1. Xu hướng tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên

Hưng Yên nằm ở vùng trung tâm đồng bằng Bắc Bộ, thuộc vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc. Địa hình trong tỉnh hoàn toàn là đồng bằng nên rất thuận tiện cho việc giao thương, phát triển kinh tế. Do đó mà các công trình, dự án của doanh nghiệp được khởi công ngày càng nhiều. Nó kéo theo nhu cầu tổ chức lễ khởi công, khánh thành không ngừng tăng cao.

Trên địa bàn tỉnh Hưng Yên hiện nay có nhiều đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy nhiên họ thường hoạt động với quy mô nhỏ lẻ chủ yếu làm các đám cưới hỏi, mừng thọ, lên nhà mới… Vì vậy nếu có nhu cầu tìm kiếm công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên thì hãy chọn dịch vụ chuyên nghiệp của Sen Xanh Event. Chúng tôi đã có kinh nghiệm tổ chức rất nhiều sự kiện lớn, nhỏ cho các đối tác, công ty lớn trên toàn tỉnh.

Xu hướng tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên cần độ chuyên nghiệp cao

2. Những rủi ro thường gặp khi tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên

Trên thực tế có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp tại Hưng Yên đã tự tổ chức và xây dựng sự kiện theo mong muốn của mình. Tuy nhiên trong những trường hợp này tỷ lệ thành công thường không cao. Thậm chí nhiều trường hợp còn phải gặp rủi ro, gây tốn kém về chi phí. Dưới đây là những sự cố mà chúng ta hay gặp phải khi tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên:

• Thuê dịch vụ của công ty thiếu chuyên nghiệp, trách nhiệm. Họ chưa nắm bắt kỹ càng về tính chất, mục đích sự kiện. Hoặc họ sử dụng những trang thiết bị kém chất lượng khiến chương trình bị ảnh hưởng.
• Nhân viên của đơn vị tổ chức sự kiện không có chuyên môn, chưa làm tròn nhiệm vụ hoặc thiếu nhiệt tình. Một số trường hợp phân chia nhân sự chưa đúng khiến mọi việc trở nên rối rắm hơn.
• Thời tiết có sự thay đổi bất thường so với dự báo ban đầu mà ban tổ chức lại chưa kịp chuẩn bị phương án dự phòng. Điều này làm cho khách mời cảm thấy khó chịu, chương trình phải tạm trì hoãn.
• Không dự trù đúng số lượng khách mời tham gia buổi lễ, dẫn đến việc thiếu hoặc thừa bàn ghế, đồ ăn thức uống.
• Chương trình chưa được tổng duyệt trước nên không quản lý được các vấn đề phát sinh, nhân sự phối hợp thiếu ăn ý.
• Doanh nghiệp không tính toán các khoản chi phí đầu tư nên đã chi tiêu vượt quá ngân sách cho phép.

Tham khảo  Thêm: Chi Tiết Về Bộ Dụng Cụ Cắt Băng Khánh Thành

Tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên có thể gặp nhiều rủi ro

3. Giới thiệu công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên uy tín

Sen Xanh Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu ở nước ta hiện nay với hơn 12 năm xây dựng và phát triển. Công ty cung cấp đa dạng các gói dịch vụ nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của quý cơ quan, doanh nghiệp với cam kết mang lại cho khách hàng sự hài lòng và trải nghiệm ấn tượng. 

Với thế mạnh là đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, các sự kiện được Sen Xanh Event tổ chức luôn được lên kế hoạch chi tiết, bài bản mà không kém phần sáng tạo và chỉn chu. Hiện nay, công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên – Sen Xanh Event cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Thiết kế, xây dựng lễ tiệc theo yêu cầu. Trong đó bao gồm: tư vấn, xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang đến cho khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và chỉn chu nhất.
• Cho thuê trang thiết bị phục vụ lễ khánh thành: âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, khung sân khấu, bàn ghế… Đồng thời chúng tôi cũng nhận trang trí và thiết kế sự kiện theo yêu cầu.
• Cho thuê nhân sự tổ chức sự kiện như: MC, ca sĩ, vũ đoàn, ban nhạc, đội múa lân sư rồng chuyên nghiệp… giúp khách hàng xây dựng một chương trình chất lượng cao. 

Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên – Sen Xanh Event 

4. Quy trình tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên của Sen Xanh Event

Sen Xanh Event tự hào là công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên được số lượng lớn đối tác, doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Bên cạnh việc cung cấp nhân sự, thiết bị chất lượng cao chúng tôi còn áp dụng quy trình xây dựng sự kiện chuyên nghiệp với các bước như sau:

4.1. Xác định ý tưởng, chủ đề cho buổi lễ

Khi tổ chức lễ khánh thành thì việc lên ý tưởng rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề lựa chọn phải phù hợp với mục tiêu, đối tượng khách mời mà đơn vị hướng tới. Một nội dung tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ sự kiện, từ đó giúp mang lại hiệu quả truyền thông tốt nhất.

4.2. Xác định rõ thời gian, địa điểm tổ chức 

Khi xác định thời gian tổ chức sự kiện, bạn nên ưu tiên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời. Nếu có thể hãy chọn thời điểm tổ chức vào cuối tuần, cụ thể là vào buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách tham dự. 

Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng sự kiện, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp. Tuy nhiên, cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn địa điểm có không gian rộng rãi, dễ di chuyển, thuận tiện giao thông và đầy đủ tiện ích về bãi đỗ xe lớn… Các yếu tố này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi tổ chức, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo của chủ nhân chương trình. 

Xác định rõ thời gian, địa điểm tổ chức để thông báo cho khách mời

4.3. Lập bảng dự trù kinh phí cho buổi lễ

Dự trù kinh phí là một bước cần thiết trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Qua đó giúp doanh nghiệp có thể làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch như số lượng, quy mô và chất lượng của sự kiện. Bên cạnh đó, việc lập dự trù kinh phí cũng giúp đơn vị tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hay lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế được tối đa các thiếu sót và đảm bảo được chất lượng, hiệu quả của sự kiện.

4.4. Xây dựng timeline chi tiết cho sự kiện

Timeline là một bản thảo chi tiết những việc cần phải làm, thời gian hoàn thành và phân công nhân sự phụ trách… Timeline càng chi tiết thì sự kiện càng tránh được những thiếu sót và mức độ thành công càng cao. Timeline của một sự kiện cần được chia làm 3 phần chính: Khai mạc – chương trình chính và bế mạc. Trong mỗi phần này, các bạn cần lựa chọn tổ chức những hoạt động phù hợp để truyền tải đến khách mời thông điệp chính của sự kiện.

4.5. Xây dựng kế hoạch truyền thông 

Tùy vào mục đích và quy mô của buổi lễ mà các bạn có thể xây dựng những kế hoạch truyền thông khác nhau.  Một số kênh truyền thông được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là: trên mạng xã hội qua facebook, instagram, zalo, tiktok…; qua email, báo điện tử; qua áp phích, tờ rơi; qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chí…

Xây dựng kế hoạch truyền thông nhằm quảng thông tin về sự kiện

4.6. Triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi một sự kiện thường bao gồm rất nhiều công đoạn, hạng mục nên cần có sự phối hợp ăn ý của các bộ phận để mang lại thành công cho sự kiện. Các bạn cần phải kiểm soát được tất cả các khâu, hạng mục đảm bảo tất cả chúng đều diễn ra đúng tiến độ. Trong đó bao gồm:

• Trang trí sự kiện dựa theo concept chương trình.
• Setup trang thiết bị, lựa chọn menu tiệc cho sự kiện.
• Chuẩn bị tài liệu, quà tặng cho các khách mời và đại biểu.

4.7. Tổng duyệt sự kiện theo kế hoạch

Trước khi sự kiện chính thức được diễn ra, công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên – Sen Xanh Event sẽ tổng duyệt lại một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không. Đồng thời, việc tổng duyệt cũng như một bản nháp giúp mọi người làm quen với kịch bản, tránh bỡ ngỡ và xảy ra những sai sót.

4.8. Xây dựng phương án dự phòng và quản trị rủi ro

Trên thực tế, khi tổ chức sự kiện luôn có những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Do vậy, người tổ chức cần phải có tư duy quản trị rủi ro, chuẩn bị phương án dự phòng để ứng phó và xử lý khi có vấn đề phát sinh. Ngoài ra, để đảm bảo các phương án dự phòng khả thi, các bạn cũng cần tổng duyệt lại những phương án này trước ít nhất 1-2 ngày sự kiện diễn ra.

4.9. Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Dù các bạn có lập kế hoạch tổ chức chi tiết  đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những vấn đề rủi ro hoặc sự cố phát sinh. Do đó đội ngũ của Sen Xanh luôn có buổi họp đánh giá sau sự kiện để cùng nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng cho dịch vụ và cải thiện mức độ chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân viên. 

Đội ngũ của Sen Xanh luôn có buổi họp đánh giá sau sự kiện vừa tổ chức

Kết Luận

Như vậy Sen Xanh Event tự tin là Công ty tổ chức lễ khánh thành tại Hưng Yên đảm bảo uy tín cho các đối tác, khách hàng lựa chọn. Ngoài ra, công ty còn cung cấp đa dạng loại hình dịch vụ sự kiện như: tổ chức lễ khởi công, khánh thành, khai trương, chương trình biểu diễn nghệ thuật… Với trình độ chuyên môn cao công ty sẽ làm hài lòng các đơn vị, doanh nghiệp. 

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201 , Tầng 2 ,Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray , Quận Ngô Quyền , Tp Hải Phòng
• Website: https://senxanhevent.vn/
• Hotline: 0974.468.391