoạt động liên quan đến thương mại và marketing cho doanh nghiệp như: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương…

Sự kiện là hoạt động có mục đích rõ ràng với số lượng lớn người tham gia

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event organization) là việc tập hợp và quản lý những yếu tố cần thiết để tổ chức hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó có thể truyền tải thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn thể hiện cho khách hàng và công chúng thấy rõ.

Quá trình tổ chức một sự kiện phải trải qua một khoảng thời gian dài. Từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, lên kịch bản chương trình; công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc, công việc dọn dẹp hậu trường, đánh giá kết quả sau chương trình. 

Trong quá trình tổ chức hoạt động sự kiện, các đơn vị có liên quan liên kết với nhau để cùng thực hiện theo kế hoạch, theo dõi, hoàn thành từng công đoạn. Như vậy có thể đảm bảo cho sự kiện được diễn ra thuận lợi, đúng theo ý tưởng và yêu cầu mà ban tổ chức đã thống nhất từ tước.

Tổ chức sự kiện có thể phục vụ cho nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống

3. Các loại hình sự kiện được tổ chức phổ biến hiện nay

Ở Việt Nam, sự kiện sẽ diễn ra trên nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau của cuộc sống. Bởi vậy mà các loại hình sự kiện cũng rất đa dạng gồm:

• Sự kiện kỷ niệm (Anniversary event): Những buổi lễ hội hoặc sự kiện xã hội nhằm mục đích chào mừng, kỷ niệm.

• Sự kiện giáo dục (Educational event): Các sự kiện tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục, định hướng. 

• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): Những sự kiện do công ty, doanh nghiệp tổ chức để thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.

• Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): Những sự kiện diễn ra nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với công lao, đóng góp to lớn của cá nhân hoặc tập thể.

Các loại hình sự kiện được tổ chức hiện nay rất đa dạng

4. Vai trò, ý nghĩa của sự kiện và tổ chức sự kiện

Trong các tổ chức, doanh nghiệp, mỗi năm sẽ có nhiều sự kiện diễn ra với những chủ đề và mục đích khác nhau. Từ đó chúng ta có thể thấy rõ vai trò của tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó thể hiện qua việc:

• Phục vụ cho các hoạt động PR, marketing, tiếp thị khách hàng, quảng bá hình ảnh và nâng cao sự uy tín của doanh nghiệp.

• Tổ chức sự kiện ò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ. Nó hỗ trợ cho hoạt động quảng cáo và nghiên cứu thị trường đạt hiệu quả tốt hơn.

• Thông qua sự kiện các đơn vị, tổ chức có thể đánh bóng tên tuổi cho sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của mình. Nhờ đó sẽ tiếp cận được khách hàng mục tiêu, thúc đẩy doanh số bán hàng.

• Tổ chức event tạo hiệu ứng truyền thông mạng mẽ để thu hút sự quan tâm của đối tác, khách hàng và công chúng.

Vai trò của tổ chức sự kiện rất quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp

5. Mục đích của việc tổ chức sự kiện

Trên thực tế, mục đích của tổ chức sự kiện chính là những giá trị, kết quả mà doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức muốn hướng đến. Mỗi chương trình diễn ra sẽ có chủ đề riêng nhưng nhìn chung đều hướng đến mục tiêu sau:

• Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp, tổ chức đến với đối tượng mục tiêu. Đồng thời hỗ trợ chiến dịch truyền thông trong việc xây dựng và phát triển sản phẩm, hình ảnh thương hiệu.

• Sự kiện thành công sẽ giúp nâng tầm giá trị, nhận thức của công chúng về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

• Tăng sự kết nối giữa khách hàng với sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Nhờ đó tăng khả năng cạnh tranh của thương hiệu trên thị trường kinh doanh.

• Tri ân, tôn vinh những cá nhân, tập thể không ngừng nỗ lực và có đóng góp tích cực cho sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan tổ chức.

Mục đích của việc tổ chức sự kiện là hướng đến những giá trị thiết thực

6. Các dịch vụ tổ chức sự kiện được ưa chuộng 2023

Trong năm 2023 dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng phát triển mạnh mẽ, mở rộng về quy mô, đa dạng về hình thức nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức. Quý khách hàng có thể tham khảo một số dịch vụ đang được ưa chuộng tại Sen Xanh Event, bao gồm:

• Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm: Đây là sự kiện để doanh nghiệp “trình làng” mặt hàng mới đến người dùng nên cần tạo được dấu ấn mạnh mẽ và thu hút giới truyền thông để quảng bá sản phẩm hiệu quả.

• Tổ chức trung thu: Ở buổi tiệc doanh nghiệp, cơ quan có thể tổ chức một buổi tiệc buffet, tiệc vui chơi cùng với không gian sinh hoạt ý nghĩa.

• Tổ chức Gala Dinner: Là buổi tiệc tri ân nhân viên hoặc khách hàng của các doanh nghiệp. 

• Tổ chức Teambuilding: Sự kiện thường được tổ chức ngoài trời với nhiều trò chơi, hoạt động thú vị giúp cải thiện đời sống tinh thần và tạo sự gắn kết cho nhân viên công ty.

• Tổ chức lễ khởi công: Là nghi thức quan trọng trước khi xây dựng một công trình nào đó. Hoạt động này có liên quan đến yếu tố phong thủy và tâm linh. 

• Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng: Là việc tổ chức chương trình trao thưởng, tri ân để doanh nghiệp có thể kết nối với các đối tác và người tiêu dùng.

• Tổ chức lễ khánh thành: Đánh dấu sự khởi đầu của một công trình hoặc dự án nên có ý nghĩa rất trang trọng và thiêng liêng. 

• Tổ chức Activation: Tổ chức ngoài trời và ở những vị trí có nhiều người qua lại. Qua đó, doanh nghiệp có thể quảng bá được thương hiệu và sản phẩm của mình đến khách hàng.

Dịch vụ tổ chức sự kiện mở rộng về quy mô, đa dạng về hình thức

7. Các bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A-Z

Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và quyết định đến sự thành công của một chương trình. Bởi vậy Sen Xanh Event sẽ chia sẻ đến các doanh nghiệp, công ty, tổ chức hay cá nhân những bước cần thiết nhất định cần phải thực hiện khi xây dựng một sự kiện, buổi lễ quan trọng:

7.1. Bước 1: Tiếp nhận, nghiên cứu thông tin

Việc xác định thông tin sự kiện rất quan trọng bởi nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch ý tưởng của cả chương trình. Mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức đều có những mục tiêu, yêu cầu riêng. Bởi vậy, ban tổ chức cần nắm rõ các thông tin cơ bản liên quan đến buổi lễ sắp diễn ra bao gồm:

• Loại hình, quy mô sự kiện như thế nào.

• Mục tiêu tổ chức chương trình sự kiện.

• Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện.

• Thời gian, địa điểm, ngân sách tổ chức chương trình.

Tiếp nhận, nghiên cứu thông tin liên quan đến sự kiện sắp tổ chức

7.2. Bước 2: Nghiên cứu thật kỹ lưỡng vấn đề

Trên cơ sở những thông tin thu thập được từ phía khách hàng là cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp. Đơn vị nhận tổ chức sự kiện sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng từng vấn đề, hạng mục xem triển khai theo hướng nào sẽ đạt hiệu quả tốt nhất. Đồng thời cần xác định sẽ phải chuẩn bị những gì để hoàn thiện chương trình theo đúng thời hạn mà khách hàng yêu cầu. 

7.3. Bước 3: Tính toán, lập bảng phân chia nhân sự

Để event diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, có sự liên kết chặt chẽ với nhau trong từng khâu tiến hành thì cần có bảng phân chia công việc cụ thể cho đội ngũ nhân sự. Trong đó bao gồm đội ngũ thiết kế, lắp đặt và trang trí sân khấu, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, MC, đội truyền thông quảng cáo… Dựa theo bảng phân công mọi người tiến hành công việc một cách nghiêm túc, trách nhiệm. 

Tính toán, lập bảng phân chia nhân sự cho từng công việc cụ thể

7.4. Bước 4: Xây dựng chủ đề cho chương trình sự kiện

Tiếp đến là việc lên chủ đề cho chương trình sự kiện. Một chủ đề hấp dẫn và ấn tượng sẽ giúp tạo nên sự nổi bật và sức hút mạnh mẽ. Dựa trên chủ đề xác định, đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ đặt tên cho chương trình, khẩu hiệu nhắn mô tả sự kiện. Kết hợp với việc thiết kế logo và hệ thống nhận diện thương hiệu nhằm tăng giá trị cho doanh nghiệp so với đối thủ. 

7.5. Bước 5: Thiết kế, lên ý tưởng kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản cũng là một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện, tạo điều kiện cho chương trình diễn ra thuận lợi. Nếu muốn xây dựng một kịch bản lôi cuốn, hấp dẫn khách mời tham dự thì người viết phải óc sáng tạo, nắm bắt được nội dung và thông điệp chính của toàn bộ chương trình. Trong kịch bản ngoài các hạng mục chính diễn ra thì cũng phải đề cập đến tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý hiệu quả.

Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện sẽ có tính chất, mục tiêu hướng đến khác nhau, tương ứng với một kịch bản riêng. Chẳng hạn như: kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt sản phẩm, kịch bản tổ chức tri ân khách hàng, kịch bản tổ chức tiệc tất niên… Vì thế mà chúng ta cần xây dựng nội dung linh hoạt để tạo điểm nhấn cho sự kiện và giúp mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.

Thiết kế, lên ý tưởng kịch bản tổ chức sự kiện

7.6. Bước 6: Lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Công việc quan trọng tiếp theo trong các bước tổ chức sự kiện đó là lập kế hoạch chi tiết. Chúng ta sẽ dựa vào những thông tin đã được tổng hợp và liệt kê ra trước đó để thiết lập một bản kế hoạch khoa học. Trong đó có tất cả nhiệm vụ cần thực thi trong thời gian trước, trong và sau sự kiện.

Ngoài ra, trong kế hoạch tổ chức cũng phải có bảng dự trù tính toán đầy đủ cho tất cả các hạng mục chính, phụ và những khoản chi phí phát sinh như: chỗ ăn ngủ cho khách mời đặc biệt, xe đưa đón khách… 

7.7. Bước 7: Thực hiện kế hoạch đã vạch ra

Dựa theo kế hoạch chi tiết và kịch bản chương trình đã xây dựng, mỗi nhân sự sẽ tiến hành công việc được phân công. Khi làm việc mọi người phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, cẩn thận để tránh xảy ra sai sót. Trong tổ chức sự kiện thường có các hạng mục chính được chú trọng gồm:

• Dàn dựng sân khấu.

• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng.

• Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy.

• Xin giấy phép tổ chức.

• Gửi thiệp mời đến khách hàng.

• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện.

Tiến hành công việc theo kế hoạch và kịch bản chương trình đã xây dựng

7.8. Bước 8: Triển khai, theo dõi quá trình diễn ra sự kiện

Đội ngũ PG - PB được sắp xếp ở nhiều vị trí để đón tiếp khách mời, sắp xếp chỗ ngồi. Sau đó, sự kiện bắt đầu khai mạc và diễn ra từng phần theo đúng kịch bản. Tùy vào từng loại hình sự kiện có thể tổ chức ăn uống, trà tiệc hoặc chơi trò chơi, bốc thăm trúng thưởng… 

Trong quá trình tiến hành những công việc này, ban tổ chức phải kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để mọi hạng mục đều diễn ra suôn sẻ, thành công. Trong trường hợp phát sinh sự cố ngoài ý muốn thì cũng có thể nhanh chóng  xử lý và đưa phương án thay thế kịp thời.

7.9. Bước 9: Kết thúc và nghiệm thu sau sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc và khách mời đã ra về, đội ngũ nhân sự tổ chức được phân công tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm. Phía bên thuê dịch vụ có nhiệm vụ quyết toán chi phí cho công ty tổ chức sự kiện theo cam kết ban đầu. Đồng thời, công ty cung cấp dịch vụ cần xem xét và tổng kết lại những phản hồi của khách hàng để biết điểm mạnh, điểm hạn chế. Từ đó đúc rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Kết thúc chương trình, đơn vị tổ chức sẽ nghiệm thu kết quả

8. Lưu ý những yếu tố quan trọng để tổ chức sự kiện thành công

Trải qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Senxanhevent muốn chia sẻ rằng, để làm nên một sự kiện thành công phải có sự kết hợp hài hòa giữa nhiều yếu tố. Những nhân tố quan trọng bạn cần quan tâm như:

8.1. Xác định chủ đề của sự kiện

Một sự kiện tổ chức dù lớn hay nhỏ thì cũng phải xác định rõ chủ đề chính. Nó giống như hình ảnh đại diện mà khi nhìn vào khách mời tham dự sẽ biết ngay được mục đích mà chương trình hướng đến. Dựa theo chủ đề, đơn vị tổ chức sẽ lên kịch bản và xây dựng các hoạt động trong sự kiện cho phù hợp. Một buổi lễ muốn tạo sức hút mạnh mẽ thì phải có concept sáng tạo, mới lạ mà vẫn thể hiện được ý nghĩa và tinh thần nhân văn sâu sắc.

Sự kiện tổ chức dù lớn hay nhỏ thì cũng phải xác định rõ chủ đề chính

8.2. Xác định màu sắc chủ đạo của sự kiện được tổ chức

Tông màu chủ đạo trong không gian sự kiện phải có sự thống nhất với chủ đề đưa ra. Mặt khác, chúng ta cần phối hợp các gam màu với nhau một cách hài hòa, không được tạo sự đối lập quá lớn. Những màu sắc phụ sử dụng xen kẽ không nên nổi bật hơn tông màu chính. Thực tế, các sự kiện giải trí, văn hóa, nghệ thuật thường có nhiều màu sắc lộng lẫy. Còn chương trình hội nghị, hội thảo… lại chuộng gam màu đơn giản, thanh lịch.

8.3. Xác định được nhóm đối tượng tham gia sự kiện

Xác định nhóm đối tượng tham gia cũng là yếu tố quan trọng cần quan tâm khi tổ chức sự kiện. Đối tượng tham dự sẽ tùy thuộc vào từng tính chất chương trình, buổi lễ tiệc. Nếu là sự kiện của công ty thì phải có sự góp mặt của những bộ phận sau:

• Ban giám đốc, cổ đông, chủ tịch hội đồng quản trị.

• Tất cả các phòng ban trong công ty.

• Khách mời mà công ty mời.

• Đại diện của các đơn vị báo chí đưa tin về sự kiện của công ty.

• Nhân sự setup sự kiện như MC, PB, PG,…

Xác định nhóm đối tượng tham gia cũng là yếu tố quan trọng

8.4. Xác định địa điểm tiến hành tổ chức sự kiện

Chúng ta cần tính toán kỹ về đối tượng tham gia, số lượng khách mời, quy mô sự kiện để tiến hành chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Khi chọn địa điểm xây dựng chương trình, bạn cần lưu ý những tiêu chí sau:

• Diện tích mặt bằng khu vực đó có đủ để setup sự kiện? Có thể tạo cho khách mời không gian thoải mái hay không?

• Chọn không gian ngoài trời hay trong nhà sẽ phù hợp với tính chất, đặc điểm của chương trình?

• Thiết kế địa điểm, bố cục nơi tổ chức có tạo điều kiện thuận lợi cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp?

• Địa điểm tổ chức có dễ dàng tìm thấy, có bãi đỗ xe không…

8.5. Lên kế hoạch timeline sự kiện rõ ràng

Ban tổ chức sự kiện cần xác định rõ thời gian tổ chức và dự trù ra cho mình thời gian setup, vận chuyển thiết bị sự kiện. Khi có kế hoạch rõ ràng thì chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát các hạng mục công việc. Điều này nên được thỏa thuận bằng hợp đồng giữa doanh nghiệp/tổ chức với công ty tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo tiến độ chương trình đúng thời hạn.

Lên kế hoạch timeline sự kiện rõ ràng để đảm bảo đúng tiến độ

8.6. Gửi thư mời có mục đích và lý do cụ thể

Trong nội dung của thư mời, ban tổ chức sự kiện phải thông báo đến người nhận những chi tiết quan trọng như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào… có trong sự kiện. Đặc biệt trong thư mời có gắn hình ảnh của sự kiện, hình ảnh của đơn vị doanh nghiệp hoặc yếu tố nhận diện thương hiệu. Như vậy khách mời sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng cũng như tính chuyên nghiệp của chương trình sắp diễn ra.

8.7. Thực hiện theo đúng kế hoạch ban đầu

Ban tổ chức cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình xây dựng sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó chúng ta cũng cần duy trì song song một kế hoạch dự bị đề phòng những trường hợp xấu xảy ra trong quá trình tổ chức buổi lễ như: thay đổi thời tiết, diễn giả hoặc nhân vật khách mời đến muộn… Như vậy dù có trong hoàn cảnh nào thì chương trình vẫn đảm bảo đúng tiến độ và nội dung kế hoạch ban đầu.

8.8. Quan tâm đến những chi tiết dù là nhỏ nhất

Trong quá trình xây dựng, tổ chức sự kiện chúng ta cần phải chuẩn rất nhiều yếu tố khác nhau. Bởi vậy tất cả các yếu tố dù nhỏ nhất cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng và thực hiện một cách nghiêm ngặt. Sự hoàn thiện của các chi tiết nhỏ chính là nền tảng vững chắc để tạo nên một chương trình thành công và thu hút sự quan tâm của công chúng.

Quan tâm đến những chi tiết dù là nhỏ nhất trong sự kiện

8.9. Chuẩn bị, lên Plan B đề phòng rủi ro

Một chương trình sự kiện dù có quy mô lớn thì vẫn có thể đổ bể nếu ban tổ chức không có kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch ban đầu. Bởi vậy chúng ta luôn phải có một bản kế hoạch dự trù cho các tình huống xấu xảy ra. 

Đồng thời hãy cố gắng giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ diễn biến theo chiều hướng xấu. Chẳng hạn nếu trời mưa thì ban tổ chức sự kiện nên cân nhắc sử dụng thêm lều bạt hoặc chuẩn bị ô dù để khách mời có thể di chuyển nhanh chóng vào bên trong mà không bị ướt.

8.10. Chuẩn bị hệ thống PCCC khẩn cấp

Trong các buổi lễ có số lượng lớn người tham gia và có nhiều hoạt động vui chơi, giải trí diễn ra thì việc chuẩn bị hệ thống phòng cháy chữa cháy khẩn cấp là điều kiện thiết yếu. Ban tổ chức sự kiện nên lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, chuẩn bị sẵn sàng bình xịt hoặc hệ thống phun nước để sử dụng nếu không may có cháy nổ xảy ra. Đừng quên đặt biển thông báo cấm hút thuốc, sử dụng bật lửa trong khuôn viên sự kiện để phòng tránh rủi ro có thể xảy ra.

Chuẩn bị sẵn sàng bình xịt hoặc hệ thống phun nước đề phòng cháy nổ

8.11. Quan sát, chăm sóc khách hàng

Cơ quan, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần giữ liên lạc với khách mời bằng việc gọi điện cho họ trước 2-3 ngày chương trình chính thức diễn ra để xác nhận xem họ có thể tham gia buổi lễ hay không. 

Đồng thời, sau khi sự kiện kết thúc ban tổ chức hãy gửi thư cảm ơn đến tất cả khách mời. Nếu có thể hãy gửi kèm trong thư một vài tấm hình của họ trong buổi lễ. Như vậy mà trong mắt đối tác, khách hàng thương hiệu của bạn sẽ có thêm điểm cộng và sự ấn tượng.

8.12. Kết hợp sử dụng công nghệ trong sự kiện

Trong suốt quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, đội ngũ ê kíp cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và liên kết chặt chẽ với nhau. Vì thế các sản phẩm công nghệ như: bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera… rất cần thiết. 

Chúng ta hãy lập một danh sách thiết bị, đồng thời có kế hoạch thuê đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp. Họ sẽ hỗ trợ việc lắp đặt thiết bị vào đúng vị trí, đảm bảo tiêu chuẩn và giúp cho chúng luôn hoạt động ổn định, an toàn trong suốt thời gian chương trình được khởi động.

Kết hợp sử dụng thiết bị công nghệ trong tổ chức sự kiện

9. Lý do nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trên thực tế có nhiều cá nhân, doanh nghiệp muốn tự mình tổ chức sự kiện với mục đích là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên với những chương trình quy mô lớn, có đông người tham dự và nhiều hạng mục cần triển khai thì việc thuê đội ngũ tổ chuyên nghiệp. Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ mang đến cho khách hàng nhiều giá trị thiết thực như sau:

9.1. Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ khách hàng từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản nội dung cho đến quy trình tổ chức cũng như điều hành sự kiện… Với nghiệp vụ chuyên môn cao, kỹ năng thuần thục và vốn kinh nghiệm thực tiễn phong phú, họ sẽ xây dựng nên một bản kế hoạch chi tiết và bố trí nhân sự để từng hạng mục được diễn ra một cách thuận lợi, hạn chế tối đa rủi ro. 

Thông thường quy trình tổ chức sự kiện sẽ được lên sẵn và bàn giao lại cho các bộ phận chạy chương trình. Các bộ phận có sự liên kết chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo cho buổi lễ tiến hành đúng kế hoạch và kịch bản đã sắp xếp. 

Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đảm bảo về chất lượng, an toàn cho sự kiện

9.2. Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Trong các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp công việc luôn rất bận rộn và áp lực. Do đó mà việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho một sự kiện sẽ gặp nhiều khó khăn và khó có thể tập trung để hoàn thành tốt. Bởi vậy việc thuê dịch vụ tổ chức sự nghiệp sự kiện chuyên nghiệp trở thành giải pháp tối ưu giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, sức lực. 

Trong trường hợp này chúng ta chỉ cần đưa ra yêu cầu, thông tin và ý tưởng chính cho chương trình muốn tổ chức. Những việc còn lại sẽ được đội ngũ nhân sự của công ty xử lý cho đến khi sự kiện kết thúc. 

9.3.Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp tổ chức

Thực tế cho thấy việc hợp tác với công ty tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp các doanh nghiệp, cơ quan tiết kiệm chi phí hơn so với việc tự thân vận động. Bởi các công ty thường có những đối tác quen thuộc trong ngành, có thể liên hệ được nhiều dịch vụ chất lượng cao với mức giá ưu đãi, sự phục vụ tận tình. 

Ngoài ra đơn vị tổ chức còn có đầy đủ hệ thống thiết bị âm thanh, màn hình, sân khấu, nhân sự có chuyên môn hóa cao… giúp tiết kiệm thời gian tổ chức và chi phí hơn so với việc thuê nhỏ dịch vụ nhỏ lẻ. 

Hợp tác với công ty tổ chức sự kiện uy tín giúp khách hàng tiết kiệm chi phí

9.4. Quảng bá hình ảnh cho thương hiệu

Hiện nay các công ty tổ chức sự kiện có tiếng tăm thường xây dựng được những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông. Bởi vậy họ có điều kiện thuận lợi để giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh đến với công chúng dựa trên các phương tiện thông tin đại chúng, báo chí và mạng xã hội.

9.5. Giảm thiểu và khắc phục kịp thời các rủi ro

Bằng kinh nghiệm hoạt động lâu năm trên thị trường và chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp mà công ty tổ chức sự kiện luôn nhận định được những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình tổ chức buổi lễ. Từ đó họ sẽ đưa ra những phương án tối ưu để nhanh chóng khắc phục hiệu quả nhất.

Công ty tổ chức sự kiện nhận định được những rủi ro và đưa ra cách xử lý

10. Tiêu chí đánh giá đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện, chúng ta cần xem xét trên nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó có những tiêu chí quan trọng nên quan tâm như:

• Năng lực chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

• Công ty đã hoàn thành rất nhiều dự án chương trình lớn nhỏ trên cả nước và nhận được đánh giá cao từ phía khách hàng, xây dựng uy tín vững mạnh trên thị trường.

• Dịch vụ đảm bảo quy trình bài bản với mức giá thành hợp lý.

• Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc.

Ngoài những yếu tố cơ bản thì với mỗi chương trình sự kiện khác nhau, doanh nghiệp sẽ đưa ra tiêu chí lựa chọn riêng. Tất nhiên khi yêu cầu càng càng cao, thể hiện tầm vóc lớn của thương hiệu thì mức chi phí phải trả cho dịch vụ tổ chức cũng sẽ cao hơn so với sự kiện đơn giản.

Khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện cần xem xét trên nhiều yếu tố

11. Sen Xanh Event - Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu trên toàn quốc

Sen Xanh Event tự hào là một trong những công ty hàng đầu hoạt động về lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Với bề dày hơn 12 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm. Trong đó có đa dạng loại hình sự kiện như: lễ kỷ niệm thành lập, lễ trao tặng danh hiệu… của Nhà Nước. Các buổi lễ dành cho doanh nghiệp như lễ khởi công, động thổ, khánh thành, ra mắt sản phẩm và chương trình giải trí…

Hiện nay, Sen Xanh Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chất lượng cao với những hạng mục gồm: Lên ý tưởng kịch bản chương trình; Xin giấy phép tổ chức; Địa điểm tổ chức; Trang thiết bị; Xây dựng và bày trí sân khấu lễ tiệc; Nhân sự phục vụ; Truyền thông, quảng cáo… 

Một trong những thế mạnh nổi bật trong dịch vụ của Sen Xanh Event đó chính là hệ thống trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, số lượng lớn với các model mới và hiện đại bậc nhất. Điều này giúp chương trình sự kiện đảm bảo tính chuyên nghiệp cao, gây ấn tượng mạnh mẽ với tất cả mọi người tham dự.

Sen Xanh Event là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu trên toàn quốc

Kết Luận

Mong rằng sau khi tham khảo những thông tin mà Sen Xanh Event chia sẻ trong bài viết có thể giúp các bạn hiểu rõ tổ chức sự kiện là gì, quy trình thực hiện như thế nào? Nếu quý cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị có nhu cầu tổ chức chương trình sự kiện, lễ tiệc quan trọng thì hãy liên hệ với Sen Xanh Event qua hotline 0974.468.391 để được tư vấn chi tiết cụ thể và hỗ trợ trọn gói.

Thông Tin Liên Hệ

• Công Ty Sen Xanh Event tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam
• Cơ sở Hà Nội: R201, Tầng 2 ,Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Cơ sở Hải Phòng: Tầng 2, Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, Tp Hải Phòng
• Website: https://senxanhevent.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/senxanhevent.vn/
• Hotline: 0974.468.391