1. Nhân viên/chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

Trong mỗi chương trình sự kiện, vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Họ chính là người thực hiện quản lý hậu cần trong mỗi sự kiện, vận dụng kiến thức, sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một chương trình hoàn hảo. 

Công việc của người làm sự kiện chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, giám sát chương trình, điều phối các hạng mục… để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Trên thực tế, công việc làm tổ chức sự kiện thường thoải mái về không gian và môi trường làm việc. Vì vậy mà ngành nghề này được nhiều bạn trẻ lựa chọn vì sự năng động, sáng tạo của công việc.

Nhân viên tổ chức sự kiện là người thực hiện quản lý hậu cần

2. Mô tả công việc của nhân viên/chuyên viên tổ chức sự kiện

Khi tìm hiểu về vị trí nhân viên tổ chức sự kiện chắc chắn các bạn đều muốn biết công việc cụ thể của họ là gì? Dưới đây là một số công việc chính mà chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ thực hiện:

• Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, đối tác hay các phòng ban trong công ty và lên ý tưởng để tổ chức sự kiện.

• Đánh giá quy mô của sự kiện, đề xuất các quy trình và kế hoạch để tổ chức sự kiện.

• Lập kế hoạch tổ chức, ước tính chi phí chi tiết và ngân sách cho chương trình.

• Lựa chọn địa điểm tổ chức, tìm kiếm nhà cung cấp cho các hạng mục.

• Xác định, sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách tham dự. Đảm nhận vai trò đón khách trong một số trường hợp.

• Làm việc theo sự sắp xếp, hướng dẫn của người quản lý sự kiện.

• Bảo mật thông tin cho sự kiện.

• Chuẩn bị, thiết lập các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, thuê bàn nghế cho sự kiện…

• Lên kế hoạch phục vụ thức ăn, đồ uống và quà tặng cho khách tham dự sự kiện (nếu có).

• Theo dõi, giám sát các hoạt động đến khi sự kiện kết thúc.

• Sau khi sự kiện kết thúc sẽ báo cáo kết quả công việc với quản lý.

Công việc của nhân viên sự kiện là đánh giá quy mô, đề xuất kế hoạch tổ chức

3. Các yếu tố cần có để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để trở thành người làm công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ngoài kiến thức chuyên môn học ở trường, mỗi bạn cần phải trang bị và rèn luyện cho mình kỹ năng sau để có thể làm việc và phát triển nghề lâu dài:

3.1. Tư duy sáng tạo

Khả năng sáng tạo của chuyên viên tổ chức sự kiện chính là yếu tố chủ chốt. Vì trong sự kiện, mọi hoạt động nhìn thấy, nghe được, cảm nhận đều được bắt nguồn từ người làm tổ chức sự kiện với ý tưởng độc đáo, sáng tạo. Khi làm nghề, chúng ta cần sáng tạo từ khâu chọn địa điểm tổ chức, lên kịch bản, ý tưởng cho sự kiện cũng như là làm các công việc: trang trí, thiết kế, tiết mục biểu diễn và truyền thông cho sự kiện.

3.2. Khả năng viết kịch bản và lên kế hoạch

Khi tổ chức sự kiện thì một kỹ năng cũng khá quan trọng mà các bạn cần chú trọng đó là khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch cho chương trình. Nhân viên tổ chức sự kiện cần có trí tưởng tượng, đầu óc tư duy nhạy bén và sự sáng tạo để có thể viết được kịch bản tốt cho doanh nghiệp.

Sau khi có ý tưởng, họ sẽ trực tiếp lên kế hoạch để triển khai sự kiện. Bao gồm thời gian, địa điểm, ước tính số lượng người tham dự, khung chương trình, dự trù kinh phí, lên phương án dự phòng…

Người làm sự kiện cần có khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch chương trình

3.3. Kỹ năng nghiên cứu

Chuyên viên tổ chức sự kiện có thể ấp ủ rất nhiều ý tưởng cho buổi lễ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để biết ý tưởng tổ chức sự kiện nào mới thật sự là “chân ái”, phù hợp với tính chất chương trình thì họ cần phải có kỹ năng nghiên cứu, tổng hợp thông tin. Trong đó bao gồm: sở thích khách hàng, ưu điểm sản phẩm và ngân sách sự kiện… để lựa chọn được nội dung tốt nhất.

Ngoài ra, nhân viên làm công tác phục vụ này còn phải tiến hành nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với các hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách cách điều phối, thức ăn, nước uống…

3.4. Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Khi tổ chức sự kiện bất kỳ, ban tổ chức cần giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau do vậy, trước khi đưa ra quyết định, chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có những yêu cầu thật rõ ràng và minh bạch.

Việc xây dựng mối quan hệ, làm việc với nhà cung cấp đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu người làm tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt – vừa phải cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ, vừa phải mềm mỏng để các bên không cảm thấy bị bất công.

Nhân viên sự kiện cần biết xây dựng mối quan hệ với khách hàng

3.5. Kỹ năng đàm phán với khách hàng, lập ngân sách

Đàm phán, thương lượng là một trong những kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì với công việc này, bạn sẽ phải thường xuyên thương lượng hợp đồng, các điều khoản, quyền lợi về tài trợ, địa điểm,… Đồng thời, sau khi hai bên thống nhất rõ ràng về mức ngân sách đầu tư cho buổi lễ, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo những khâu trong sự kiện không xuất hiện quá nhiều chi phí phát sinh.

3.6. Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi

Trong nghề tổ chức sự kiện, đội ngũ chuyên viên luôn phải đảm nhận trách nhiệm to lớn, áp lực công việc liên tục. Để vượt qua áp lực này, nhân viên tổ chức sự kiện cần trang bị cho mình khả năng giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi. Sự bĩnh tĩnh vô cùng cần thiết, vì khi một vấn đề phát sinh xảy ra, bạn sẽ phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định vấn đề. Đồng thời có những giải pháp kịp thời để tránh ảnh hưởng đến sự kiện.

Nhân viên tổ chức sự kiện cần giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi

3.7. Khả năng giám sát và quản lý nhân sự

Giám sát, quản lý con người là một trong những kỹ năng cần thiết của nhân viên tổ chức sự kiện. Vì ngoài làm việc với các hợp đồng, nhà cung cấp… họ còn thực hiện điều hành, giám sát sự kiện và quản lý sự kiện. Trong tổ chức chương trình, mỗi hạng mục khác nhau sẽ có một đội phụ trách thực hiện. Việc của người làm quản lý là phải giám sát hoạt động của từng bộ phận, từng hạng mục, giao trách nhiệm và thông tin để họ hoàn thành nhanh chóng. 

3.8. Kỹ năng dự đoán và xử lý rủi ro

Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta sẽ khó tránh khỏi sai sót, rủi ro ngoài ý muốn. Do đó việc xác định và dự đoán những sự cố có thể xảy ra là điều cấp thiết. Nó sẽ giúp bạn đưa ra các phương án xử lý phù hợp, đến khi phát sinh sự cố sẽ không bị động và đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ. 

Xác định và dự đoán những sự cố có thể xảy ra là điều cấp thiết

4. Mức lương cơ bản của nhân viên/chuyên viên tổ chức sự kiện hiện nay

Mức lương cơ bản của nhân viên tổ chức sự kiện thường sẽ phụ thuộc vào vai trò, kinh nghiệm và loại hình sự kiện mà bạn làm việc. Ở nước ta hiện nay, mức lương khỏi điểm dành cho những bạn mới vào nghề sẽ có dao động từ 4-6 triệu đồng/tháng. Sau thời gian làm việc, có kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện thì mức lương của bạn là 8 -10 triệu đồng/tháng hoặc có thể lên đến 20 -30 triệu đồng/tháng tuỳ vào khả năng, kinh nghiệm và vị trí của bạn.

Ngoài ra, các chuyên viên tổ chức sự kiện còn có thể kiếm thêm thu nhập bằng cách làm thêm ngoài giờ, tiền hoa hồng hay công tác phí cho mỗi sự kiện khác nhau. Sau khi có kinh nghiệm, bạn cũng có thể nhận lập kế hoạch hay tư vấn tổ chức sự kiện riêng để gia tăng thu nhập. 

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện từ 8 – 10 triệu đồng/tháng

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ chi tiết của Sen Xanh Event về công việc của nhân viên tổ chức sự kiện. Từ đó giúp mọi người có những thông tin đầy đủ nhất về vị trí, công việc, mức lương và các yêu cầu kỹ năng cần có của chuyên viên sự kiện. Đồng thời, sau khi tìm hiểu các bạn trẻ cũng có thể cân nhắc xem mình có đủ khả năng theo đuổi ngành nghề này không nhé.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391