Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện mới nhất 2023

1. Khái niệm hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?

Hợp đồng tổ chức sự kiện chính là một loại hợp đồng dịch vụ. Theo Điều 513 của Bộ luật Dân sự 2015 thì hợp đồng dịch vụ là một thỏa thuận giữa các bên. Trong đó, bên cung ứng dịch vụ sẽ thực hiện các công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ phải trả tiền cho bên cung ứng dịch vụ.

Như vậy có thể hiểu, hợp đồng thuê tổ chức sự kiện là một thỏa thuận giữa hai bên. Trong đó, bên cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện tổ chức và setup các chương trình sự kiện theo hợp đồng. Bên thụ hưởng dịch vụ sẽ đưa ra các thoả thuận về mục đích và yêu cầu. Hợp đồng được ký kết để ràng buộc các trách nhiệm về pháp lý và hậu quả phát sinh, đồng thời đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ được diễn ra một cách chuẩn xác và hiệu quả cao nhất.

Hợp đồng tổ chức sự kiện chính là một loại hợp đồng dịch vụ

2. Tầm quan trọng của hợp đồng tổ chức sự kiện

Nội dung của hợp đồng tổ chức sự kiện luôn được công khai và có sự xem xét kỹ lưỡng của cả 2 bên: bên thuê, bên cung cấp dịch vụ. Hợp đồng này thực sự cần thiết với tầm quan trọng như sau: 

• Hợp đồng sự kiện là cơ sở pháp lý để công ty tổ chức sự kiện thực thi mọi nhiệm vụ, các hoạt động cho khách hàng.

• Hợp đồng chính là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh của mình trong hoạt động kinh doanh.

• Nhờ có bản hợp đồng chuyên nghiệp mà các đơn vị tổ chức sự kiện ở Việt Nam có thể thâm nhập, khẳng định được vị thể của mình trên thị trường trong nước và nước ngoài.

• Các điều khoản trong hợp đồng làm căn cứ để hai bên thực hiện nghĩa vụ và đảm bảo quyền lợi chính đáng cho mình.

• Tất cả các vấn đề phát sinh, mâu thuẫn giữa bên thuê và bên cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ được giải quyết dựa trên hợp đồng.

Hợp đồng sự kiện là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên

3. Nội dung trong hợp đồng tổ chức sự kiện gồm những gì?

Theo Điều 402 quy định trong Bộ Luật Dân sự, các bên có thể thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng. Các bên có thể đưa ra các điều khoản và thỏa thuận về từng nội dung liên quan đến hợp đồng tổ chức sự kiện.   

3.1. Thông tin về các bên trong hợp đồng dịch vụ

Thông tin về các bên tham gia nội dung quan trọng, không thể thiếu và cần được ghi rõ trong hợp đồng. Thông tin thường gồm như họ và tên, ngày sinh, số căn cước/hộ chiếu, địa chỉ liên lạc, số điện thoại… Tùy thuộc vào yêu cầu của mỗi bên, các bạn có thể có thêm một số thông tin khác được yêu cầu.

3.2. Đối tượng trong hợp đồng

Đối tượng hợp đồng có thể là một công việc cụ thể được thực hiện bởi một hoặc nhiều bên tham gia hợp đồng. Việc xác định rõ đối tượng giúp các bên hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Thông tin về các bên trong hợp đồng dịch vụ cần ghi rõ ràng

3.3. Số lượng và chất lượng dịch vụ trong hợp đồng

Số lượng thường là số lượng khách mời, nhân viên phục vụ, bàn ghế và các thiết bị khác. Chất lượng bao gồm chất lượng dịch vụ, thực phẩm và đồ uống, âm thanh ánh sáng và các yếu tố liên quan khác đến sự kiện. Nội dung này cần được 2 bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng để đảm bảo sự kiện thành công và tránh những tranh chấp phát sinh.

3.4. Giá dịch vụ và phương thức thanh toán hợp đồng

• Báo giá gồm chi phí chuẩn bị và triển khai, các dịch vụ và sản phẩm liên quan đến tổ chức sự kiện.

• Phương thức thanh toán bao gồm: hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán và điều kiện liên quan.

3.5. Thời gian, địa điểm, phương thức thực hiện của hợp đồng

• Thời gian thực hiện hợp đồng gồm: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc sự kiện.  

• Địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm thanh toán chi phí hợp đồng.

• Phương thức thực hiện hợp đồng gồm các bước thực hiện, trách nhiệm của mỗi bên và các yêu cầu khác liên quan đến hợp đồng.

Văn bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm, phương thức thực hiện của hợp đồng

3.6. Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong thực hiện hợp đồng

Trong hợp đồng tổ chức sự kiện, mỗi bên tham gia hợp đồng đều có những quyền và nghĩa vụ cụ thể. Tùy vào yêu cầu và thỏa thuận giữa các bên mà bạn có thể liệt kê chi tiết các quyền và nghĩa vụ giữa 2 bên ký kết. Trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng là nếu một trong hai bên vi phạm điều khoản trong hợp đồng. Tùy vào thỏa thuận mà trách nhiệm này sẽ quy định cụ thể. 

3.7. Phạm vi hợp đồng

Nội dung của mục phạm vi hợp đồng là quy định những công việc được phép thực hiện và không được phép thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện. Hai bên tham gia sẽ dựa vào điều khoản này để hoàn thành nghĩa vụ của mình. 

3.8. Các nội dung thỏa thuận khác

Hai bên có thể thực hiện các nội dung thỏa thuận khác tùy theo từng loại hình sự kiện, mong muốn của mỗi bên. Tuy nhiên điều khoản phải tuân thủ các quy định của ngành tổ chức sự kiện nói riêng và pháp luật nói chung.

Các điều khoản phải tuân thủ các quy định của pháp luật

4. Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn và mới nhất 2023

Dưới đây là mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn và mới nhất năm 2023 mà Sen Xanh Event muôn chia sẻ đến các bạn:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————————

HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  ......., ngày..... tháng..... năm 20....

- Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005.

- Căn cứ Luật thương mại số 36/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005.

- Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện của hai bên.

Hôm nay, ngày …. tháng……năm …… chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên sử dụng Dịch vụ):

- Địa chỉ:…………………………………………………………………………

- Điện thoại:…………………………………………………………………….

- Mã số thuế:……………………………………………………………………

- Đại diện :……………………………………………………………………..

- Số tài khoản :………………………………………………….....................

- Fax:……………………………………………………….............................

- Chức vụ:………………………………………………………………………

BÊN B (Bên cung cấp Dịch vụ):

- Địa chỉ:…………………………………………………………………………

- Điện thoại:…………………………………………………………………….

- Mã số thuế:……………………………………………………………………

- Đại diện :……………………………………………………………………..

- Số tài khoản :………………………………………………….....................

- Fax:……………………………………………………….............................

- Chức vụ:………………………………………………………………………

Sau khi thỏa thuận, hai bên thống nhất thỏa thuận ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện với các điều khoản như sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG

Bên A đồng ý chọn Bên B nhận cung cấp dịch vụ theo các điều khoản sau:

- Địa điểm tổ chức:……………………………

- Thời gian tổ chức:……………………………

- Thi công lắp đặt ngày:………………………

Các nội dung công việc thực hiện tại chương trình đã được Bên A đồng ý và phê duyệt tại bảng báo giá đính kèm

ĐIỀU 2: GIÁ CẢ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Tổng giá trị hợp đồng:............................................ Giá đã bao gồm 10% VAT.

- Bên A tạm ứng trước cho Bên B 50% giá trị hợp đồng tương đương …….. sau khi ký kết hợp đồng và trước khi thi công trong vòng 5 ngày

- Bên A thanh toán cho bên B 50% giá trị còn lại tương đương ………… sau khi bên A nghiệm thu và bên B xuất hóa đơn VAT, cung cấp biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức chương trình cho bên A.

- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng.

ĐIỀU 3: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

- Bên A có trách nhiệm đưa ra ý tưởng và nội dung chương trình cho Bên B trước 2 ngày để Bên B chuẩn bị và tổ chức thực hiện. Quản lý và giám sát trong thời gian diễn ra chương trình, đảm bảo Bên B thực hiện đúng các nội dung trong hợp đồng.

- Bên A, trong khả năng của mình, sẽ hợp tác và tạo điều kiện cho Bên B triển khai các công việc thuộc phạm vi hợp đồng này một cách khẩn trương, thuận lợi và phù hợp với quy định của pháp luật. Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Bên B trong việc tổ chức chương trình.

- Phối hợp với Bên B giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc về trách nhiệm của Bên A.

- Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn số tiền đã cam kết trong Điều 2.

- Nếu trong trường hợp đã ký hợp đồng nhưng hoãn lại Bên A phải có công văn chính thức gửi sang Bên B để thông báo việc hoãn lại tối thiểu trước 03 ngày diễn ra chương trình và chịu phạt 30% giá trị hợp đồng, dưới 03 ngày diễn ra sự kiện bên A chịu phạt 50%.

- Cử Ông (bà) ……………….. là đầu mối liên lạc của Bên A, chịu trách nhiệm giám sát trong suốt thời gian chuẩn bị và kết thúc sự kiện.

ĐIỀU 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

- Bên B có trách nhiệm đảm bảo rằng chương trình sẽ được thực hiện theo đúng với tiến độ đã được hai bên thống nhất tại các điều khoản của hợp đồng.

- Hợp đồng tổ chức dựa trên nội dung yêu cầu của bên A đưa ra, các vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng Bên B sẽ phối hợp với bên A giải quyết.

- Bên B có trách nhiệm bảo vệ tài sản của bên A trong phạm vi Dự án để đảm bảo chương trình luôn được hoạt động tốt nhất.

- Triển khai tổ chức và kết nối với các bộ phận để sản xuất chương trình, giám sát chặt chẽ từ ý tưởng, kịch bản. Đảm bảo chính xác các nội dung và hình thức thể hiện theo yêu cầu của Bên A.

- Bên B phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại và chịu phạt Hợp đồng trong các trường hợp, cụ thể sau:

• Bên B không thực hiện đúng các nội dung của hợp đồng, dựa vào các khoản mục không hoàn thành Bên B sẽ phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng cho khoản mục đó.
• Làm Chậm tiến độ của chương trình hoặc vi phạm các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng mà hai Bên thống nhất thì Bên B phải bồi thường cho Bên A 50% giá trị hợp đồng.

- Bên B không phải chịu trách nhiệm khi có sự cố liên quan đến bên A hoặc thiên tai: hỏa họa, bão lũ, mưa gió lớn (gió giật trên 40Km/h),.. không thể tiếp tục diễn ra sự kiện. Hoặc nếu tiếp tục diễn ra sẽ gây nguy hiểm cho người và thiết bị lúc đó bên A hoàn toàn chịu trách nhiệm.

- Bên B phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về đồ đạc và vật dụng mang vào khu vực tổ chức của bên A nếu để xảy ra hoả hoạn gây thiệt hại cho chương trình và tài sản của Bên A.

- Bên B bàn giao toàn bộ các hạng mục cung cấp cho Bên A trong báo giá trước (thời gian bàn giao)

- Cử Ông (bà) là đầu mối liên lạc của Bên B, chịu trách nhiệm điều khiển, tổ chức, đạo diễn chương trình trong suốt thời gian chuẩn bị và kết thúc sự kiện.

ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN VỀ CAM KẾT

- Sau khi hai bên chính thức ký kết hợp đồng kinh tế một trong hai bên tự ý hủy Hợp đồng thì vẫn phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng cho bên bị hại.

- Hai bên chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện Hợp đồng. Mọi phát sinh sẽ được hai bên kịp thời thông báo cho nhau biết và chủ động bàn bạc giải quyết trên cơ sở thương lượng vì lợi ích chung.

- Trong trường hợp có tranh chấp không tự giải quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại lên Toà án Kinh tế Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của Hợp đồng tổ chức sự kiện.

- Trong thời hạn hợp đồng, nếu các bên có sự phân chia, sáp nhập, giải thể, đổi tên thì hợp đồng này vẫn giữ nguyên hiệu lực.

Hợp đồng tổ chức sự kiện này có giá trị hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để cùng nhau thực hiện. 

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                                            ĐẠI DIỆN BÊN B                                                                                                   

 Bạn có thể tham khảo hợp đồng mẫu để xây dựng nội dung phù hợp

5. Một số câu hỏi thường gặp về hợp đồng tổ chức sự kiện

Bên cạnh việc tìm hiểu các nội dung trong hợp đồng tổ chức sự kiện, cách trình bày đúng quy định thì bạn hãy tham khảo thêm một số câu hỏi thường gặp dưới đây. Từ đó đúc rút cho bản thân nhiều kinh nghiệm thực tế. 

5.1. Khi nào thì cần sử dụng đến hợp đồng tổ chức sự kiện?

Hợp đồng tổ chức sự kiện chính là một loại hợp đồng kinh tế được sử dụng khi có hoạt động thuê/mua bán giữa một bên là công ty cung cấp dịch vụ sự kiện và một bên là khách hàng. Để sử dụng hợp đồng sự kiện hiệu quả, mỗi bên cần có những thỏa thuận và ký kết hợp đồng trước khi thực hiện. 

Trong hợp đồng, mỗi bên cần nêu rõ các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của mình cũng như là phương thức thanh toán và trách nhiệm nếu vi phạm hợp đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, các bên cần thực hiện tuân thủ theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận để đảm bảo quyền và lợi ích của mình. Cũng như là giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Hợp đồng được thiết lập giữa bên thuê dịch vụ và bên tổ chức sự kiện

5.2. Có thể hủy bỏ hợp đồng tổ chức sự kiện trong trường hợp nào?

Theo Điều 423 quy định trong Bộ luật Dân sự 2015, một bên có quyền hủy bỏ hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại, trong các trường hợp sau đây: 

• Bên còn lại vi phạm hợp đồng là điều kiện hủy bỏ mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.

• Bên còn lại vi phạm nghiêm trọng theo nghĩa vụ trong hợp đồng.

• Trường hợp vi phạm khác do được pháp luật quy định rõ khi thiết lập hợp đồng dịch vụ. 

5.3. Hủy bỏ hợp đồng tổ chức sự kiện có ảnh hưởng gì không?

Khi huỷ bỏ hợp đồng tổ chức sự kiện, nó sẽ không còn hiệu lực từ thời điểm giao kết. Các bên sẽ không còn nghĩa vụ thực hiện các điều khoản theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ những thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và tranh chấp. 

Các bên cần phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận sau khi trừ mọi chi phí hợp lý liên quan đến thực hiện hợp đồng cũng như là chi phí bảo quản, phát triển tài sản. Việc hoàn trả cần được thực hiện bằng hiện vật. Nếu không thể hoàn trả bằng hiện vật sẽ được quy đổi thành tiền để hoàn trả.

Khi hợp đồng hủy bỏ thì mọi điều khoản sẽ không còn hiệu lực

Kết luận

Trên đây là mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện mới nhất mà Sen Xanh Event muốn chia sẻ đến bạn. Nếu các bạn cần thêm thông tin gì, hãy truy cập website: https://senxanhevent.vn/ của để tham khảo. Ngoài ra khi cơ quan hay doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện thì liên hệ ngay với Sen Xanh Event qua hotline 0974468391 để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trong mọi công việc để làm nên chương trình chuyên nghiệp nhất. 

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391