1. Gala Dinner là gì?

Bạn không thể tổ chức Gala Dinner thành công nếu như bạn chưa hiểu Gala Dinner là gì.

Gala Dinner đơn giản là một bữa tiệc ấm áp được tổ chức với các mục đích như:

• Bày tỏ sự tri ân với khách hàng, đối tác, cán bộ công nhân viên

• Khen thưởng, tuyên dương các thành viên đã cống hiến cho doanh nghiệp

• Tổng kết lại hoạt động của doanh nghiệp

• Ăn mừng những thành công trong thời gian qua…

Với mục đích đó, Gala Dinner được các công ty lựa chọn tổ chức vào cuối năm, như một cách tổng kết hành trình trong năm cũ và đưa ra những định hướng, mục tiêu trong tương lai. 

Một chương trình Gala Dinner cơ bản sẽ bao gồm các hoạt động như văn nghệ, ăn uống, tổ chức game, khen thưởng, gửi lời tri ân,… Các hoạt động không thể diễn ra suôn sẻ nếu bạn thiếu một kịch bản Gala Dinner độc đáo, cuốn hút. 

Vậy làm sao để bạn có được kịch bản ấn tượng cho một chương trình Gala Dinner chất lượng?

2. 6 Bước xây dựng kịch bản Gala Dinner

Muốn có kịch bản Gala Dinner đủ ấn tượng và đáng nhớ với tất cả mọi người, bạn cần tiến hành xây dựng kịch bản theo 6 bước dưới đây.

Bước 1: Xác định mục đích tổ chức chương trình

Trước khi xắn tay áo viết ra một kịch bản hay, bạn cần hiểu rõ mục đích tổ chức Gala Dinner là gì?

• Đó có thể là bữa tiệc tri ân khách hàng?
• Hay là một bữa tiệc tổng kết hoạt động cuối năm?
• Hay đó là buổi chiêu đãi cán bộ công nhân viên?

Nắm rõ mục đích, bạn sẽ vạch định được các bước tiếp theo và giúp bữa tiệc đạt thành công như bạn mong đợi.

Bước 2: Dự tính số lượng người tham gia

Người tham gia bữa tiệc của bạn là ai? Là đối tác, là khách hàng hay là nhân viên trong doanh nghiệp? Số lượng người tham sẽ quyết định đến địa điểm tổ chức lớn hay nhỏ, các hoạt động văn nghệ, trò chơi sẽ có bao nhiêu người tham gia,…

Bước 3: Tìm kiếm địa điểm tổ chức và chọn thời gian 

Địa điểm là yếu tố rất quan trọng khi tổ chức chương trình Gala Dinner. Bạn có 2 sự lựa chọn là:

• Địa điểm trong nhà như Trung tâm tổ chức sự kiện, Nhà hàng, Sảnh khách sạn,… Đây là không gian mang yếu tố sang trọng, lịch sự, dễ dàng kiểm soát thời tiết. Nhưng không dành cho chương trình đông người tham dự.

• Địa điểm ngoài trời như Bãi biển, Rooftop, Pool Party, Resort,… Không gian ngoài trời thoáng đãng, thoải mái hơn nhưng lại khó kiểm soát thời tiết.

Dù là chọn lựa địa điểm nào, bạn vẫn cần đảm bảo các yếu tố như giao thông thuận lợi, có bãi đỗ xe ô tô, vị trí gần địa điểm nổi tiếng và dễ tìm,…

Bước 4: Chuẩn bị sân khấu với Âm thanh và Ánh sáng

Thiết bị âm thanh, ánh sáng là yếu tố tạo nên thành công lớn trong sự kiện Gala Dinner. Bạn cần đảm bảo chúng vận hành linh hoạt trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Đồng thời, nhân viên vận hành kỹ thuật phải là người nắm rõ cách thức hoạt động của chúng.

Bước 5: Lên nội dung thực hiện chi tiết

Dĩ nhiên, lên nội dung chi tiết sẽ là phần quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản Gala Dinner. Nội dung hay sẽ giúp không khí trở nên náo nhiệt và trở thành những kỷ niệm đáng nhớ với người tham gia.

Bên cạnh những tiết mục văn nghệ đặc sắc, những trò chơi sôi động; chắc chắn Gala Dinner không thể thiếu những giây phút lắng đọng của những bài phát biểu, những lời tri ân, tôn vinh và khen thưởng cá nhân, đội nhóm có thành tích tốt.

Bước 6: Chuẩn bị đội ngũ nhân sự hậu cần

Máy móc, thiết bị không thể thay thế được con người. Đặc biệt, bạn cần có đội ngũ kỹ thuật để điều chỉnh thiết bị âm thanh, ánh sáng, chuẩn bị đạo cụ trò chơi,… Hãy phân bổ nguồn nhân lực hợp lý để có được buổi sự kiện thành công tốt đẹp.

>> Xem thêm: Top 10 trò chơi team building không cần đạo cụ độc đáo nhất

Mẫu kịch bản Gala Dinner

Trải qua 6 bước kia có lẽ bạn vẫn sẽ mơ hồ khi xây dựng kịch bản Gala Dinner. Vậy còn chần chừ gì mà không tham khảo mẫu kịch bản Gala Dinner của Sen Xanh ngay dưới đây.

19h00-19h15: Đón khách (Đối tác, khách hàng, nhân viên)

• Lễ tân đón khách tại sảnh vào và hướng dẫn khách mời đến đúng vị trí.
• MC mời khách chụp hình check in với backdrop (Nếu có).
• MC mời khách tham dự ổn định chỗ ngồi trước khi khai mạc chương trình.

19h15-19h30: Khai mạc

• MC tuyên bố lý do của chương trình Gala Dinner.
• Ban lãnh đạo phát biểu diễn văn khai mạc.

19h30 – 19h45: Khai tiệc

• Thực hiện nghi lễ khai tiệc với ban lãnh đạo, đại diện phòng ban doanh nghiệp.
• Chuẩn bị pháo sáng sân khấu hoặc pháo kim tuyến và rượu champagne khai tiệc.

19h45-20h15: Dùng tiệc

• MC mời các khách mời tham dự thưởng thức bữa tiệc ngon miệng.
• Lên tiệc theo thực đơn đầy đủ.

20h15-20h20: Văn nghệ

20h20-20h40: Trò chơi 1

20h40-20h45: Tiếp tục văn nghệ

20h45-21h00: Trò chơi 2

21h00-21h15: Giao lưu và bế mạc

• Các thành viên giao lưu và tổng kết bế mạc chương trình.

Tổ chức chương trình Gala Dinner có thể sẽ gặp khó khăn cho những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm. Việc lên kế hoạch hay tạo ra kịch bản Gala Dinner tốt sẽ đỡ vất vả hơn khi bạn lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có “tâm” và có “tầm” như Sen Xanh Event, Travel & Teambuilding. Đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhiều hơn nhé!