Tổ chức sự kiện cần những gì? 12 công việc cần làm chi tiết

1. Thế nào là tổ chức sự kiện/event?

Tổ chức sự kiện là việc thực hiện các phần việc cho một sự kiện sắp diễn ra, từ khi hình thành trong ý tưởng đến thực hiện và cho đến khi nó kết thúc. Sự kiện diễn ra có thể liên quan đến đa dạng dạng lĩnh vực của đời sống như: xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí… 

Những loại hình tổ chức sự kiện xuất hiện phổ biến hiện nay gồm: hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, lễ khai trương, lễ khánh thành, kỷ niệm… Chương trình diễn ra với mục đích truyền đi các thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng/khách hàng của mình nhận thức được.

Tổ chức sự kiện là việc thực hiện các phần việc cho một sự kiện sắp diễn ra

2. Mục đích hướng đến của việc tổ chức sự kiện/event

Mục đích hướng đến khi tổ chức sự kiện chính là các giá trị, kết quả mà doanh nghiệp/ đơn vị tổ chức mong muốn đạt được. Thông thường, một chương trình, buổi lễ diễn ra sẽ hướng đến những mục tiêu sau: 

• Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với đối tượng khách hàng mục tiêu. Song song đó chính là việc hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông để xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm và thương hiệu.

• Nâng cao giá trị sản phẩm và tầm nhận thức của công chúng/khách hàng về thương hiệu của doanh nghiệp.

• Phát triển tối đa các hiệu ứng truyền thông trong và ngoài sự kiện để chạm đến cảm xúc của công chúng/khách hàng/người tham gia sự kiện của doanh nghiệp.

• Tăng sự kết nối khách hàng thông qua các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Mỗi loại hình sự kiện sẽ hướng đến một mục đích khác nhau

3. Tổ chức sự kiện cần những gì? 12 công việc cần biết làm khi tổ chức sự kiện

Bạn có biết tổ chức sự kiện cần những gì hay không? Trên thực tế, để một sự kiện được tổ chức thành công đòi hỏi cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn trọng trong mọi công đoạn. Trong đó, 12 công việc quan trọng mà chúng ta cần đặc biệt quan tâm khi xây dựng chương trình gồm:

3.1. Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện

Việc đầu tiên mà bạn cần phải chú ý khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện đó là xác định rõ mục đích và mục tiêu của sự kiện. Vì khi nếu không có một mục tiêu rõ ràng thì việc triển khai bạn sẽ rất dễ bị sai, lạc đường.

Hơn thế, việc xác định rõ các mục đích, mục tiêu khi tổ chức sự kiện cũng giúp bạn dễ dàng sáng tạo và xây dựng nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Mục tiêu càng rõ ràng, chi tiết thì ở các công việc triển khai phía sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.

Xác định mục đích và mục tiêu khi tổ chức sự kiện

3.2. Xác định rõ các thành phần tham gia sự kiện

Công việc tiếp theo chúng ta cần làm đó chính là xác định các thành phần tham dự sự kiện. Đây là công việc hết sức quan trọng vì mỗi đối tượng tham gia khác nhau thì hình thức tổ chức cũng sẽ khác nhau.

Ví dụ, nếu sự kiện dành cho trẻ nhỏ thì cần thiết kế tổ chức sự kiện thật sinh động, vui vẻ. Còn nếu đối tượng là những doanh nhân thì cần triển khai những sự kiện mang tính trang trọng, đẳng cấp.

3.3. Xác định về địa điểm và thời gian tổ chức  

Tiếp theo bạn cần làm khi tổ chức sự kiện là tìm địa điểm và chốt thời gian cho sự kiện. Đây chính là bước cực kỳ quan trọng vì nếu không chốt được địa điểm và thời gian, bạn sẽ không thể lập kế hoạch các công việc tiếp theo và triển khai chúng. Nếu như thời gian và địa điểm đã được chỉ định trước thì khá dễ dàng nhưng nếu bạn tự phải lên kế hoạch thì cần phải xem xét những lưu ý sai:

• Lựa chọn thời gian phù hợp với sự kiện để lên kế hoạch.

• Cần tìm hiểu thêm về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo.

• Kiểm tra trước về lịch trình của các khách mời chính.

• Khảo sát kỹ lưỡng địa điểm trước khi lựa chọn để tổ chức.

Xác định cụ thể về địa điểm và thời gian tổ chức  

3.4. Lựa chọn đội nhân sự phục vụ sự kiện

Mỗi sự kiện được tổ chức sẽ có tới hàng trăm người tham gia và có nhiều đầu việc, hạng mục cần thực hiện. Do vậy, bạn cần xác định, lựa chọn một đội ngũ nhân sự hỗ trợ từng hạng mục cụ thể. Thông thường nhân sự sẽ được chia thành các nhóm, phụ trách công việc như:

3.4.1. Đội nhân sự lên ý tưởng, kịch bản

Đây chính là nhóm phụ trách việc lên chủ đề, concept, kịch bản cho toàn bộ sự kiện. Với team phụ trách về concept nên sẽ chịu trách nhiệm chính tới các việc sản xuất ấn phẩm, quà tặng hay backdrop… Họ cũng chính sẽ là những người lập các kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện.

3.4.2. Đội nhân sự thực hiện hậu cần

Đội nhân sự thực hiện hậu cần sẽ phụ trách công việc sau sân khấu, thực hiện liên hệ với những nhà cung cấp, như: làm việc với đối tác cung cấp dịch vụ ăn uống hay thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng…

3.4.3. Đội nhân sự thực hiện quản lý, giám sát

Đội nhân sự thực hiện quản lý, giám sát công việc chính là điều phối toàn bộ các công việc của các thành viên. Họ cũng là người xây dựng kế hoạch cho chương trình và thực hiện xin giấy phép tổ chức (nếu có) và quản lý rủi ro, giám sát toàn bộ công việc.

3.5. Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện

Trong kịch bản cho sự kiện, bạn sẽ cần phân rõ từng hoạt động và deadline cho từng hạng mục để giám sát. Cùng với đó là xây dựng timeline cho toàn bộ sự kiện chi thiết trong nội dung chương trình. Bên cạnh đó, chúng ta cũng phải xây dựng kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật thực hiện sự kiện.

Xây dựng kịch bản và timeline cho toàn bộ sự kiện

3.6. Lên dự trù kinh phí dành cho sự kiện

Khi làm công việc tổ chức sự kiện, bạn cần phải lập một bảng dự trù kinh phí dành chi tiết. Bảng ngân sách này dựa trên việc xem xét những dự toán ban đầu cho từng hạng mục sẽ thực hiện trong chương trình. Đồng thời, ban tổ chức cũng đừng quên các chi phí dự trù khi có phát sinh xảy ra. Như vậy chúng ta luôn chủ động trong việc chi tiết ngân sách.

3.7. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện 

Việc lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện là một điều cần thiết để giúp chương trình thành công rực rỡ. Ở bước này, các bạn sẽ cần xác định rõ đối tượng truyền thông và lên kế hoạch chi tiết về thời gian, kênh truyền thông cũng như lựa chọn phương tiện truyền thông cụ thể. Các bạn nên căn cứ vào tính chất sự kiện để lập kế hoạch quảng bá cho phù hợp.

3.8. Làm việc với các đơn vị cung cấp và nhà tài trợ

Sau khi đã lên kế hoạch, phương án về ngân sách thì bạn cần thực hiện công việc tiếp theo là liên hệ với các đơn vị cung cấp, nhà tài trợ cho sự kiện. Việc hợp tác với các đơn vị cung cấp, nhà tài trợ sẽ giúp đơn vị tổ chức giảm nhẹ chi phí và cũng giúp cho chương trình có thể lan tỏa mạnh mẽ hơn. Ví dụ như bạn có thể liên hệ với những đơn vị cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng để họ hỗ trợ chi phí thiết bị hoặc xin nhà tài trợ về chi phí quà tặng…

Xin tài trợ sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện giảm thiểu chi phí

3.9. Xin giấy tờ cấp phép tổ chức sự kiện

Tuỳ thuộc vào từng loại hình sự kiện mà các bạn sẽ phải quan tâm tới vấn đề cấp phép tổ chức sự kiện. Ví dụ như các chương trình biểu diễn thu phí thì sẽ phải xin cấp phép. Hoặc những lễ hội, buổi triển lãm, sự kiện văn hóa quy mô lớn… cũng cần được sự cho phép của cơ quan ban ngành. Do vậy, bạn hãy lưu ý làm hồ sơ xin cấp phép trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 10 ngày. Vì nếu không có giấy phép, sự kiện sẽ bị huỷ bất cứ lúc nào.

3.10. Lên phương án rủi ro và cách giải quyết

Khi sự kiện gần diễn ra thì các bạn cũng nên ngồi rà soát lại và đưa ra những trường hợp rủi ro có thể gặp phải. Vì trong bất cứ chương trình, buổi lễ tiệc nào cũng khó tránh khỏi sự cố phát sinh. Bởi vậy khi chúng ta đưa ra được những rủi ro và cách giải quyết cụ thể thì chương trình cùng luôn đảm bảo thực hiện suôn sẻ, đạt mục tiêu như mong muốn.

Lên phương án rủi ro cho sự kiện và cách giải quyết

3.11. Triển khai các công việc để tổ chức sự kiện

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố về ngân sách, nhân vật lực, ý tưởng thì chúng ta sẽ bắt tay vào triển khai các hạng mục công việc. Ở bước này, đơn vị tổ chức tiến hành setup địa điểm tổ chức, kiểm tra thật kỹ các thiết bị để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra. Sau đó, thực hiện việc tổng duyệt sự kiện và đi vào điều phối, giám sát toàn bộ chương trình.  

3.12. Kiểm tra và đánh giá sau khi tổ chức sự kiện

Sau khi chương trình, buổi lễ tiệc kết thúc, trưởng ban sự kiện cần tập hợp toàn bộ nhân sự để xem xét lại từng hạng mục và đánh giá hiệu quả công việc. Ban tổ chức sẽ cùng ghi nhận việc nào làm tốt, việc nào chưa tốt. Từ đó đúc rút cho mình kinh nghiệm và cải thiện cho lần thực hiện sau. 

Ban tổ chức tiến hành kiểm tra và đánh giá sau khi kết thúc sự kiện

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Sen Xanh Event về vấn đề tổ chức sự kiện cần những gì? Mỗi công việc sẽ có vai trò, nhiệm vụ khác nhau nhưng chúng đều giúp biến một ý tưởng sự kiện trên giấy thành hiện thực. Nếu cơ quan, doanh nghiệp không có thời gian, kiến thức chuyên môn để xây dựng chương trình thì hãy liên hệ với Sen Xanh Event. Với hơn 12 năm hoạt động trong ngành sự kiện chúng tôi sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391