Tổ Chức Hội Nghị

1. Hội nghị là gì?

Hội nghị là một khái niệm chỉ các cuộc họp quy mô lớn, có sự sắp xếp, tổ chức bài bản. Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích tổng kết tình hình hoạt động theo tháng, theo quý hoặc năm. Từ đó, các ban ngành trong tổ chức/doanh nghiệp có thể rút ra những kinh nghiệm hữu ích và vạch ra hướng đi mới, phát triển hơn trong tương lai. Nội dung, hình thức của mỗi hội nghị sẽ tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của mỗi đơn vị.

Có thể bạn quan tâm:

Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò Mục đích Quy trình tổ chức

Hội nghị chỉ cuộc họp quy môn lớn có sự sắp xếp, tổ chức bài bản

2. Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức hội nghị là việc cơ quan, doanh nghiệp lên kế hoạch triển khai một cuộc họp quan trọng, quy mô lớn và hoành tráng để bàn về các công việc, chủ đề cụ thể nào đó. Đồng thời tổng kết những thành tựu đạt được, điểm hạn chế còn tồn tại trong thời gian vừa qua. Thông qua đó đúc rút kinh nghiệm và đưa phương hướng hoạt động trong thời gian tiếp theo. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức mà hội nghị cần chuẩn bị những nội dung khác nhau và có cách thiết kế phòng họp phù hợp.

Tổ chức hội nghị là cuộc họp có tổ chức bàn về các công việc, chủ đề cụ thể 

3. Các loại hình hội nghị được tổ chức nhiều nhất hiện nay

Hội nghị có thể diễn ra ở nhiều cơ quan, doanh nghiệp chuyên về những lĩnh vực hoạt động khác nhau. Bởi vậy mà các loại hình hội nghị được tổ chức hiện nay cũng rất đa dạng, điển hình như:

3.1. Tổ chức Hội nghị bán hàng hoặc ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức Hội nghị bán hàng là một loại hình quen thuộc với khách hàng và doanh nghiệp và thường được tổ chức định kỳ. Hoạt động này là cơ hội để các công ty/doanh nghiệp bán hàng, ra mắt hoặc giới thiệu sản phẩm mới đến công chúng, truyền thông và những đối tác. 

Việc tổ chức hội nghị bán hàng hoặc ra mắt sản phẩm mới giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận được với những khách hàng tiềm năng, kích thích nhu cầu sử dụng của khách hàng với những sản phẩm, dịch vụ của công ty.

|>>>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm: Quy trình, Kế hoạch, Chi phí trọn gói

Hội nghị bán hàng hoặc ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp 

3.2. Tổ chức Hội nghị khách hàng/đối tác

Tổ chức Hội nghị khách hàng cũng là một loại hình hội nghị phổ biến. Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích tri ân khách hàng/ đối tác đã đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Đồng thời buổi lễ cũng cho thấy sự tận tâm và chuyên nghiệp của mỗi đơn vị công ty/doanh nghiệp trong chiến lược kinh doanh của mình.

Tại hội nghị, đại diện doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn chân thành và thể hiện mong muốn hợp tác dài lâu với khách hàng/đối tác. Từ đó có thể xây dựng thương hiệu ngày càng lớn mạnh bền vững hơn. Sau đó, gửi tặng đến khách hàng/đối tác những món quà và tôn vinh thành tích xuất sắc đã đạt được.

3.3. Tổ chức Hội nghị sơ kết/ tổng kết  

Tổ chức Hội nghị sơ kết, tổng kết là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên của các đơn vị, doanh nghiệp với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, từng ban ngành sẽ đưa ra kế hoạch phát triển trong thời gian tiếp theo. Đối với loại hình hội nghị này thường không đặt nặng về hình thức mà đầu tư nhiều hơn cho nội dung.

Hội nghị sơ kết, tổng kết là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên

4. Mục đích hướng đến của việc tổ chức hội nghị

Hội nghị thường được các doanh nghiệp tổ chức với mục đích chính là phát triển thương hiệu. Mặt khác sự kiện này còn diễn ra nhằm mục tiêu như sau:

• Tăng cường tối đa hiệu ứng từ truyền thông để tạo những dấu ấn đặc biệt trong khách háng/đối tá.
• Hỗ trợ các công ty, doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ.
• Làm thay đổi các nhận thức của công chúng, người tiêu dùng hay khách hàng từ việc thực hiện truyền thông đối với một thương hiệu hay sản phẩm của công ty, đơn vị nào đó.
• Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để có thể gia tăng doanh số; giới thiệu về những chính sách ưu đãi hay kênh phân phối cụ thể…

|>>>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

Tổ Chức Gala Dinner là gì? Quy trình tổ chức Gala Dinner A-Z

Hội nghị được tổ chức với mục đích chính là phát triển thương hiệu

5. Vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc tổ chức hội nghị

Trên thực tế mỗi cuộc hội nghị, hội thảo diễn ra đều có những vai trò, ý nghĩa khác nhau, mang đến lợi ích cho cơ quan, doanh nghiệp. Dưới đây là một số ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị bạn có thể tham khảo:

5.1. Quảng bá hình ảnh thương hiệu

Các công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức một hội nghị với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên mục đích chính vẫn là quảng bá hình ảnh của đơn vị mình. Đối với các hội nghị mang tầm cỡ quốc gia thì đây còn là cơ hội để xây dựng thương hiệu, thu hút vốn đầu tư trong và ngoài nước…

Hội nghị là cơ hội để xây dựng thương hiệu, thu hút vốn đầu tư

5.2. Giới thiệu và phát triển sản phẩm, dịch vụ

Tổ chức hội nghị cũng là dịp để khách hàng biết thêm về những sản phẩm của doanh nghiệp. Theo các chuyên gia về kinh tế, đây chính là một cách hiệu quả để doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm mới ra thị trường. Đặc biệt là việc tạo sự kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, trong mỗi cuộc hội nghị, từng ban ngành trong doanh nghiệp, tổ chức sẽ nhìn lại chính mình. Từ đó đưa ra được những điểm mạnh, điểm yếu và khó khăn gặp phải. Trên cơ sở này mỗi đơn vị sẽ xây dựng phương án xử lý kịp thời, nâng cấp sản phẩm, dịch vụ đạt chất lượng tối ưu hơn.

5.3. Thu hút sự chú ý của khách hàng, công chúng

Những chương trình hội nghị quy mô lớn, có hệ thống truyền thông chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá và thu hút sự quan tâm của khách hàng cũng như công chúng. Tất cả hình ảnh, video của buổi hội nghị khi được đưa lên nền tảng mạng xã hội có thể được nhiều người biết đến hơn. Nhờ vậy mà độ nhận diện thương hiệu ngày càng trở nên rộng rãi.

5.4. Củng cố và phát triển mối quan hệ với khách hàng/đối tác

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chính là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ thân thiết và gần gũi với khách hàng của mình. Trong buổi hội nghị, doanh nghiệp có thể dành tặng khách hàng thân thiết những món quà. Điều này giúp khách hàng luôn ghi nhớ về sản phẩm, thương hiệu của bạn để quay lại mua hàng vào lần sau.

|>>>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

Tổ chức lễ khánh thành - Quy trình Ý tưởng Kịch bản tổ chức

Hội nghị giúp củng cố và phát triển mối quan hệ với khách hàng

6. Quy trình các bước tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, đầy đủ nhất

Tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng hội nghị mà các bạn có thể chia thành những bước khác nhau. Nhưng nhìn chung, tổ chức hội nghị thường được tiến hàng qua các bước sau:

Bước 1: Xác định chủ đề khi làm hội nghị

Chủ đề chính là cơ sở phác thảo nội dung kế hoạch cho mỗi chương trình hội nghị. Do đó, việc quan trọng đầu tiên chúng ta cần làm trong khâu tổ chức là xác định chủ đề. Nhờ đó mà việc chuẩn bị tài liệu, nội dung công việc, bố trí trang thiết bị trên sân khấu trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

Bước 2 : Lên kế hoạch cụ thể cho hội nghị

Lập kế hoạch là bước vô cùng quan trọng khi tổ chức hội nghị để các bạn có thể bám sát và thực hiện theo từng bước nhằm đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch. Trong kế hoạch tổ chức, cần xác định rõ:

• Mục đích, yêu cầu cần đạt được khi làm hội nghị.
• Nội dung hội nghị sẽ được truyền đạt và dự trù thời gian cho các bài phát biểu của khách mời.
• Lên dự trù kinh phí để làm hội nghị, đảm bảo theo đúng kế hoạch cho các mục chính đưa ra trước đó.
• Lên danh sách khách mời cụ thể và chi tiết.
• Chuẩn bị các nội dung kịch bản cho khai mạc, bế mạc hội nghị.
• Lên phương án dự trù những sự cố có thể xảy ra.

Chúng ta cần lập kế hoạch cụ thể khi tổ chức hội nghị 

Bước 3 : Lựa chọn địa điểm, xác định thời gian tổ chức

Lựa chọn địa điểm cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị. Trong đó, phải  đảm bảo giao thông thuận lợi, an ninh tốt và có đầy đủ trang thiết bị cần thiết như sân khấu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng…

Xác định cụ thể thời gian tổ chức là điều vô cùng quan trọng vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Việc quyết định thời gian tổ chức cần được xác định sớm để kịp thông báo, gửi thiệp tới khách mời.

Bước 4 : Quá trình chuẩn bị để tổ chức  

Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết, xác định thời gian, lựa chọn địa điểm tổ chức, các bạn cần bắt đầu thực hiện những công việc sau:

• Chuẩn bị về không gian tổ chức hội nghị và đảm bảo đầy đủ những trang thiết bị luôn sẵn sàng cho các bài phát biểu.
• Chuẩn bị tiệc hội nghị để đãi khách mời như tiệc teabreak, tiệc finger food, nghỉ ngơi, đưa đón (nếu cần thiết).
• Truyền thông cho hội nghị trước khi tổ chức.
• In ấn các tài liệu cho khách mời.
• In và gửi thiệp mời cho khách tham dự.

Lên kế hoạch truyền thông cho hội nghị trước khi tổ chức

Bước 5 : Tổ chức hội nghị

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết, chúng ta tiến hành tổ chức buổi hội nghị. Trong quá trình này luôn cần có một người điều phối trực tiếp để mọi khâu hoạt động đều có sự phối hợp ăn ý, chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, cần chú ý đến khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp chỗ ngồi, điều hành hội trường và nội dung kỹ thuật. Ngoài ra cũng phải bố trí nhân sự để theo sát và xử lý linh hoạt các sự cố có thể xảy ra về kỹ thuật, khách mời…

Bước 6: Kết thúc hội nghị 

Tại phần kết thúc hội nghị, đại diện doanh nghiệp, tổ chức sẽ lên sân khấu tổng kết nội dung chương trình. Ở phần này có thể kết hợp tặng quà cho khách mời, người tham dự hoặc gửi thêm những tài liệu để các ban ngành, khách mời nghiên cứu và áp dụng phù hợp vào thực tiễn.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của hội nghị

Sau khi kết thúc hội nghị, ban tổ chức cần đánh giá mức độ thành công của hội nghị. Việc đánh giá này dựa trên số lượng khách mời thực tế tham dự chương trình và tổng kết lại những điều còn thiếu sót, chưa hài lòng trong quá trình tổ chức để rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần sau.

Đánh giá hiệu quả sau khi tổ chức một hội nghị

7. Chi phí để tổ chức hội nghị cho cơ quan, doanh nghiệp

Mức chi phí để tổ chức cho một hội nghị thường không có sự cố định ở con số cụ thể. Bởi tổng kinh phí sẽ phụ thuộc vào quy mô, chủ đề và hình thức khi tổ chức chương trình hội nghị. Dưới đây là một số loại chi phí cơ bản mà cơ quan, doanh nghiệp cần bỏ ra khi thực hiện chương trình:

7.1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị

Chi phí thuê địa điểm tổ chức là mức phí cố định mà bất cứ hội nghị nào cũng phải sử dụng. Trừ khi lựa chọn tổ chức ngay tại văn phòng của công ty. Trong đó, chi phí địa điểm sẽ phụ thuộc vào số lượng thành viên, khách mời tham gia hội nghị. Từ các yếu tố này, ban tổ chức có thể lựa chọn địa điểm có sức chứa và kinh phí phù hợp.

|>>>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

Tổ Chức Hội Thảo là gì? Quy trình Ý tưởng Kịch bản

Chi phí chọn địa điểm tổ chức sẽ tùy thuộc vào quy mô hội nghị

7.2. Tiệc nhẹ, tiệc trà cho hội nghị

Phục vụ tiệc nhẹ, tiệc trà là dịch vụ thường có trong các buổi hội nghị. Cũng tùy thuộc vào hình thức và quy mô của từng hội nghị mà có thể sử dụng các dịch vụ ăn tiệc, ăn nhẹ hay trà nước. Chi phí thực hiện này cũng linh động vì sản phẩm cung cấp cũng có nhiều mức giá khác nhau để bạn lựa chọn, giao động từ 75.000 - 200.000 đồng/xuất/người. 

7.3. Chi phí thuê công cụ, thiết bị hỗ trợ cho hội nghị

Với những buổi hội nghị cần nhiều công cụ hỗ trợ như màn chiếu, máy chiếu, loa đài, âm thanh, màn LED…thì chi phí sẽ nhiều hơn. Bởi vậy chi phí thuê thiết bị sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng khách hàng. Bên cạnh đó, cũng có nhiều địa điểm tổ chức sẽ được hỗ trợ bạn các thiết bị này.

7.4. Chi phí thuê nhân sự setup, phục vụ, hỗ trợ

Đối với các buổi hội nghị có quy mô lớn thì việc thuê nhân sự hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết. Các nhân sự này sẽ đảm bảo chương trình hội nghị của bạn diễn ra theo đúng kế hoạch, khách mời được phục vụ chu đáo và tận tình. 

Chi phí thuê nhân sự setup, phục vụ, hỗ trợ hội nghị

7.5. Một số chi phí khác khi tổ chức hội nghị 

• Chi phí thuê trang trí, decor chương trình, sân khấu, setup khu vực photobooth chụp ảnh
• Chi phí thuê đội media để làm truyền thông cho hội nghị.
• Chi phí in ấn poster, làm biển quảng cáo.
• Chi phí thuê vũ đoàn biểu diễn, nhảy trong chương trình.
• Chi phí làm quà tặng cho khách mời.

8. Một số lưu ý giúp hội nghị được tổ chức thành công

Muốn có một chương trình sự kiện thành công đòi hỏi bạn phải chuẩn bị rất nhiều thứ và có những kiến thức, kỹ năng về mảng hội nghị mà công ty hướng đến. Hãy cùng Senxanhevent điểm qua những lưu ý tổ chức hội nghị gì để đảm bảo hội nghĩ diễn ra thuận lợi nhất dưới đây nhé:

8.1. Lên ý tưởng cho chương trình

Việc lên ý tưởng, chủ đề hội nghị đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Chủ đề chương trình cần ngắn gọn và nêu bật được thông điệp muốn truyền tải. Do vậy, hãy thăm dò ý kiến của những khách hàng tiềm năng để tìm ra chủ đề mà họ muốn tìm hiểu nhất. Sau đó, dựa vào các ý kiến này để lên ý tưởng, đưa ra chủ đề cho cuộc hội nghị. Một số hội nghị được tổ chức để tổng kết tình hình công việc, thi đua trong thời gian qua. Vì vậy mà khi lên ý tưởng chúng ta cũng nên dựa vào mục đích này để đảm bảo hiệu quả tốt.

8.2. Mời chuyên gia tham gia hội nghị để tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội nghị, nếu có khách mời là chuyên gia sẽ giúp tạo sự tin tưởng và uy tín cho chương trình. Đồng thời nó còn giúp tỷ lệ chuyển đổi đến khách hàng được nâng cao. Do vậy, bạn nên chọn những chuyên gia nổi tiếng trong những lĩnh vực, ngành nghề mà hội nghị hướng đến và chuẩn bị câu hỏi riêng cho từng chuyên gia.

Mời chuyên gia tham gia hội nghị để tạo sự tin tưởng

8.3. Lựa chọn địa điểm để tổ chức hội nghị phù hợp

Trong khâu tổ chức việc lựa chọn địa điểm cũng là điều cực kỳ quan trọng. Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị mà lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Một số vấn đề mà bạn cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm như sau:

• Nếu hội nghị đòi hỏi sự nghiêm túc, trang trọng thì lựa chọn địa điểm tổ chức có dịch vụ chuyên nghiệp, hình thức đẹp, cao cấp và nhất là cần đảm bảo sự yên tĩnh và riêng tư.
•  Chọn địa điểm cần dựa trên số người tham dự. Bạn cần tính toán kỹ số lượng người tham dự để chọn địa điểm tổ chức phù hợp.  
• Lựa chọn địa điểm tổ chức cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm như sân khấu, âm thanh, máy chiếu…
• Lựa chọn nơi tổ chức nên chú ý đến vấn đề giao thông, các tiện ích khác mà địa điểm tổ chức giúp khách mời dễ dàng đi lại và đảm bảo đúng thời gian.

8.4. Thu thập thông tin về khách hàng tham dự

Việc thu thập thông tin của khách mời tham dự hội nghị cũng không kém phần quan trọng vì đối với  doanh nghiệp, mục đích chính khi tổ chức hội nghị đó là củng cố, tăng cường mối quan hệ với các khách hàng cũ và tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng. Có rất nhiều hình thức để bạn lấy thông tin khách hàng như: điền form online, nhận email, sử dụng thẻ thành viên…  

Thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng tham dự

8.5. Truyền thông, quảng cáo cho hội nghị

Truyền thông, quảng cáo cũng là một cách giúp hội nghị được nhiều người biết đến và xây dựng thương hiệu, tạo lòng tin đến khách hàng, công chúng. Một vấn đề mà các bạn cần lưu ý đến là thời gian. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì sẽ làm giảm sức nóng của hội nghị khiến người tham dự chủ quan không đăng ký. 

Tuy nhiên, thời gian truyền thông cũng được quá trễ vì nó sẽ làm người tham dự khó khăn khi sắp xếp lịch tham dự. Tốt nhất, hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 - 2 tuần trước hội nghị. Các bạn có thể sử dụng một số kênh truyền thông để tuyên truyền về hội nghị như: Email, báo chí, các diễn đàn, mạng xã hội… Tùy vào tính chất, quy mô và đối tượng khách hàng mà hội nghị hướng đến để bạn chọn kênh truyền thông phù hợp.

8.6. Chọn đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Để có một hội nghị chuyên nghiệp, đảm bảo đầy đủ những tiêu chí: sang trọng, không gian rộng rãi, giao thông thuận lợi thì doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị uy tín. Ưu tiên đơn vị có bề dày kinh nghiệm lâu năm, cung cấp cơ sở vật chất hiện đại, nhân viên phục vụ nhanh nhạy. Như vậy chương trình hội họp luôn diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả tối ưu.

Lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị trọn gói chuyên nghiệp

9. Một số ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

9.1. Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với show ca nhạc

Một ý tưởng sáng tạo và thú vị cho các doanh nghiệp trẻ là kết hợp tổ chức hội nghị khách hàng với một chương trình âm nhạc đặc sắc. Thông qua việc kết hợp giữa hội nghị và show âm nhạc, doanh nghiệp có thể thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng và tạo ra một sự kiện thật sôi động và hấp dẫn.

Một trong những điểm nhấn cho chương trình này là hệ thống âm thanh và ánh sáng tinh tế, tạo nên một không gian vui vẻ, cuốn hút và đầy sức sống. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể mời các ca sĩ nổi tiếng để tăng thêm phần sôi động, hoặc kết hợp các hoạt động văn nghệ để giao lưu với khách hàng, từ đó tăng cường sự gắn bó và tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng.

Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với show ca nhạc

Một trong những lợi ích của việc tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với show âm nhạc đó là hình ảnh của công ty sẽ được lan tỏa rộng rãi trên mạng xã hội mà không cần tốn nhiều chi phí quảng bá. Với sự xuất hiện của các ca sĩ nổi tiếng và các hoạt động văn nghệ, khách hàng sẽ chắc chắn tạo ra nhiều bức ảnh, chia sẻ và tăng cường tính nhân văn cho công ty, giúp xây dựng hình ảnh đẹp và tăng cường lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

9.2. Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với tiệc liên hoan

Kết hợp một buổi tiệc liên hoan vào chương trình hội nghị là một cách tuyệt vời để tạo ra một không khí thoải mái và thân thiện cho khách hàng. Thay vì chỉ tập trung vào những thông tin khô khan trong buổi hội nghị thông thường, một buổi tiệc liên hoan sẽ tạo ra một không gian thư giãn, nơi mọi người có thể giao lưu và tương tác với nhau một cách tự nhiên hơn.

Tuy nhiên, khi tổ chức một buổi tiệc liên hoan để kết hợp với chương trình hội nghị, cần phải lưu ý đến một số yếu tố quan trọng như hình thức, chất lượng và tính thẩm mỹ. Một buổi tiệc liên hoan hoành tráng và sang trọng sẽ giúp tạo ấn tượng tốt và ghi điểm trong mắt khách hàng, đặc biệt là những khách hàng quan trọng và VIP.

Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với tiệc liên hoan

Hiện nay, có rất nhiều loại hình tiệc ngọt được sử dụng trong các buổi tiệc liên hoan, từ buffet cho đến tiệc finger food hay tiệc trà teabreak. Các loại hình tiệc này không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí tổ chức mà còn mang đến sự mới lạ và độc đáo cho khách hàng. Tùy vào quy mô và số lượng khách hàng, các loại hình tiệc này có thể phục vụ từ 20 đến 300 khách và vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và sang trọng, tạo nên một không gian ấn tượng và đáng nhớ cho khách hàng.

9.3. Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp các trò chơi rút thăm trúng quà

Trong một chương trình hội nghị tri ân khách hàng, việc tặng quà là một trong những phần không thể thiếu. Để tạo sự khác biệt và thu hút sự quan tâm của khách mời, doanh nghiệp có thể kết hợp với các hoạt động rút thăm trúng thưởng hoặc quay số may mắn.

Tuy nhiên, để phù hợp với quy mô hội nghị và mức độ quan tâm của khách hàng, doanh nghiệp cần phải lựa chọn các món quà có giá trị cao như: sản phẩm công nghệ, xe máy, điện tử, hay các sản phẩm tiện ích trong cuộc sống.

Ngoài ra, việc đưa ra các gói dịch vụ hoặc voucher giảm giá cũng là một lựa chọn khá hợp lý. Các gói dịch vụ và voucher giảm giá này sẽ không chỉ làm quà tri ân tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình đến với công chúng. Với sự kết hợp tinh tế giữa các hoạt động và món quà tri ân, doanh nghiệp sẽ tạo được sự ấn tượng đáng nhớ trong lòng khách hàng.

Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp các trò chơi rút thăm trúng quà

9.4. Hội nghị khách hàng với ý tưởng vinh danh trao thưởng

Tổ chức buổi lễ vinh danh khách hàng cũng là một cách tuyệt vời để doanh nghiệp thể hiện lòng cảm ơn và tri ân đến với những khách hàng, đối tác đã ủng hộ trong suốt một năm qua. Điều này không chỉ giúp tăng tính gắn kết giữa doanh nghiệp và khách hàng mà còn giúp thúc đẩy sự phát triển của công ty trong tương lai.

Trong buổi lễ, doanh nghiệp có thể trao thưởng cho những khách hàng, đối tác đã đạt được những thành tích xuất sắc, những đóng góp đáng kể đến sự phát triển của doanh nghiệp. Phần quà thưởng thường là những sản phẩm có giá trị cao như ô tô, đồ điện tử, du lịch nước ngoài,...

Hội nghị khách hàng với ý tưởng vinh danh trao thưởng

Cùng với việc trao thưởng, doanh nghiệp cũng có thể tổ chức buổi tiệc, sự kiện ấn tượng với nhiều hoạt động thú vị như biểu diễn nghệ thuật, nhạc sống, múa lân... Điều này sẽ giúp tạo ra bầu không khí sôi động, ấm áp trong buổi lễ và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể mời các đối tác, khách hàng tiềm năng để tham dự buổi lễ và tạo dựng mối quan hệ tốt hơn trong tương lai. Tất cả những điều này sẽ giúp cho buổi lễ trở nên đáng nhớ và thể hiện được sự chuyên nghiệp, đẳng cấp của doanh nghiệp.

9.5. Kết hợp hội nghị khách hàng với “dạ tiệc doanh nhân”

Một ý tưởng thú vị và sang trọng cho các sự kiện cảm ơn khách hàng vào cuối năm đó là kết hợp hội nghị với “dạ tiệc doanh nhân”. Đây sẽ là một không gian tuyệt vời để giao lưu, tham gia các hoạt động, đồng thời cũng là dịp để kết nối tập thể doanh nghiệp với khách hàng.

Tại đây, khách hàng và doanh nghiệp sẽ có thể tham gia vào các cuộc thi, như cuộc thi tiếng hát doanh nhân, thời trang doanh nhân, để thể hiện tinh thần doanh nhân của mình. Những cá nhân hoặc tập thể xuất sắc nhất sẽ được trao những phần thưởng vô cùng giá trị từ doanh nghiệp, tạo ra sự độc đáo và thu hút cho buổi tiệc.

Ngoài ra, không gian của buổi tiệc cũng sẽ được bố trí sang trọng và ấm áp, để mang đến cho khách hàng và doanh nghiệp cảm giác thoải mái và thư giãn. Việc tham gia vào buổi tiệc cũng sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng và nâng cao mối quan hệ với các đối tác quan trọng.

Kết hợp hội nghị khách hàng với “dạ tiệc doanh nhân”

10. Những lý do nên chọn một công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị hiện nay là xu hướng mà nhiều doanh nghiệp luôn hướng đến để công chúng biết đến thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm của mình. Tuy nhiên, để thành công tổ chức một hội nghị thì đòi hỏi cần có rất nhiều công đoạn phải hoàn thành. Vì thế mà việc chọn một công ty tổ chức trở nên vô cùng phổ biến. Dưới đây là 5 lý do vì sao nên thuê công ty tổ chức chuyên nghiệp bạn nên nắm rõ:

10.1. Công ty tổ chức có chuyên môn và nhiều kinh nghiệm

Một hội nghị dù lớn hay nhỏ cũng luôn cần được tổ chức chuyên nghiệp. Nhất là quá trình thực hiện luôn có rất nhiều khâu, nhiều thứ phải chuẩn bị và hoàn thành đúng kế hoạch. Với công ty tổ chức thì họ luôn có đủ chuyên môn và kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân sự chất lượng để có thể giải quyết mọi công việc từ lý thuyết đến hiện thực cho khách hàng.

10.2. Tiết kiệm chi phí cho sự kiện

Mỗi công ty luôn có thể thực hiện một hội nghị thành công dựa trên ngân sách mà khách hàng đưa ra. Đồng thời, họ còn có các dịch vụ đi kèm hay có mối quan hệ thân thiện với những đơn vị cung cấp thiết bị cho sự kiện nên bạn sẽ nhận được mức giá tốt nhất. Còn tự tổ chức hội nghị thì các bạn khó nhận được những ưu đãi này, do vậy mà tiết kiệm một phần chi phí cho sự kiện.

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín giúp giảm chi phí

10.3. Tiết kiệm thời gian thực hiện

Khi tổ chức hội nghị chúng ta cần chuẩn bị nhiều công đoạn khác nhau. Đặc biệt đối với chương trình quy mô lớn thì rất khó để hoàn thành tất cả mọi việc theo đúng thời gian. Tuy nhiên nếu thuê dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ lên kế hoạch cụ thể và chịu trách nhiệm thực hiện. Vì thế, bạn có điều kiện để giám sát hội nghị được thực hiện tốt nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian để hoàn thành công việc khác quan trọng hơn.

10.4. Mối quan hệ báo chí - truyền thông chặt chẽ

Các công ty tổ chức sự kiện luôn có mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan, tổ chức ở nhiều lĩnh vực, nhất là cơ quan báo chí truyền thông. Do vậy, khi thuê công ty tổ chức hội nghị họ không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn giúp bạn quảng bá được sự kiện của doanh nghiệp bạn đến những khách hàng hoặc công chúng một cách rộng rãi nhất.

10.5. Giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra cho hội nghị

Quản lý rủi ro là yếu tố cực kỳ quan trọng để một hội nghị được tổ chức thành công. Nếu tự tổ chức hội nghị rất khó để bạn có thể quản lý rủi ro khi thiếu kinh nghiệm. Còn với các công ty tổ chức sự kiện, nhờ có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao sẽ luôn có kế hoạch dự phòng cụ thể và phù hợp cho từng trường hợp khác nhau. Điều quan trọng nhất là bạn cần tìm hiểu và chọn thuê công ty tổ chức uy tín và chuyên nghiệpCông ty tổ chức chuyên nghiệp giảm rủi ro khi làm hội nghị

Công ty tổ chức chuyên nghiệp giảm rủi ro khi làm hội nghị

11. Sen Xanh Event - Công ty tổ chức hội nghị trọn gói, chuyên nghiệp

Sen Xanh Event được biết đến là một công ty tổ chức hội nghị trọn gói uy tin tại khu vực miền Bắc. Trải qua hành trình hơn 12 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, công ty đang dần trở thành cái tên được nhiều khách hàng và đối tác ưu tiên lựa chọn. Một trong những thế mạnh của Sen Xanh Event có thể kể đến là các chương trình hội nghị hay hoạt động team building đặc biệt. Lý do mà khách hàng nên chọn dịch vụ tổ chức hội nghị của Sen Xanh Event:

• Chúng tôi áp dụng quy trình làm việc bài bản, chi tiết và nhanh chóng. Mọi khâu làm việc đều có sự giám sát chặt chẽ để đảm bảo không xảy ra sự cố, sai sót làm ảnh hưởng đến chương trình. 
• Nhân sự phục vụ sự kiện là những người giàu kinh nghiệm. Họ làm việc với tinh thần năng động, nhiệt tình, chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
• Sen Xanh Event cung cấp hệ thống trang thiết bị phục vụ tổ chức hội nghị hiện đại, đồng bộ với giá thành tốt nhất.
• Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của công ty sẽ hỗ trợ từ A - Z tất cả các khâu: từ lên ý tưởng, chủ đề, trang trí phòng họp, bố trí thiết bị cho đến lên kịch bản, cung cấp MC, tiết mục văn nghệ…

Sen Xanh Event công ty tổ chức hội nghị trọn gói, chuyên nghiệp

Kết luận

Trên đây là tất cả những thông tin chi tiết về quy trình tổ chức hội nghị mà Sen Xanh Event muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng với nguồn kiến thức trên có thể giúp doanh nghiệp tổ chức được một hội nghị thành công và chuyên nghiệp. Nếu bạn cần đơn vị tổ chức hội nghị trọn gói uy tín, hãy liên hệ ngay Sen Xanh Event qua hotline 0974.468.391 để được tư vấn và hỗ trợ 24/7 bạn nhé!