TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là buổi lễ được công ty, doanh nghiệp tổ chức để giới thiệu, công khai một sản phẩm hoặc dịch vụ lần đầu tiên ra mắt người dùng và giới truyền thông. Khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thì doanh nghiệp sẽ công bố về đặc điểm, mức giá bán và các tính năng ưu việt của phiên bản mới nhất so với những sản phẩm cùng phân khúc trên thị trường. Thông qua sự kiện này có thể tạo nên sự kết nối giữa sản phẩm với khách hàng, đối tác nhanh hơn.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới do công ty, doanh nghiệp tổ chức

Ý nghĩa, vai trò của tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Buổi lễ ra mắt sản phẩm được xem là cột mốc đánh dấu bước tiến quan trọng trong sự nghiệp kinh doanh của một công ty. Đồng thời việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng có ý nghĩa to lớn trong việc quảng bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu công ty đến với khách hàng, đối tác làm ăn của mình.

1. Giới thiệu sản phẩm, thương hiệu mới trước người dùng

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ giúp doanh nghiệp giới thiệu về sản phẩm mới của thương hiệu mình với những đặc điểm, tính năng và giá trị nổi bật. Thông qua buổi lễ, khách hàng có thể dễ dàng nhận diện sản phẩm mới của công ty trên thị trường. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với thương hiệu mới thành lập.

Trong buổi lễ doanh nghiệp sẽ giới thiệu về sản phẩm mới

2. Tạo trải nghiệm thực tế, khuyến khích khách hàng mua sản phẩm

Khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, khách hàng sẽ có điều kiện để tận mắt chứng kiến và dùng thử sản phẩm. Việc trực tiếp được dùng thử sản phẩm mới làm cho khách hàng cảm thấy thú vị, kích thích ham muốn mua hàng để trải nghiệm những tính năng ưu việt nhất của món đồ. Họ còn giới thiệu lên các trang mạng xã hội để bạn bè, người thân biết đến một cách rộng rãi hơn.

3. Cập nhật phản hồi khách quan nhất của người tiêu dùng

Thông qua hoạt động quan sát, dùng thử những vị khách mời tham gia vào buổi lễ ra mắt sẽ đưa ra những đánh giá chân thực về tính năng, công dụng và chất lượng sản phẩm. Từ đó doanh nghiệp có thể nhìn nhận thấy điểm mạnh, điểm yếu của mặt hàng để lên kế hoạch sửa chữa, khắc phục trước khi chính thức bày bán, phân phối rộng rãi trên thị trường.

Khách hàng được tận mắt chứng kiến và dùng thử sản phẩm

4. Kết nối người dùng có cùng thị hiếu, thói quen sử dụng sản phẩm

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới công ty là dịp để doanh nghiệp tìm kiếm, kết nối được những khách hàng có chung sở thích, niềm đam mê. Từ đó doanh nghiệp sẽ tiếp cận dễ dàng đến tệp khách hàng tiềm năng, mở rộng thị phần và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh tăng nhanh ngay ở giai đoạn đầu.

5. Tạo hiệu ứng truyền thông tốt để thúc đẩy kinh doanh

Một sự kiện ra mắt sản phẩm mới luôn được công khai và có nhiều người biết đến. Điều này gây sự chú ý, tò mò đối với người tiêu dùng. Không những thế, trong buổi lễ còn có sự hiện diện của khách hàng và đối tác quan trọng giúp tạo hiệu ứng truyền thông nhất định. 

Đối với các sản phẩm, đồ dùng công nghệ, thiết bị… của thương hiệu lớn còn có sự tham gia của cơ quan báo chí, đơn vị truyền thông. Như vậy việc quảng bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu sẽ trở nên thuận lợi, đạt hiệu quả tối ưu.

Sự kiện tạo hiệu ứng truyền thông tốt để thúc đẩy kinh doanh

Tổng hợp 4 ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Nếu muốn tổ chức buổi lễ ra mắt sản phẩm mới thành công tốt đẹp, chúng ta cần chọn hình thức tổ chức phù hợp với quy mô cũng như tính chất của buổi lễ. Dưới đây là tổng hợp 4 ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả, gây ấn tượng bạn có thể tham khảo và áp dụng:

1. Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới

Họp báo ra mắt sản phẩm (Press Conference) là cách hiệu quả để doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ của mình đến với khách hàng, đối tác. Khi tổ chức sự kiện theo phương thức này, chúng ta cần chuẩn bị thông điệp gửi đến các kênh truyền thông sao cho cuốn hút, gây tò mò. 

Đồng thời, thông cáo báo chí đưa ra phải đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích và được đăng tải trên phương tiện dễ dàng thu hút lượng lớn khách hàng mục tiêu. Nếu mời các cơ quan báo chí lớn, uy tín đến dự sự kiện thì thông điệp sản phẩm của thương hiệu càng được lan tỏa rộng rãi.

Doanh nghiệp tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới

2. Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới theo ý tưởng Event Launching

Trong sự kiện Event Launching, doanh nghiệp sẽ mời các bên báo chí, đối tác, khách hàng đến dùng tiệc, quay thưởng, nhận và và trực tiếp trải nghiệm sản phẩm mới. Điều quan trọng trong sự kiện này là làm thế nào để báo chí truyền thông và khách hàng dùng thử nhận thấy được những lợi ích, tiềm năng nổi bật của món hàng so với các sản phẩm cùng phân khúc trên thị trường. Ngoài ra, chi phí của một buổi lễ Event launching cũng khá cao, yêu cầu sự tỉ mỉ trong từng chi tiết. Bởi vậy nếu muốn đạt được thành công mỹ mãn, doanh nghiệp bạn nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Tổ chức sự kiện theo ý tưởng Event Launching

3. Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới bằng hình thức roadshow 

Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới theo hình thức roadshow thì chúng ta sẽ phải thay đổi địa điểm liên tục tại những nơi tập trung dân cư đông đúc. Hình thức roadshow thường xây dựng đội hình nhiều người, mặc đồng phục mang dấu ấn thương hiệu của công ty. Họ sẽ điều khiển phương tiện giao thông chạy trên các tuyến đường huyết mạch đông người, khu trung tâm thương mại lớn. 

Mục đích của hoạt động này là thu hút sự quan tâm và ghi dấu ấn với người tiêu dùng về hình ảnh công ty, sản phẩm mới ra mắt. Tuy nhiên, khi tổ chức một sự kiện roadshow chúng ta có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát và vận hành đội ngũ nhân viên tham gia. Chưa kể ban tổ chức phải hoàn thành các thủ tục pháp lý và đảm bảo an ninh trật tự cho tuyến phố di chuyển qua.

Tổ chức roadshow cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

4. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới bằng việc phát mẫu dùng thử gây sự chú ý của đám đông

Nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập và cho ra mắt sản phẩm lần đầu tiên thì có thể thử cách tiếp cận khách hàng bằng việc tổ chức sự kiện phát mẫu dùng thử để gây sự chú ý của đám đông. Theo đó, đội ngũ nhân viên tham gia sự kiện sẽ lập các gian hàng nhỏ ở nhiều địa điểm khác nhau như: chợ lớn, trung tâm thương mại, cửa hàng tiêu dùng, nơi tập trung đông dân cư… Ở mỗi gian hàng, nhân viên phát mẫu dùng thử miễn phí cho mọi người. Đây được xem là cách tiếp cận khách hàng nhanh chóng, hiệu quả nhất mà không tốn quá nhiều chi phí đầu tư để tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện phát mẫu dùng thử gây sự chú ý của đám đông

Quy trình 6 bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới công ty

Khi tổ chức bất kỳ buổi lễ ra mắt sản phẩm mới chúng ta cũng phải có quy trình làm việc bài bản và mang tính chuyên nghiệp. Đối với sự kiện ra mắt sản phẩm công ty quy trình tổ chức gồm 6 bước quan trọng như sau:

Bước 1: Tìm hiểu và nắm rõ các thông tin về sản phẩm

Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích chính là giới thiệu sản phẩm mới và thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp. Do đó, việc đầu tiên chúng ta phải làm là nắm rõ các thông tin về sản phẩm. Thông tin cần tìm hiểu kỹ về sản phẩm mới bao gồm: loại hình sản phẩm, đối tượng khách hàng hướng đến, nhu cầu sử dụng trên thị trường. Đồng thời, bạn cũng nên xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu, sự tương đồng và khác biệt của sản phẩm với đối thủ cạnh tranh. 

Bước 2: Xác định thời gian và điểm điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Lựa chọn thời gian để Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới công ty cũng là yếu tố cần chú trọng. Chúng ta nên chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần trong khung giờ 8 - 10h sáng hoặc 2 - 4h chiều để thu hút số lượng lớn người tham dự. Từ đó tạo hiệu quả truyền thông, quảng cáo tốt hơn.

Về địa điểm tổ chức thì sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện. Tuy nhiên bạn nên ưu tiên chọn nơi rộng rãi, thoáng mát, có điều kiện giao thông thuận tiện cho việc di chuyển. Đặc biệt, địa điểm diễn ra sự kiện phải có sự mới lạ nhằm tạo cảm giác hào hứng cho khách mời tham gia.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện rộng rãi, thoáng mát, di chuyển thuận tiện

Bước 3: Lập ý tưởng tổ chức buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới được tổ chức, setup, trang trí độc đáo và sáng tạo chắc chắn sẽ tạo dấu ấn sâu đậm với đối tác, khách hàng tham dự. Khi lên ý tưởng, chúng ta phải lấy sản phẩm làm trung tâm. Trên cơ sở thông tin nghiên cứu về sản phẩm, doanh nghiệp, bạn có thể xác định chủ đề xuyên suốt toàn bộ buổi lễ và thể hiện rõ thông điệp cũng như mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng đến. 

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Khi đã lên ý tưởng, xác định chủ đề cho sự kiện, chúng ta lên kế hoạch tổ chức bài bản cho chương trình. Việc sắp xếp, lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp buổi lễ ra mắt sản phẩm mới diễn ra thuận lợi, tránh sự cố phát sinh. Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ gồm những phần chính như:

• Lập danh sách khách mời và gửi thư mời, thiệp mời.
• Thiết kế, in ấn các ấn phẩm trang trí và quảng cáo dùng cho sự kiện. 
• Quảng cáo, thông báo sự kiện trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, dán banner ở các tuyến đường lớn… 
• Lên kịch bản chi tiết cho chương trình.
• Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ giải trí cho buổi lễ và hình ảnh, video cần trình chiếu phục vụ việc quảng bá sản phẩm.
• Chuẩn bị đầy đủ hệ thống thiết bị, âm thanh, ánh sáng cho sự kiện.
• Tiến hành lựa chọn nhân sự, đơn vị truyền thông và chiến lược truyền thông hiệu quả nhất.
• Thi công, trang trí sân khấu và tổng duyệt chương trình.

Chúng ta cần lập kế hoạch tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Bước 5: Tiến hành công tác truyền thông về sản phẩm mới

Thực hiện chiến dịch truyền thông trước và sau khi ra mắt sản phẩm mới được xem là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao tầm vóc thương hiệu và tạo sự chú ý mạnh mẽ với đối tác, khách hàng. Trong công tác này chúng ta cần lên kế hoạch bài bản, chọn nội dung truyền tải cuốn hút và chọn phương tiện truyền thông có hiệu quả tốt nhất. Như vậy, hình ảnh sản phẩm, thương hiệu mới ghi dấu ấn sâu đậm trong lòng khách hàng mục tiêu.

Bước 6: Xây dựng hệ thống tiếp thị để thúc đẩy doanh thu

Thực tế, một sự kiện ra mắt sản phẩm mới dù có thành công thì cũng không thể đảm bảo 100% khách hàng tiềm năng sẽ chọn mua hàng. Do đó việc xây dựng hệ thống tiếp thị vô cùng quan trọng. Công tác này giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu của người tiêu dùng, nhận phản hồi chân thực về sản phẩm. Từ đó công ty nhanh chóng sở hữu lượng data khách hàng tiềm năng để chăm sóc và đưa ra phương án marketing phù hợp.

Công tác truyền thông và tiếp thị cho sản phẩm mới rất quan trọng

Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cho công ty 

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới dù có quy mô nhỏ hay lớn cũng đều phải có kịch bản chi tiết. Kịch bản chương trình thường được tổ chức với những phần cơ bản như sau:

Đón tiếp khách mời đến dự sự kiện

Đón tiếp khách mời là một trong những khâu quan trọng cần quan tâm khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm công ty. Ban tổ chức phải lập đội ngũ tiếp khách có ngoại hình ưa nhìn, mặc đồng phục mang dấu ấn thương hiệu, thái độ phục vụ tận tình. Việc đón tiếp khách mời chu đáo sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty và tạo ấn tượng tốt cho mọi người đến tham dự buổi lễ.

Việc đón tiếp khách mời chu đáo sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty

Biểu diễn các tiết mục nghệ thuật

Các tiết mục nghệ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc khơi gợi cảm xúc cho khách mời tham dự trong buổi lễ ra mắt sản phẩm. Do đó, ban tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ nội dung cho đến hình thức thể hiện sao cho ấn tượng và cuốn hút. Những tiết mục ca hát, nhảy múa đặc sắc sẽ giúp khách mời nhìn nhận đây là sự kiện lớn, có sự đầu tư chỉn chu. Từ đó tạo sự tò mò trong lòng khách mời tham dự về sản phẩm mới của thương hiệu.

Đại diện doanh nghiệp giới thiệu về quy trình sản xuất sản phẩm

Nếu muốn tạo được sự uy tín với người tiêu dùng về sản phẩm mới của thương hiệu thì trong buổi lễ ra mắt phải có phần thuyết trình hoặc video giới thiệu về quy trình sản xuất. Thông qua đó khách hàng sẽ hiểu rằng sản phẩm được giới thiệu một cách công khai, minh bạch và đạt tiêu chuẩn về chất lượng. Bởi vậy họ có thể hoàn toàn yên tâm khi  lựa chọn, sử dụng .

Tiến hành nghi thức ra mắt sản phẩm mới

Nghi thức ra mắt sản phẩm là phần quan trọng góp phần làm nên thành công của buổi lễ. Bởi vậy, ban tổ chức cần có sự chuẩn bị kỹ càng để truyền tải thông điệp hiệu quả đến mọi đối tượng khách hàng. Nghi thức càng long trọng thì càng gây chú ý, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Nhờ đó giúp khẳng định vị thế của doanh nghiệp so với đối thủ trên thị trường.

Nghi thức ra mắt sản phẩm cần có sự chuẩn bị kỹ càng

Mời khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm

Sau phần nghi thức công bố ra mắt sản phẩm thì tiếp theo chương trình là thời gian để khách hàng trực tiếp trải nghiệm món đồ dùng, thiết bị… hay dịch vụ. Trong khoảng thời gian này khách mời sự kiện sẽ có cơ hội tiếp cận sản phẩm nhanh chóng, chân thực nhất. Từ đó họ có thể đưa ra những đánh giá khách quan về điểm yếu, điểm mạnh của sản phẩm mới.

Kết thúc chương trình, tặng quà cho khách mời

Đại diện doanh nghiệp sẽ lên sân khấu chương trình để trực tiếp nói lời cảm ơn chân thành đến đối tác, khách hàng, các đơn vị truyền thông đã đến dự sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Sau đó, người đại diện tuyên bố kết thúc chương trình với mong muốn mang đến sự trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng chuẩn bị các phần quà cho khách mời kèm lời cảm ơn sâu sắc nhất. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên ở quầy sản phẩm cũng sẵn sàng trả lời các vấn đề thắc mắc của người tới tham dự và khẳng định chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Nhân viên sự kiện tư vấn về sản phẩm cho khách mời tham dự

Những yếu tố làm nên thành công khi tổ chức buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Để tổ chức thành công một sự kiện chúng ta cần chuẩn bị nhiều yếu tố khác nhau bao gồm cả vật chất, tinh thần. Trong đó có 3 yếu tố chính làm nên tiếng vang của buổi lễ bao gồm:

1. Ý tưởng, chủ đề của sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng chủ đạo của sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ xuyên suốt từ đầu đến cuối chương trình, từ việc giới thiệu sản phẩm cho đến quảng bá thương hiệu. Còn chủ đề thể hiện thông qua phong cách thiết kế, trang trí, sắp xếp bố cục, màu sắc… Tất cả có sự phối hợp hài hòa với nhau tạo nên một tổng thể thống nhất, mang ý nghĩa riêng biệt. Ngoài ra, ban tổ chức cũng phải lưu ý đến những chi tiết về ánh sáng, âm thanh để hỗ trợ cho buổi lễ ra mắt sản phẩm thành công, nhận sự hài lòng từ phía khách mời.

Ý tưởng thiết kế sân khấu, chương trình sẽ tạo dấu ấn riêng cho buổi lễ

2. Đội ngũ nhân sự tham gia buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Khi tổ chức buổi lễ ra mắt sự kiện, nâng tầm thương hiệu thì doanh nghiệp nên lựa chọn đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có chuyên môn. Trong đó:

• MC chương trình: Chọn người dẫn chương trình dày dặn kinh nghiệm, kỹ năng xử lý tình huống nhanh nhạy và tương tác tốt với khách mời tham dự. MC nên sắp xếp 2 người để họ hỗ trợ nhau trong quá trình tổ chức buổi lễ và góp phần tạo nên không khí hứng khởi, sôi động.
• Gương mặt đại diện: Sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt cần có gương mặt đại diện để tạo sức hút với khách mời tham dự. Doanh nghiệp nên mời người nổi tiếng làm đại diện nhằm thu hút giới truyền thông và đám đông tham gia.
• Nhân sự chạy sự kiện: Đội ngũ nhân sự phục vụ cho buổi lễ ra mắt sản phẩm phải đảm bảo đủ số lượng, phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách mời khi cần thiết.

3. Các tiết mục nghệ thuật trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Sự kiện ra mắt sản phẩm của công ty sẽ chia thành nhiều phần khác nhau, thời gian kéo dài. Bởi vậy ban tổ chức thường đan xen các bài phát biểu, tiết mục văn nghệ để phục vụ khách mời. Những tiết mục múa hát, nhảy sẽ góp phần thay đổi không khí chương trình, giúp các vị khách mời cảm thấy thư giãn, không bị nhàm chán khi ngồi một chỗ quá lâu.

Các tiết mục nghệ thuật trong sự kiện làm thay đổi không khí chương trình

Sen Xanh Event - Công ty tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm công ty chuyên nghiệp hàng đầu

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới công ty là dịp để doanh nghiệp giới thiệu đến đối tác, khách hàng sản phẩm mới của thương hiệu mình. Một khởi đầu tốt đẹp sẽ làm nền tảng vững chắc để xây dựng nên tương lai thành công. Tuy nhiên, để làm nên một chương trình chất lượng, chuyên nghiệp không hề dễ dàng. Bởi vậy mà hầu hết các doanh nghiệp đều thuê dịch vụ tổ chức sự kiện của đơn vị uy tín để tạo nên buổi lễ mang tầm vóc, giá trị to lớn.

Hiện nay, Sen Xanh Event được biết đến là Công ty Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Với bề dày kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động và đã hoàn thành hàng nghìn sự kiện mỗi năm, chúng tôi tự tin có thể đáp ứng mọi nhu cầu của quý doanh nghiệp với mức chi phí hợp lý nhất. 

Không những thế Sen Xanh Event còn dày công nghiên cứu để thấu hiểu đặc điểm sản phẩm, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để xây dựng một chương trình ra mắt sản phẩm với ý tưởng độc đáo, sáng tạo. Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của Sen Xanh Event quý khách hàng sẽ được hỗ trợ từ A - Z gồm:

• Trang trí không gian sự kiện ra mắt. 
• Lên ý tưởng và sắp xếp nhân sự cho các phần.
• Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm. 
• Cung cấp MC, các tiết mục văn nghệ đặc sắc.

Sen Xanh Event là Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam

Kết Luận

Như vậy bài viết trên đây của Sen Xanh Event đã chia sẻ những thông tin quan trọng về chủ đề tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm công ty. Nếu muốn sự kiện của doanh nghiệp mình trở nên đặc biệt, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ thì hãy liên hệ với Sen Xanh Event qua hotline 0974.468.391. Công ty sẽ tư vấn cho khách hàng giải pháp tổ chức sự kiện ra mắt chất lượng và độc đáo nhất để ghi dấu ấn đậm nét trong lòng khách hàng.