TỔ CHỨC ACTIVATION

Tổ chức activation là gì? Khi tổ chức hoạt động, bạn cần lưu ý những vấn đề gì để chương trình diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả tốt nhất? Nếu bạn đang tìm hiểu về chủ đề này thì hãy cùng tham khảo ngay bài viết sau đây của Sen Xanh Event nhé!

1. Tổ chức Activation là gì?

Tổ chức activation là loại hoạt động Marketing thương hiệu, thường diễn ra ở ngoài trời, tại vị trí có đông người qua lại như công viên, trung tâm thương mại,… Các hoạt động này được tổ chức nhằm mục đích PR, quảng cáo cho sự kiện, sản phẩm, dịch vụ mới của thương hiệu.

Khác với Event, việc triển khai Activation có thể kéo dài trong vài ngày, thậm chí vài tuần, vài tháng và được tổ chức với nhiều hình thức. Bởi thế, chương trình này sẽ không bị bó buộc trong một khuôn khổ chung. Tuy nhiên, các Activation sẽ có cùng một số thành phần như Background, Standee, Quầy trưng bày sản phẩm, Sampling, PB, PG,…

>> Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò Mục đích Quy trình tổ chức

Activation là một loại hoạt động Marketing thương hiệu được thường tổ chức ở ngoài trời

2. Mục đích tổ chức Activation

Khi dùng dịch vụ tổ chức Activation, các doanh nghiệp đều có những mục đích khác nhau. Nhìn chung, một chiến dịch Activation nhằm đạt được những mục tiêu sau:

• Thu hút khách hàng ghé thăm cửa hàng, showroom thương hiệu nhân dịp khai trương hoặc ra mắt sản phẩm mới.
• Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mới thông qua việc giới thiệu hàng hóa, phát mẫu dùng thử, các chương trình khuyến mại,…
• Tri ân khách hàng, người tiêu dùng vào các dịp đặc biệt, ngày lễ lớn như kỷ niệm thành lập thương hiệu, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày giải phóng miền Nam – Thống nhất đất nước 30/4…

Activation được tổ chức để thu hút khách hàng

>> Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp cần có chiến dịch Activation

3. Ưu điểm của tổ chức Activation

Giống với Event, Roadshow quảng cáo ngoài trời, Activation cũng đem lại hiệu ứng truyền thông tốt, thu hút sự chú ý của đông đảo người dùng. Do thời gian triển khai dài hơn nên số lượng người biết đến và tiếp cận chương trình Activation cũng nhiều hơn so với các hình thức nói trên.

Doanh nghiệp có thể kết hợp cùng các agency để lên ý tưởng tổ chức Activation sáng tạo, ấn tượng, tạo tiếng vang lớn và thu hút người tham dự. Ngoài ra, bạn có thể thêm vào các hoạt động để người xem tương tác, tìm hiểu thêm về thương hiệu như chơi trò chơi, dùng thử sản phẩm…

Activation đem đến hiệu quả tức thì khi tiếp cận khách hàng

4. Các hình thức tổ chức Activation

Dịch vụ tổ chức Activation của các doanh nghiệp thường diễn ra dưới một số hình thức phổ biến như sau:

4.1 Experiential Marketing

Với hình thức này, khách hàng sẽ có cơ hội trải nghiệm sản phẩm trực tiếp. Bởi thế, đây là cách hiệu quả để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu và tạo dựng lòng tin với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ. Khi công ty chạy Activation theo cách này, bạn cần chuẩn bị sản phẩm, dịch vụ một cách chỉn chu để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất.

Trải nghiệm sản phẩm trực tiếp

4.2 Sampling campaigns

Chiến dịch trải nghiệm sản phẩm là hình thức phát mẫu dùng thử thường diễn ra ở siêu thị, công viên, trung tâm thương mại… Nếu mẫu thử làm hài lòng khách hàng thì sản phẩm của doanh nghiệp càng thu hút được nhiều sự quan tâm. Với hình thức này, bạn cần sử dụng các PG, PB ưa nhìn, nói chuyện duyên dáng, am hiểu về sản phẩm để dễ thu hút khách hàng.

Phát mẫu dùng thử

4.3 In-Store Brand Activation

Đây vẫn là một hình thức Activation tạo cơ hội cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm. Tuy nhiên, thay vì tiếp thị sản phẩm ở các địa điểm bên ngoài, địa chỉ tổ chức Activation lúc này sẽ là ngay trong cửa hàng của doanh nghiệp. Nhờ thế, bạn cũng dễ dàng thu hút và tương tác với khách hàng hơn.

Tiếp thị tại điểm bán

4.4 Digital Marketing Campaigns

Digital Marketing là hình thức Activation sử dụng công cụ kỹ thuật số. So với các hình thức còn lại, phương pháp này sẽ tiếp cận và thu hút được nhiều khách hàng hơn mà không gặp trở ngại về vị trí địa lý hay giới hạn đối tượng mục tiêu. Ngoài ra, dịch vụ tổ chức Activation còn cho phép doanh nghiệp thống kê và quản lý chiến lược Marketing dễ dàng.

Chiến dịch Digital Marketing

4.5 Promotions

Quảng bá thương hiệu cũng là phương pháp tiếp thị phổ biến. Bạn sẽ sử dụng phương pháp này bằng cách xây dựng các chương trình khuyến mãi, giảm giá,… để thu hút khách hàng và tăng nhận diện thương hiệu. Công ty chạy Activation bằng hình thức này cũng có thể tổ chức các trò chơi, bốc thăm trúng thưởng…

Quảng bá thương hiệu qua chương trình giảm giá,…

4.6 Social Media Contests

Theo thống kê từ các cuộc khảo sát, nền tảng mạng xã hội hiện nay đang có hơn 2 triệu người dùng tích cực. Vì thế, các doanh nghiệp có thể cân nhắc việc tổ chức Activation trên mạng xã hội để tiếp cận nhanh chóng với nhiều đối tượng mục tiêu và duy trì tương tác với khách hàng cũ.

Tiếp thị trên mạng xã hội

5. Quy trình tổ chức Activation

Thông thường, dịch vụ tổ chức Activation chuyên nghiệp sẽ tuân theo các quy trình thống nhất như sau:

5.1 Xây dựng kế hoạch tổng quát 

Kế hoạch tổng quát là nội dung quan trọng và không thể thiếu khi xây dựng quy trình tổ chức Activation. Tài liệu này sẽ bao quát các hoạt động phải thực hiện trong chiến dịch, bao gồm:

• Mục đích: Để nhiều khách hàng tiếp cận với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hơn.
• Đối tượng mục tiêu: Đối tượng cốt lõi của chiến dịch.
• Chân dung khách hàng: Mô tả cụ thể các đặc điểm của khách hàng như nhu cầu, giới tính, nghề nghiệp, thói quen,…
• Địa điểm và thời gian: Phải phù hợp để tiếp cận được nhiều đối tượng tiềm năng nhất.

Như vậy, muốn xây dựng được bản kế hoạch này, bạn cần thực hiện một cuộc điều tra toàn diện và kỹ lưỡng trước khi bắt đầu chương trình.

Xây dựng kế hoạch tổ chức Activation tổng quát

5.2 Xây dựng kế hoạch chi tiết

Sau khi đã có kế hoạch tổng quát, bạn cần xây dựng kế hoạch chi tiết để có dịch vụ tổ chức Activation thành công. Các nội dung phải có trong bản kế hoạch này là:

• Chủ đề: Chủ đề của chương trình phải phù hợp với thương hiệu và sản phẩm. Các hoạt động của chương trình sẽ tập trung vào chủ đề này và có thể mở rộng ra một số vấn đề liên quan.
• Cách thức thực hiện: Đưa ra hình thức tổ chức mang lại hiệu quả tốt nhất, phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
• Nhân sự: Doanh nghiệp phải tuyển chọn và đào tạo cẩn thận vì đây là yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến kết quả của chương trình.
• Thời gian biểu: Bạn cần xác định cụ thể thời hạn cho từng hạng mục và chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước khi phân công nhân sự.

Xây dựng kế hoạch tổ chức Activation chi tiết

6. Top 4 địa điểm nên lựa chọn để tổ chức Activation hiệu quả nhất

Địa điểm tổ chức Activation sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại sản phẩm, mục đích của chương trình… Nhìn chung, doanh nghiệp có thể tham khảo 4 địa điểm sau đây:

6.1 Tại điểm bán hàng

Điểm bán hàng của doanh nghiệp là nơi rất thích hợp để tổ chức các Activation. Lợi thế lớn nhất của vị trí này là luôn có sẵn mặt hàng cung ứng và số lượng người quan tâm nhất định. Vì thế, việc tổ chức hoạt động trải nghiệm ở đây sẽ thu hút sự tò mò và kích thích nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng.

Tổ chức Activation tại điểm bán

6.2 Tổ chức tại các siêu thị 

Siêu thị là nơi tập trung nhiều hàng hóa, cũng là địa điểm có nhiều người tiêu dùng nhất. Ngoài ra, sức mua của người dùng khi đến đây khá lớn. Việc công ty chạy Activation ở siêu thị sẽ đáp ứng được nhu cầu trải nghiệm của khách hàng và dễ dàng tương tác trực tiếp với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu.

Tổ chức Activation tại siêu thị

6.3 Trung tâm thương mại

Trung tâm thương mại cũng là vị trí diễn ra nhiều dịch vụ tổ chức activation nhất. Bởi vì tại đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy khách hàng tiềm năng với nhu cầu mua sắm đa dạng. Cùng với đó, không gian của trung tâm thương mại cũng khá rộng rãi, thích hợp để tổ chức Activation mà không bị giới hạn quy mô.

Nếu muốn chạy chương trình tại đây, bạn cần liên hệ phòng quản lý của trung tâm thương mại để đăng ký và lựa chọn vị trí tổ chức. Sau đó, bạn có thể setup gian hàng theo ý muốn với nhiều hoạt động để thu hút người tham gia.

Tổ chức Activation tại trung tâm thương mại

6.4 Trường học

Trường học cũng là một địa chỉ tổ chức Activation mà các doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên, sản phẩm tiếp thị tại đây khá hạn chế, chủ yếu là về giáo dục, thực phẩm hay những vấn đề liên quan đến học sinh. Tại đây, doanh nghiệp có thể kích thích trí tò mò của các em học sinh để đạt được hiệu quả truyền thông thương hiệu, sản phẩm.

Tổ chức Activation tại trường học

>> Tham khảo thêm: Top 4 địa điểm tổ chức Activation thu hút nhất

7. Các yếu tố cần có để chiến dịch Activation thành công

Sở dĩ dịch vụ tổ chức Activation chuyên nghiệp có thể tạo ra chương trình thành công vì bám sát vào những yếu tố sau:

• Ý tưởng độc đáo, đánh trúng tâm lý, nhu cầu của đối tượng mục tiêu
• Địa điểm tổ chức có mật độ khách hàng cao như chợ, siêu thị, cửa hàng tạp hóa, trường học,…
• Đội ngũ nhân sự ưa nhìn, nói chuyện duyên dáng, có am hiểu sâu sắc về sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu và thông điệp, ý nghĩa của chương trình.
• Chuẩn bị đầy đủ vật dụng cần thiết cho các hoạt động trong chương trình như sampling, booth, quà tặng,… Xây dựng bảng thống kê chi tiết và có người chịu trách nhiệm riêng để tránh lãng phí.
• Chú ý đến các vấn đề tiền trạm như khảo sát, đánh giá mức độ thuận tiện của địa điểm, có những quy định và thỏa thuận ràng buộc với bên cho thuê địa điểm để tránh tổn thất khi có vấn đề phát sinh…
• Quan tâm đến các vấn đề hậu cần bao gồm vận chuyển, quản lý hàng tồn kho, bảo quản trang thiết bị, chế độ ăn uống, nghỉ ngơi, bồi dưỡng nhân sự,…

Nhân sự thân thiện, am hiểu về sản phẩm tạo nên thành công của Activation

8. Những lưu ý đặc biệt khi tổ chức Activation

Có thể thấy, các chương trình Activation thường diễn ra trong một thời gian dài. Vì thế, để sự kiện đạt được hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:

8.1 Lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng

Việc xây dựng một kế hoạch chi tiết sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra dễ dàng, thuận lợi hơn và đem đến kết quả thành công. Vì thế, khi tổ chức Activation, bạn cần lên kế hoạch thật kỹ lưỡng, bao gồm Agenda (kế hoạch chung, thời gian, mục đích,…), thời gian biểu, các đầu mục cần chuẩn bị, hậu cần, chi phí, phương án dự phòng,…

8.2 Xác định địa điểm tổ chức

Địa điểm diễn ra Activation nên ở trung tâm với không gian rộng, thoáng và có sức chứa lớn như công viên, trung tâm thương mại,… Đặc biệt, đó phải là vị trí có đông người qua lại vào thời điểm tổ chức chương trình. Ngoài ra, khi chọn địa điểm, doanh nghiệp phải dựa vào đối tượng chính mà sự kiện muốn tiếp cận để đạt được hiệu quả tiếp thị tốt nhất.

Cụ thể, nếu muốn tiếp cận khách hàng là các bà nội trợ hay nhân viên văn phòng thì bạn nên tổ chức chương trình tại siêu thị. Ngược lại, việc tổ chức Activation ở trung tâm thương mại sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận với đối tượng khách hàng trẻ, năng động và nhóm có thu nhập cao…

8.3 Xin giấy phép tổ chức Activation

Theo quy định của Việt Nam, các hoạt động ngoài trời như Event hay Activation đều phải xin giấy phép trước khi tổ chức. Vì thế, để tránh bị dừng chương trình giữa chừng, bạn nên đến cơ quan có thẩm quyền để xin giấy phép đầy đủ.

Cụ thể, để triển khai Activation, doanh nghiệp cần mang những giấy tờ sau đến Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch để xin cấp phép:

• Công văn xin phép tổ chức.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện.
• Giấy chứng nhận chất lượng, xuất xứ sản phẩm (đối với chương trình giới thiệu sản phẩm).
• Kịch bản chương trình.
• Hợp đồng thuê/mượn địa điểm.
• Nếu có thêm phần biểu diễn ca nhạc, bạn cần chuẩn bị thêm Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật, Lời bài hát và Nội dung phúc khảo.

8.4 Chuẩn bị nhân sự cho Activation

PG, PB là nhân sự không thể thiếu trong các Activation. Đội ngũ này tư vấn và tương tác với khách hàng thông qua các hoạt động của chương trình để nâng cao nhận thức khách hàng về sản phẩm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân công người quản lý cho các nhóm để điều phối sự kiện, bao quát toàn bộ nhân sự trong suốt quá trình này.

Chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự

8.5 Lựa chọn đơn vị hợp tác uy tín, chuyên nghiệp

Nếu có đội ngũ Marketing riêng, mạnh về chạy sự kiện thì doanh nghiệp có thể tự tổ chức các chương trình Activation. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm chạy Activation, bạn nên lựa chọn dịch vụ tổ chức Activation chuyên nghiệp tại một đơn vị uy tín. Điều này sẽ giúp chương trình đi đúng hướng và tiếp cận được với nhiều đối tượng tiềm năng hơn.

>> Xem thêm: 12 công việc cần làm chi tiết khi tổ chức sự kiện

9. Sen Xanh Event – Địa chỉ tổ chức Activation uy tín và chuyên nghiệp

Vì các Activation ngày càng trở nên phổ biến nên các công ty chạy Activation cũng xuất hiện ngày càng nhiều. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín, cung cấp dịch vụ tổ chức Activation hiệu quả với giá cả phải chăng thì Sen Xanh Event là lựa chọn thích hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các đối tác là doanh nghiệp lớn, Sen Xanh Event chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng về kết quả của chương trình. Khi đăng ký dịch vụ tổ chức Activation chuyên nghiệp tại đây, khách hàng có thể nhận được những lợi ích sau:

• Dịch vụ tổ chức Activation trọn gói, giá cả phải chăng.
• Đội ngũ nhân sự chất lượng, giàu kinh nghiệm thực chiến.
• Hỗ trợ lên ý tưởng, lập kế hoạch, tối ưu ngân sách,…
• Hỗ trợ thuê PG, PB chuyên nghiệp, có đào tạo và hướng dẫn.

Dịch vụ tổ chức Activation chuyên nghiệp tại Sen Xanh Event

>> Xem thêm: Báo giá tổ chức sự kiện

Trên đây là toàn bộ thông tin về dịch vụ tổ chức Activation mà doanh nghiệp cần biết để có một chương trình thành công. Nếu chưa có kinh nghiệm chạy sự kiện, doanh nghiệp có thể liên hệ với Sen Xanh Event để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!