Việc chăm sóc khách hàng là một trong những biện pháp hiệu quả để thúc đẩy doanh số của các đơn vị công ty và doanh nghiệp. Đặc biệt trong những năm gần đây với sự phát triển của nền kinh tế ngày càng lớn việc tổ chức các hội nghị khách hàng được diễn ra định kỳ hàng năm tại các đơn vị doanh nghiệp, công ty.

Qua bài viết dưới đây hãy cùng với Sen Xanh tìm hiểu rõ hơn về hội nghị khách hàng nhé!

>>> Tìm hiểu thêm về công ty tổ chức sự kiện, hội nghị hàng đầu Việt Nam tại đây

1. Tìm hiểu thông tin chung về hội nghị khách hàng

- Tổ chức hội nghị khách hàng được chú trọng hiện nay nhờ sự hiệu quả cao trong thúc đẩy doanh số bán hàng.Hoạt động hội nghị khách hàng được diễn ra hàng năm giúp duy trì mối quan hệ với các đối tác, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp.

Tổ chức các hội nghị khách hàng

- Việc tổ chức hội nghị là cần thiết vì nền kinh tế ngày càng phát triển, nhờ đến những vị khách hàng thân thiết để sản phẩm được biết đến nhiều hơn.

Tổ chức hội nghị khách hàng 

- Tổ chức hội nghị khách hàng là một hoạt động đang được các doanh nghiệp hiện nay rất chú trọng.

- Hoạt động thường được tổ chức vào dịp cuối năm hoặc giữa năm.

- Với mục đích gửi lời tri ân đến khách hàng và quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp đến với đối tác, tìm hiểu ý kiến của khách hàng để phát triển kinh doanh.

2. Sứ mệnh của việc tổ chức hội nghị khách hàng

Đối với các doanh nghiệp 

- Lời tri ân đến với khách hàng lâu năm.

- Giúp tăng sự kết nối đối với những vị khách hàng tiềm năng.

- Tiếp cận thêm tệp khách hàng mới, thúc đẩy kinh doanh, mở rộng mô hình.

- Giúp quảng bá thương hiệu, tên tuổi của doanh nghiệp.

- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nét riêng của công ty.

Đối với khách hàng

Ngoài việc đem đến các giá trị đối với khách hàng còn mang đến những giá trị nhất định cho khách hàng.

- Khách hàng có thể hiểu rõ hơn về doanh nghiệp

- Tìm rõ hơn về các quy trình, cách tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

- Thông qua những thông điệp, món quà nhỏ sẽ giúp cho khách hàng với doanh nghiệp thêm khăng khít gắn bó.

Tổ chức các hội nghị khách hàng

>>> Xem thêm: Các sự kiện, hội nghị Sen Xanh đã tiến hành tổ chức 

3. Tổ chức hội nghị khách hàng cần chuẩn bị những gì?

Thời gian, địa điểm tổ chức 

- Lựa chọn thời gian thích hợp đối với khách hàng ( thời gian rảnh để khách hàng có thể dự hội nghị)

- Thường được tổ chức vào cuối tuần và vào buổi chiều.

- Địa điểm dễ tìm, giao thông thuận lợi ( khách sạn, trung tâm hội nghị, đơn vị cung cấp dịch vụ,...)

- Lưu ý đến số lượng người đến tham dự (hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu)

Tổ chức hội nghị tiệc tri ân khách hàng

Công cụ trình chiếu (thuyết trình)

Slide trình chiếu là cần thiết, cần chuẩn bị lôi cuốn không nhàm chán để tạo cảm giác hứng thú cho khách hàng.

- Giúp cho sự kiện không bị nhàm chán, nhạt nhoà không lưu giữ được ấn tượng trong lòng khách hàng.

- Bản trình chiếu cần được thiết lập sẵn, có điểm nhấn, gây ấn tượng, nội dung cần truyền đạt dễ hiểu.

Quà tặng dành cho khách hàng

- Lựa chọn các phần quà có tính ứng dụng cao, hợp lý, dễ dàng sử dụng

- Đảm bảo lịch sự, trang trọng, phù hợp có chi phí hợp lý.

- Có thể in thêm logo, tên hiệu vào quà tặng để giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp.

Tổ chức các hội nghị khách hàng

4. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng 

Với nhiều tên gọi khác nhau: hội nghị vinh danh, lễ kỷ niệm, họp mặt, tri ân,... đây là một hình thức quan trọng để tăng sự gắn kết giữa doanh nghiệp với đơn vị khách hàng gắn bó với công ty. 

Với tầm quan trọng mang đến sự gắn kết khách hàng,… Cần phải tổ chức một cách chuyên nghiệp, sáng tạo gây ấn tượng đối khách mời tham dự.

Sen Xanh xin chia sẻ với bạn quy trình tổ chức hội nghị khách hàng của chúng tôi dưới đây:

Lên danh sách khách mời 

- Đối tượng khách hàng đến dự hội nghị là ai? (đại lý/ nhà phân phối/ đối tác/ khách hàng lâu năm…)

- Kế hoạch đón tiếp chu đáo, cho khách nhận thấy sự trân trọng và tri ân

Kế hoạch tổ chức bài bản

- Thời gian tổ chức hợp lý, lý do, chủ đề để tổ chức một cách rõ ràng

- Chuẩn bị mọi vật dụng cho khách hàng như quà tặng, thiệp mời, sân khấu banner,....

- Tránh lặp lại những ý tưởng cũ gây sự nhàm chán cho khách mời.

- Chuẩn bị trước địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng ( phù hợp với số lượng người tham dự, âm thanh, ánh sáng, chất lượng,,...)

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Xác định kinh phí cho hội nghị

- Dự trù kinh phí với các khoản chi tiêu được kê khai chi tiết

- Dự trù ngân sách dựa vào số lượng khách hàng

- Đảm bảo hiệu quả đạt được cao hơn so với số kinh phí bỏ ra

Triển khai, phân công công việc cụ thể

- Lên kế hoạch phân công tổ công tác với trách nhiệm trong công việc cụ thể cho từng cá nhân.

- Thành lập từng tổ riêng phụ trách từng phần công việc cụ thể của nhóm mình.

- Lên kế hoạch cụ thể và theo dõi tiến độ

- Đảm bảo các vấn đề cần chuẩn bị đầy đủ trước 1 - 2 ngày.

- Dự đoán trước những rủi ro để không gặp sự cố bất ngờ trong quá trình tổ chức.

- Tổng duyệt chương trình để chương trình được diễn ra trơn chu hiệu quả.

Có thể liên hệ đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được hỗ trợ và tư vấn.

Tổ chức hội nghị khách hàng

- Đón khách ( nghi thức quan trọng)

- Hướng dẫn khách chỗ ngồi

- Tiến hành hội nghị ( phát biểu của lãnh đạo, quà tri ân, khai tiệc,...)

- Vào buổi tiệc

- Kết thúc hội nghị

>>> Xem thêm: Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Miền Bắc

5. Lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

- Cần phải chuẩn bị kỹ càng trước khi tổ chức tránh để xảy ra những sai sót nhỏ khi diễn ra sự kiện.

- Chú ý đến khâu trang trí thể hiện uy tín, thương hiệu của công ty.

- Lên kịch bản rõ ràng, chuyên nghiệp.

- Chuẩn bị thiệp mời cần được chú trọng để cho khách hàng nhận được sự tôn trọng.

- Đồng bộ trong khâu tiếp khách từ khâu đón khách đến khi buổi lễ diễn ra.

Tổ chức các hội nghị khách hàng

6. Các đơn vị doanh nghiệp nên tự tổ chức hay thuê dịch vụ

Có nên thuê các đơn vị tổ chức dịch vụ hay không? Lo lắng giá thành cao, các đơn vị không chuyên nghiệp, dịch vụ rườm ra,...

Giá thành chênh lệch phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, tùy thuộc vào quy mô khác nhau, nhu cầu tổ chức, mỗi đơn vị mỗi hội nghị, cách thức tổ chức,... mà các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng sẽ có những mức báo giá khác nhau về sự kiện được diễn ra.

Quý khách lên tự tổ chức sự kiện đối với các chương trình, sự kiện quy mô nhỏ dưới 100 người, chương trình đơn giản và không cầu kì, không đòi hỏi quá nhiều.

Nếu các hội nghị lớn cần tìm đến các đơn vị dịch vụ để có sự chuyên nghiệp, để hội nghị diễn ra trọn vẹn, mang đến cái nhìn tổng quan tốt cho những người đến dự sự kiện.

Bạn có nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng? Lo lắng về giá thành hãy liên hệ với Công ty tổ chức hội nghị, sự kiện hàng đầu Sen Xanh với 15 năm kinh nghiệm tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ tại Miền Bắc, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng với quý khách hàng trọng mọi sự kiện, cung cấp dến cho khách hàng những dịch vụ sản phẩm lượng nhất.

Lần đầu tiên hợp tác với Sen Xanh tổ chức sự kiện cho tập đoàn của chúng tôi, tôi thật sự bất ngờ với những gì mà Sen Xanh mang lại. Sự chuyên nghiệp, tận tâm, trách nhiệm, chúng tôi sẽ tiếp tục tin tưởng và hợp tác với Sen Xanh trong những lần tổ chức tiếp theo.

Mr: Jaspaert Bruno - Tổng Giám Đốc Deep C - Belgium
Xem thêm

Đã có dịp hợp tác cùng với Sen Xanh Event , tôi thực sự hài lòng về phong cách làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm với công việc. Chúng tôi vẫn sẽ lựa chọn Sen Xanh Event trong nhiều chương trình sắp tới.

Mrs: Huyền Phạm - GDNS Tập đoàn BĐS Sunshine - Vietnam
Xem thêm

Đặc thù công việc phải làm việc nhiều các hoạt động và đại diện cho người lao động để tổ chức những chương trình ý nghĩa sâu sắc. Tuy nhiên chưa thấy đơn vị nào nhiệt tình như Sen Xanh. Có nhiều lúc bên mình thay đổi chương trình bất ngờ nhưng Sen Xanh vẫn vui vẻ hỗ trợ, hợp tác với trách nhiệm cao nhất. 

Mrs: Phạm Hằng - Chủ Tịch CĐ KKT Hải Phòng - Vietnam
Xem thêm

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI HÃY GỌI ĐẾN 0974.468.391

hoặc để lại cho chúng tôi một tin nhắn [email protected]