1. Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên, được doanh nghiệp tổ chức mỗi năm một lần ở các nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức sự kiện hay ở chính doanh nghiệp.

Tổ chức hội nghị khách hàng được tổ chức ra với mục đích nhằm giao lưu, gặp gỡ khách hàng để tạo mối quan hệ đồng thời giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng và tạo dựng thương hiệu của mình nhiều hơn với công chúng.

>> Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

2. Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng tuân thủ theo mấy bước:

Thiết lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng được trải qua các bước dưới đây:

2.1. Thiết lập thời gian tổ chức hội nghị khách hàng:

Xác định thời gian tổ chức hội nghị là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, vì xác định sai thời gian có thể khiến sự kiện của  bạn thất bại.

Để thiết lập được thời gian tổ chức đúng ta cần xác định một số yếu tố sau:

• Thứ nhất, đảm bảo rằng thời gian bạn tổ chức hội nghị là khung thời gian mà mọi khách mời đều có thể dành thời gian để tham dự.

• Thứ hai, đảm bảo rằng thể trạng của mọi người đều tốt và đến buổi hội nghị với một tinh thần thoải mái, tránh tổ chức vào những khung giờ sáng, vì đây là khoảng thời gian mà đa số mọi người đều đi làm.

• Thứ 4, nên tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần hoặc buổi tối, vì khung thời gian này là khung thời gian mà mọi công việc và bộn bề của khách mời được gác lại, thời gian dư ra là để dành cho bạn.

2.2. Lên danh sách khách mời cho hội nghị khách hàng:

 Hãy lên kế hoạch một cách cẩn thận và tỉ mỉ trong bước này, vì thiết lập một danh sách khách mời chi tiết cho buổi hội nghị sẽ giúp bạn chuẩn bị cách tiếp đón khách mời chu đáo hơn.

 Bên cạnh đó, việc lên trước danh sách khách mời cũng giúp cho doanh nghiệp bạn ướng lượng được số lượng các thành phần có trong buổi hội nghị, từ đó chuẩn bị không gian và chi phí tổ chức hội nghị sao cho phù hợp.

 Danh sách khách mời của doanh nghiệp ngoài khách hàng, các đại lý ra, thì bạn cũng nên mời các nhà báo hay các bên truyền thông để có thể hỗ trợ bạn trong quá trình truyền thông doanh nghiệp của mình đến với công chúng, từ đó sẽ nhiều người biết đến và tin tưởng doanh nghiệp của bạn hơn.

2.3. Phân bổ nguồn ngân sách cho phù hợp:

 Ngân sách luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm, hãy hoạch định thật chi tiết các khoản mục mà bạn phải chi để đảm bảo chi đúng chỗ mà vẫn đáp ứng được tiêu chuẩn của sự kiện.

 Để hoạch định được chi phí tổ chức sự kiện, bạn nên dựa trên mục đích sự kiện, số lượng khách mời và địa điểm tổ chức để phân bổ ngân sách cho hợp lý.

2.4. Lựa chọn địa điểm tổ chức:

 Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, cần căn cứ vào số lượng người tham dự, vị trí thuận lợi, dễ tìm kiếm cho khách mời, đồng thời chất lượng về âm thanh ánh sáng để không xảy ra sai sót trong quá trình tổ chức.

 Một số địa điểm bạn có thể tham khảo để tổ chức hội nghị là: Trung tâm tổ chức hội nghị hoặc nhà hàng hay khách sạn nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, còn nếu như ngân sách có hạn thì tổ chức tại doanh nghiệp của bạn là hợp lý.

2.5. Lên ý tưởng và xây dựng chủ đề cho buổi hội nghị khách hàng:

Một chủ đề thú vị sẽ khiến cho khách mời không bị chán trong suốt quá trình tổ chức hội nghị.

Chủ đề xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện cần phải thống nhất với nhau, tránh quá nhiều thông điệp cần truyền đạt sẽ làm cho mọi người không thật sự ấn tượng và không biết là doanh nghiệp bạn muốn nói gì.

Ngoài ra, không nên trùng lặp ý tưởng tổ chức hội nghị giữa các năm với nhau, vì sự đổi mới, sáng tạo luôn tạo điểm khác biệt cho doanh nghiệp.

2.6. Lên công tác chuẩn bị cho buổi hội nghị:

 Phân bổ công việc cho từng cá nhân

 Nếu như bạn chọn tổ chức tại trung tâm tổ chức sự kiện hay nhà hàng thì có thể bỏ qua bước này.

Còn nếu như bạn tự tổ chức tại doanh nghiệp thì nên chú ý những điều sau đây:

• Phân chia các hạng mục cần chuẩn bị và phân công cho từng nhóm nhân sự.

• Lên tiến trình để theo dõi và kiểm tra.

• Hãy chia rõ các ban: đối ngoại, hậu cần và ban lễ tang phụ trách từng mảng nhiệm vụ riêng biệt.

Triển khai, thiết lập tổ chức các hạng mục

• Setup hệ thống loa đài, âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp với không gian và không khí của buổi hội nghị.

• Trang trí sân khấu của hội nghị, bày biện hội trường sao cho hài hoà với không gian.

• Chuẩn bị backdrop, pano để đặt quanh hội trường.

• Chuẩn bị hoa cùng với quà tặng cho khách mời.

Tổng duyệt chương trình trước khi hội nghị chính thức bắt đầu

 Để cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và không xảy ra sự cố gì, việc tổng duyệt chương trình là điều hoàn toàn cần thiết.

Tổng duyệt sẽ giúp cho các bộ phận ăn ý với nhau hơn, phối hợp với nhau một cách hài hoà.

2.7. Tiến hành tổ chức:

 Có bốn phần cần quan trọng nhất khi tổ chức hội nghị: Phần đón khách, phần truyền đạt thông điệp và phần tổ chức gameshow, quà tặng tri ân khách hàng.

Hãy làm tốt nhất có thể các hạng mục của sự kiện mà bạn chuẩn bị trước đó.

>> Xem thêm: Tổ chức hội nghị khách hàng với quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Trên đây là các hạng mục cùng với một số điều cần lưu ý trong lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng mà Sen Xanh Event đã chia sẻ, chúc bạn có một buổi hội nghị khách hàng diễn ra thành công tốt đẹp.