Quy trình Tổ chức sự kiện trực tuyến (Online Event) chi tiết

1. Tổ chức sự kiện trực tuyến (online) là gì?

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một loại hình sự kiện mà những người tham dự sẽ không tới trực tiếp địa điểm tổ chức. Mọi người sẽ kết nối và tương tác với nhau thông qua một nền tảng trực tuyến từ những thiết bị như: laptop, điện thoại, máy tính bảng, máy tính để bàn… 

Một số nền tảng công nghệ trực tuyến thường được sử dụng phổ biến hiện nay, đó là: Twitter, Zoom, Facebook, Zalo, Tiktok, Youtube… Như vậy chương trình, sự kiện sẽ dễ dàng tiếp cận với mọi người khi tham dự vào bất cứ khi nào, ở đâu mà không cần tốn thời gian, công sức di chuyển đến điểm cố định. Điều này rất thuận tiện và đảm bảo an toàn. 

Tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ không tới trực tiếp địa điểm tổ chức

2. Xu hướng tổ chức sự kiện online hiện nay

Không chỉ 2-3 năm gần đây xảy ra dịch COVID-19 mà trước đó, các sự kiện trực tuyến cũng đã được ứng dụng, trở thành kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp hay những tổ chức với khách hàng/cộng đồng trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, sự kiện trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát sóng trực tiếp (livestream) trên các kênh truyền thông và mạng xã hội.

Trước thực trạng nhiều sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch Covid-19, các doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt tìm kiếm giải pháp để hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Do vậy mà lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp. 

Ưu điểm của loại hình tổ chức sự kiện này chính là tương tác trực tiếp với số lượng người lớn, hạn chế tập trung đông người mà vẫn đẩy nhanh các hoạt động truyền thông cho doanh nghiệp. Ngoài ra các chương trình, hội họp online cũng tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị. 

>>>Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đầy đủ nhất

Nhu cầu tổ chức sự kiện online hiện nay rất là lớn

3. Những lợi ích khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Việc tổ chức sự kiện trực tuyến có rất nhiều ưu điểm nổi bật so với hình thức truyền thống. Chúng ta có thể kể đến một vài lợi ích nổi bật khi tổ chức sự kiện online như:

3.1. Phạm vi tiếp cận khán giả của sự kiện tốt hơn

Các sự kiện tổ chức trực tiếp trong không gian nhất định có thể bị giới giạn về mặt số lượng vì diện tích khuôn viên, chỗ ngồi sẵn có của địa điểm. Tuy nhiên, với các sự kiện online bạn sẽ không có giới hạn như vậy. Miễn là những người tham dự có kết nối với internet thì có thể truy cập không giới hạn vào sự kiện trực tuyến. Điều này có nghĩa là sự kiện online của bạn có khả năng tiếp cận với mọi người trên toàn cầu.

Sự kiện online có khả năng tiếp cận với mọi người trên toàn cầu

3.2. Tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện online

Khi tổ chức sự kiện trực tiếp bạn sẽ phải tốn rất nhiều chi phí về địa điểm, setup không gian; đ danh sách diễn giả; nhân viên sự kiện; biển hiệu quảng cáo xây dựng thương hiệu… Điều này sẽ tiêu tốn rất nhiều chi phí cho công ty/đơn vị của bạn. Nhưng đối với các sự kiện trực tuyến thì những chi phí này dường như không còn nữa. Các bạn chỉ bỏ ra chi phí rất ít để mua các nền tảng hỗ trợ tổ chức hay chi phí khuyến mãi và chi phí mời diễn giả (nếu có).

3.3. Tiết kiệm thời gian cho khách mời và người tham dự  

Đối với các sự kiện tổ chức trực tiếp, bạn phải mất thời gian để di chuyển đến địa điểm diễn ra, nhất là đối với các sự kiện ở xa hoặc ở nước ngoài, bạn còn mất chi phí đi lại, ăn ở. Điều này sẽ cản trở số lượng người đến tham dự. Còn đối với các sự kiện tổ chức online thì người tham dự chỉ cần có kết nối internet là có thể tham gia ở bất cứ đâu, bất kỳ thời điểm nào khi rảnh rỗi. 

Đối với các nhà tổ chức sự kiện online thì việc lựa chọn diễn giải cũng trở nên linh hoạt hơn rất nhiều. Đơn vị có thể mời các diễn giải từ mọi nơi trên thế giới mà không cần phải lo lắng về lịch trình, thời gian di chuyển của họ.

Sự kiện online tiết kiệm thời gian cho khách mời và người tham dự  

3.4. Tổ chức sự kiện online giúp việc quản lý dễ dàng hơn

Sự kiện online cung cấp cho các bạn nhiều quyền kiểm soát hơn khi diễn ra sự kiện. Các bạn sẽ không phải căng thẳng trong quá trình tổ chức cũng như thực hiện các công tác hậu cần, đào tạo nhân viên tại chỗ, hay việc phải gặp gỡ các bên liên quan và khách mời truyền thông. Điều này bạn có thể tập trung vào đảm bảo tốt tất cả các công cụ kỹ thuật số để mang lại sự kiện tốt nhất cho những người tham dự.

3.5. Phân tích và báo cáo sau khi tổ chức sự kiện tốt hơn

Các sự kiện trực tiếp thường dựa vào cuộc khảo sát và ứng dụng dành cho những thiết bị điện tử thông minh để nhận phản hồi và đo lường mức độ tương tác cho sự kiện. Thách thức lớn đối với những người tổ chức sự kiện trực tiếp là khó có thể thu hút những người tham dự hoàn thành bản khảo sát hoặc cung cấp phản hồi về sự kiện.

Sự kiện online có lợi thế lớn hơn sự kiện trực tiếp. Bởi vì nền tảng trực tuyến có thể thu thập và báo cáo về dữ liệu trong cả thời gian khi sự kiện đang diễn ra. Những dữ liệu này cực kỳ có hữu ích với mọi người. Nó cho thấy những khía cạnh được yêu thích nhất trong sự kiện và yếu tố nào cần được cải thiện/loại bỏ trong các sự kiện trong tương lai.

Phân tích và báo cáo sau khi tổ chức sự kiện tốt hơn

>>>>Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp, uy tín

4. Phân loại các hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến online

Ngoài hình thức tổ chức sự kiện trực tiếp truyền thống thì hiện nay tổ chức hình thức online ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Dưới đây là 4 hình thức tổ chức sự kiện hay được các đơn vị lựa chọn thực hiện.

4.1. Tổ chức hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến là một hình thức tổ chức sự kiện online với mục đích đào tạo. Hình thức tổ chức sự kiện này cực kỳ tiện lợi, chỉ cần có đường truyền internet là khách hàng/công chúng có thể dễ dàng tham gia mọi lúc mọi nơi. Tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí thuê nhân sự, địa điểm mà vẫn đem lại hiệu quả cao cho công việc.

Tổ chức hội thảo trực tuyến với mục đích đào tạo

4.2. Tổ chức sự kiện hội nghị truyền hình trực tiếp

Hội nghị truyền hình trực tiếp (Video conference) giống như chức năng call video của facebook, zalo... nhưng có chất lượng hình ảnh sắc nét và âm thanh mượt mà hơn. Với hội nghị truyền hình trực tiếp thì số lượng người không giới hạn, sức chứa có thể lên đến hàng trăm người. Chính vì thế mà nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phương thức tổ chức sự kiện online để giúp tối ưu chi phí. Nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. 

4.3. Tổ chức sự kiện âm nhạc online

Hiện nay, có một số doanh nghiệp đã sử dụng hình thức tổ chức sự kiện online concert để tiếp cận khách hàng rộng rãi và nhanh chóng hơn. Khách hàng sẽ được thưởng thức concert âm nhạc hoành tráng với chất lượng âm thanh, hiệu ứng ánh sáng vô cùng hoàn mỹ không khác gì xem trực tiếp ở bên ngoài. Đây chính là một phương thức tổ chức gần gũi, vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách vừa là hoạt động nhận diện thương hiệu đến gần với cộng đồng nhanh nhất.

4.4. Tổ chức hội chợ trực tuyến

Hội chợ trực tuyến là một hình thức tổ chức sự kiện giống như ra mắt, trưng bày sản phẩm truyền thống nhằm đưa sản phẩm, thương hiệu đến gần với khách hàng. Trên không gian online, khách hàng vừa có thể nhìn cận chi tiết sản phẩm, vừa biết được chi phí sản phẩm và đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn. So với hình thức truyền thống, thì hội chợ online giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí khá nhiều trong khâu tổ chức thiết kế, xây dựng gian hàng mẫu để đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng.

Hội chợ trực tuyến là sự kiện ra mắt, trưng bày sản phẩm

5. Quy trình chi tiết khi tổ chức sự kiện trực tuyến  

Để có thể tổ chức được sự kiện online thành công, hiệu quả, các bạn cần nắm bắt và thực hiện tốt các bước theo quy trình dưới đây: 

5.1. Bước 1: Xác định mục đích và loại hình sự kiện

Đối với mỗi sự kiện tổ chức sẽ đều có đặc điểm, tính chất khác nhau. Vì vậy, bạn cần phải xác định được mục đích sự kiện, mục tiêu hướng đến là gì và tổ chức theo loại hình nào? Từ đó có thể lên kế hoạch chi tiết và kịch bản rõ ràng để hướng đến chủ đề một cách hiệu quả, chính xác nhất. 

5.2. Bước 2: Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa vào mục tiêu, bạn cần lập ra kế hoạch tổng thể cho sự kiện gồm:

• Những hạng mục cần triển khai

• Thời gian thực hiện sự kiện khi nào

• Khách mời của sự kiện gồm có những ai?

• Quy mô tổ chức sự kiện là như thế nào?

• Nội dung chính trong tổ chức sự kiện là gì? …  

Xác định loại hình sự kiện và lập kế hoạch tổng thể 

5.3. Bước 3: Tìm hiểu, lựa chọn để địa điểm tổ chức

Mặc dù là tổ chức sự kiện online, song bạn vẫn cần phải khảo sát và lựa chọn địa điểm phù hợp để tổ chức. Vì đây cũng là một sự kiện được phát sóng trực tiếp trên nhiều nền tảng xã hội, bạn cần chọn một nơi yên tĩnh, có kết nối các thiết bị, internet và background đẹp để lên hình.

5.4. Bước 4: Lựa chọn nền tảng công nghệ tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện trực tuyến thì việc chọn nền tảng để live stream là một bước chuẩn bị rất quan trọng. Hiện nay, có rất nhiều nền tảng cho phép người dùng phát trực tiếp như Facebook, Twitter, Instagram, Youtube,… Tuy nhiên, với những sự kiện mang tính chất hội thảo, hội nghị thì bạn nên chọn các nền tảng đa tính năng hơn như Google Meet, Zoho Meeting hay Zoom,…

Lựa chọn nền tảng công nghệ để tổ chức sự kiện online

5.5. Bước 5: Truyền thông cho sự kiện tổ chức

Truyền thông, quảng bá là một trong những bước rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Bạn có thể lựa chọn kênh truyền thông trực tuyến, kết hợp quảng bá trong suốt quá trình chuẩn bị sự kiện như là đăng tải thông tin lên mạng xã hội, viết báo, tạo sự kiện… để khán giả và công chúng biết đến và đăng ký tham dự sự kiện.

5.6. Bước 6. Lên kịch bản chi tiết trước khi tổ chức sự kiện

Bất kể 1 sự kiện nào dù trực tiếp hay online thì đều cần có kịch bản chi tiết để quá trình sự kiện diễn ra đúng theo mục đích và mục tiêu. Nội dung kịch bản sự kiện cần rõ ràng, cụ thể, phân chia từng phần, thời gian, đối tượng, hoạt động tương tác cụ thể như thế nào?,… Ngoài ra, các bạn cũng nên lồng ghép thêm những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Lên kịch bản chi tiết trước khi tổ chức sự kiện

5.7. Bước 7. Triển khai cụ thể các hạng mục trong sự kiện

Dựa trên kế hoạch, kịch bản đã lên, bạn triển khai các hạng mục trong sự kiện theo trình tự, thời gian. Ưu điểm lớn khi tổ chức sự kiện online chính là giảm bớt các công đoạn thi công trong quá trình triển khai hạng mục. Do đó, nguồn lực sẽ được tập trung vào hoạt động truyền thông và sản xuất nội dung sự kiện cũng như là đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm sau sự kiện.

5.8. Bước 8. Đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm sau tổ chức sự kiện

Đối với mỗi sự kiện sau khi tổ chức, bạn sẽ cần phải họp, đánh giá xem đã đạt được những gì? Có đạt mục tiêu đặt ra không? Có gặp vấn đề gì trong quá trình tổ chức sự kiện không? Từ đó chúng ta có thể rút ra kinh nghiệm tổ chức sự kiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho những lần sau.

Đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm sau tổ chức sự kiện

6. Khi tổ chức sự kiện online cần chuẩn bị những gì?

Để tổ chức sự kiện trực tuyến đạt được thành công thì đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những yếu tố sau: 

6.1. Lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện online phù hợp

Đơn vị tổ chức sự kiện cần lựa chọn nền tảng đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu của mình. Để lựa chọn được nền tảng phù hợp, bạn cần lưu ý:

• Nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến cần đáp ứng được điều gì? Có yêu cầu cụ thể gì về độ bảo mật không? 

• Mức độ phù hợp giữa các thiết bị điện tử thông minh với nền tảng.

• Nền tảng này có dễ sử dụng và phù hợp với mọi người hay không?

• Khả năng tích hợp và giải pháp phát trực tuyến của nền tảng như thế nào?

Zoom events là nền tảng tổ chức sự kiện online phổ biến

6.2. Gửi lời mời đến khách hàng/người tham dự

Hiện nay, có rất nhiều nền tảng và phần mềm tổ chức sự kiện được tích hợp chức năng gửi lời mời miễn phí đến với khách hàng. Không chỉ vậy, một số phần mềm còn cho phép người tổ chức có khả năng tùy chỉnh lời mời để phù hợp với chủ đề sự kiện của mình. Ngoài ra, đơn vị, doanh nghiệp có thể gửi lời mời tham gia sự kiện qua email, thư mời…

6.3. Xây dựng kế hoạch, lên kịch bản tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch trước khi tổ chức sự kiện là cơ sở để sự kiện đạt được những thành công và hạn chế được những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số việc mà người tổ chức sự kiện cần chú ý:

• Xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn của sự kiện.

• Phân công nhóm nhân sự thực hiện chương trình làm việc.

• Đưa ra những phương án dự phòng và giải pháp.

6.4. Mời diễn giả tham gia sự kiện

Sự hiện diện của một diễn giả trong sự kiện không chỉ mang lại sức hấp dẫn cho người xem mà nó còn là nhân tố giữ chân khách hàng ở lại với sự kiện lâu hơn. Do đó, khi tổ chức sự kiện online thì việc mời diễn giả là bước vô cùng quan trọng. Đơn vị tổ chức cần đảm bảo thời gian tổ chức để thuận tiện cho cả khách mời và diễn giả.

Mời diễn giả tham gia sự kiện online là bước vô cùng quan trọng

6.5. Xác định mục tiêu của sự kiện  

Người tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch, xác định mục đích và vạch ra các mục tiêu của sự kiện thông qua từng đối tượng. Sự kiện tổ chức dành cho đối tượng nào?  Sự kiện được quảng bá như thế nào? ở đâu? MC, diễn giả đã sẵn sàng cho công việc?

6.6. Chọn MC cho sự kiện online

Ngoài diễn giả thì MC cho sự kiện cũng là thành phần quan trọng không thể thiếu khi tổ chức. Để tìm đúng người, đơn vị tổ chức sự kiện online cần dựa vào các tiêu chí: 

• Sức ảnh hưởng của MC trên mạng xã hội và trang web

• Yêu cầu được xem video mẫu mà MC đã từng thực hiện

• Xem xét phong cách giao tiếp của MC có phù hợp với tiêu chí, mục tiêu của sự kiện hay không? 

• Khả năng ứng biến của MC trong những tình huống phát sinh.

6.7. Chốt thời gian tổ chức sự kiện online

Trước khi tổ chức sự kiện online thì mỗi đơn vị cần làm một cuộc khảo sát nhỏ để nghiên cứu lịch trình của khách mời tiềm năng. Việc này cho phép đơn vị tổ chức có thể lựa chọn ngày, giờ tổ chức sự kiện phù hợp và đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia.  

Chọn MC chuyên nghiệp cho sự kiện tổ chức online 

7. Các mô hình tổ chức sự kiện online phổ biến nhất hiện nay

Trong thời đại công nghệ 4.0, các mô hình tổ chức sự kiện online ngày càng phát triển mạnh mẽ, đa dạng về thể loại. Cùng Senxanh Event tìm hiểu một vài mô hình tổ chức sự kiện trực tuyến được sử dụng phổ biến hiện nay:

7.1.Tổ chức hội thảo trên website

Hội thảo được tổ chức qua website dưới dạng video để diễn giả và mọi người có thể cùng bàn luận về chủ đề đó. Trên website hiện có 2 loại hội thảo, đó là:

• Hội thảo trực tiếp qua website: mô hình tổ chức sự kiện trực tuyến trình bày nội dung trực tiếp qua website. Mô hình này mang lại khả năng tương tác cao và có thể thu hút được lượng lớn người tham gia.

• Hội thảo theo yêu cầu qua website: là những bản ghi hội thảo dưới dạng video rồi đăng tải lên trang web để mọi người có thể cùng xem và bàn luận.  

Hội thảo tổ chức qua website để diễn giả và mọi người có thể cùng bàn luận 

7.2.Tổ chức sự kiện ảo

Tổ chức sự kiện ảo cho phép mọi người truy cập hội nghị thông qua máy tính để cùng phát biểu và thảo luận về một vấn đề. Tất cả nội dung sự kiện đều được thực hiện qua Virtual Conferences và lưu trữ trên internet. Với sự kiện ảo thì khách mời có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối với mạng internet.

7.4. Tổ chức sự kiện kết nối

Sự kiện kết nối cho phép doanh nghiệp có thể xây dựng, điều chỉnh hay giữ nguyên các kết nối trực tuyến. Một mạng lưới tổ chức sự kiện online kết nối là cơ sở để doanh nghiệp tạo dựng được khách hàng mục tiêu và sáng tạo ra những ý tưởng mới. Khi kết nối càng rộng lớn, doanh nghiệp càng có thể tạo hồ sơ giới thiệu để chia sẻ kinh nghiệm và gia tăng doanh số bán hàng.

7.3. Tổ chức sự kiện liên kết

Mô hình tổ chức sự kiện liên kết chính là giải pháp duy trì giữa sự truyền thống trực tiếp và lợi ích của hình thức trực tuyến. Sự liên kết này cho phép khán giả có thể kết nối toàn cầu và trao đổi với nhau kể cả khi phát trực tiếp.

Mô hình tổ chức sự kiện liên kết cho phép khán giả có thể kết nối toàn cầu 

Kết luận

Như vậy tổ chức sự kiện trực tuyến là giải pháp tuyệt vời để doanh nghiệp có thể phủ sóng thương hiệu và lan tỏa thông điệp đến với khách hàng. Mỗi công ty/doanh nghiệp hiện nay nên áp dụng thử mô hình sự kiện online này để mang lại những kết quả kinh doanh hiệu quả hơn. Để tìm hiểu thêm các  thông tin về tổ chức sự kiện online hoặc sự kiện tại địa điểm cố định truyền thống thì khách hàng hãy liên hệ trực tiếp với Senxanh Event để được tư vấn.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2, Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, Tp Hải Phòng.

• Website: https://senxanhevent.vn/.

• Hotline: 0974468391.