Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng - Sen Xanh Event

1. Tổ chức hội nghị khách hàng có mấy loại kịch bản

Thông thường sẽ có hai mẫu kịch bản tổ chức hội nghị tri ân khách hàng được sử dụng nhiều nhất:

Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng tổng quát

Đây là mẫu kịch bản tóm lược tất cả các nội dung có trong một sự kiện.

Các nội dung trong kịch bản bao gồm các mục từ lúc chuẩn bị cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc sự kiện.

Người lên kế hoạch cho mẫu kịch bản phải đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý và phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận trong sự kiện, đặc biệt là các bộ phận giữa các khâu chuẩn bị về âm thanh, ánh sáng, sân khấu,...

Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Kịch bản chi tiết hay còn gọi là kịch bản MC, đây là mẫu kịch bản về những phần nội dung mà doanh nghiệp mong muốn truyền đạt đến cho khách hàng.

Nội dung chủ yếu của phần này chủ yếu gồm lời dẫn của MC và nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận phụ trách tổ chức sự kiện.

Kịch bản MC chi tiết sẽ thay đổi linh động tùy theo mục đích của doanh nghiệp cũng như tính chất của chương trình.

>>>Xem thêm: Tổ chức Teambuilding.

2. Các giai đoạn của mẫu sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng

Giai đoạn 1- Giai đoạn mở đầu

Hội nghị tri ân khách hàng thường sẽ diễn ra một tiếng đến một tiếng rưỡi.

Với thời gian này, doanh nghiệp bạn nên dự kiến trước thời gian tổ chức và phân bổ đều nội dung để không bị bỏ lỡ mục nội dung quan trọng nào.

Các nội dung cần triển khai ở giai đoạn này gồm:

- Đón tiếp khách hàng: Lễ tân sẽ đón tiếp khách mời vào trong sảnh, hướng dẫn khách mời đăng ký và check in ở khu vực backdrop của hội nghị.

- Sắp xếp chỗ ngồi: Bước này sẽ là dẫn khách hàng vào trong hội trường và ổn định chỗ ngồi.

Giai đoạn 2 - Lên mẫu kịch bản cho màn khai mạc hội nghị tri ân khách hàng

Để phần khai mạc không bị nhàm chán, bạn không nên trình bày mỗi phần nội dung mà cần khéo léo kết hợp giữa phần giới thiệu các đại biểu trong chương trình cùng với các tiết mục văn nghệ.

Có thể sắp xếp màn khai mạc hội nghị theo thứ tự dưới đây:

+ Trình diễn các tiết mục biểu diễn văn nghệ.

+ Mc tuyên bố lý do tổ chức sự kiện, giới thiệu các vị đại biểu và khách mời sự kiện.

+ Trình chiếu về những cột mốc lịch sử và những thành tự mà doanh nghiệp đã đạt được.

+ Lời phát biểu của đại diện công ty về định hướng sắp tới của doanh nghiệp và lời cam kết với khách hàng.

+ Lãnh đạo của công ty lên thực hiện các nghi lễ khai tiệc và nói lời tri ân với khách hàng.

+ Khách mời và đại biểu dùng tiệc.

Giai đoạn 3 - Kết thúc chương trình tổ chức hội nghị khách hàng

Sau khi phần tiệc kết thúc sẽ đến phần hội gồm có: Giao lưu văn nghệ,  gameshow cùng với bốc thăm, tặng quà, tri ân khách hàng.

>>>Xem thêm: Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng.

3. Những lưu ý khi lên mẫu tổ chức hội nghị khách hàng

- Việc quan trọng nhất quyết định sự thành công của cả buổi hội nghị đó là khâu lên kế hoạch: Một mẫu kế hoạch chi tiết và cần thận thì khâu tổ chức mới có thể thống nhất và diễn ra suôn sẻ.

- Bên cạnh đó để mẫu kế hoạch được thao tác nhanh chống thì doanh nghiệp cần phải xác định được thông điệp hội nghị chính muốn truyền đạt tới khách hàng là gì, từ đó lên ý tưởng và concept cho chương trình.

- Việc lấy ý tưởng và concept cần phải có sự khác biệt với những năm trước và phải tạo được điểm nhấn để hình ảnh của bạn lưu dấu ấn trong lòng khách mời.

- Địa điểm cũng là một trong những thành tố quyết định đến sự thành công của khách hàng, hãy đảm bảo rằng nơi bạn tổ chức không khó tìm và thuận tiện cho việc đi lại cho khách mời.

- Thời gian tổ chức hội nghị khách hàng cũng cần bố trí sao cho phù hợp với khung thời gian mà khách mời có thể dành ra cho buổi sự kiện.

- Các bộ phận đã phân công để tổ chức sự kiện trước đó cần phải phối hợp nhịp nhàng nhất, đồng thời tác phong phải chuyên nghiệp và thân thiện mang lại cảm giác thoải mái nhất cho khách mời.

Trên đây là chia sẻ của Senxanh Event về cách lên mẫu kịch bản cho buổi tổ chức hội nghị khách hàng, mong rằng với những chia sẻ ngày bạn đã biết cách triển khai một mẫu kịch bản hội nghị tri ân khách hàng cho doanh nghiệp mình một cách chuyên nghiệp nhất.

Cùng với đó, chúng tôi là đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện cho doanh nghiệp, để đảm bảo có một sự kiện được tổ chức nhanh chóng và thành công nhất, hãy liên hệ với chúng tôi.