Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện thành công từ A-Z có kịch bản

1. Vì sao tổ chức sự kiện phải lên kế hoạch?

Một chương trình diễn ra thành công tốt đẹp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Trong đó có phần không thể thiếu là lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sao cho hoàn hảo.Việc lập kế hoạch rất quan trọng bởi:

1.1. Chủ động hơn trong tổ chức sự kiện

Việc lên kế hoạch cho từng hạng mục công việc của sự kiện từ sớm sẽ giúp bạn xác định rõ về thời gian tổ chức sự kiện. Các nội dung của chương trình sẽ được liệt kê và sắp xếp theo trình tự nhất định, canh chỉnh thời gian phù hợp cho từng nội dung. Vì vậy mà sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không bị lố thời gian. Nếu không lên kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện từ trước, người tổ chức sẽ bị lúng túng, mất thời gian khi làm việc.

Thông qua bản kế hoạch chúng ta sẽ chủ động hơn trong tổ chức sự kiện

1.2. Kế hoạch giúp quá trình thực hiện thuận lợi

Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có mục đích và mục tiêu riêng. Thông điệp của sự kiện đạt được hay không phụ thuộc rất nhiều vào nội dung sự kiện. Chính vì vậy mà lên kế hoạch công việc đóng vai trò rất quan trọng, giúp bạn định hướng bước đi trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Khi toàn bộ ekip nắm rõ được nội dung chương trình sẽ chủ động hơn trong tiến trình thực hiện.

1.3. Phòng tránh những sự cố có thể xảy ra

Nếu không lên kế hoạch chương trình từ trước khó tránh khỏi các thiếu sót. Ngược lại một sự kiện có nội dung, phân công từng công việc rõ ràng luôn được diễn ra thuận lợi hơn. Hơn nữa, trong kế hoạch luôn có phương án dự phòng cho trường hợp ngoài ý muốn giúp mọi người chủ động xử lý vấn đề.

1.4. Dễ dàng chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Từ kế hoạch tổ chức đã đề ra, chúng ta có thể dễ dàng lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Sen Xanh Event tự hào là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện uy tín nhất ở miền Bắc. Với 12 năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện cùng với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và bản lĩnh sẽ giúp bạn có được những ý tưởng độc đáo, lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết theo yêu cầu.

Kế hoạch chi tiết giúp quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi

2. Các yếu tố cần thiết để lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Để kế hoạch tổ chức chương trình được thực hiện theo đúng yêu cầu đặt ra thì bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo đầy đủ các nội dung gồm: mục đích, yêu cầu, đối tượng, thành phần khách mời, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận… 

2.1. Mục đích tổ chức sự kiện

Mỗi chương trình, sự kiện đều hướng đến một mục đích riêng và muốn thể hiện thông điệp truyền thông ấn tượng đến công chúng, khách mời tham dự. Hiểu được mục đích của sự kiện sẽ giúp chúng ta xây dựng ý tưởng, kế hoạch tổ chức hiệu quả hơn và phân bổ thời gian, kinh phí sao cho hợp lý. 

Hiểu được mục đích của sự kiện giúp xây dựng kế hoạch tổ chức hiệu quả 

2.2. Đối tượng tham dự sự kiện  

Trước khi lập kế hoạch chi tiết, ban tổ chức cần xác định rõ đối tượng tham dự sự kiện gồm những ai, nhu cầu của họ là gì? Khi đã chọn được đối tượng tham gia thì hãy tìm cách tiếp cận họ. Hiện nay, có nhiều cách để tiếp cận với khách hàng tiềm năng và tạo thêm nhiều đối tượng và khách hàng tiềm năng như qua email, điện thoại, phương tiện truyền thông xã hội… Khi có thông tin về đối tượng tham dự sẽ giúp bạn xác định loại hình sự kiện cần tổ chức.

2.3. Địa điểm tổ chức sự kiện  

Tùy thuộc vào loại hình sự kiện và đối tượng mục tiêu, số lượng khách mời để bạn chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Khi đã chọn được địa điểm xây dựng chương trình thì người lập bảng cũng nên nêu rõ địa chỉ nơi tổ chức (có thể kèm theo hướng dẫn di chuyển), mức giá thuê, chi phí dịch vụ…

2.4. Thời gian tổ chức sự kiện

Giống như địa điểm, thời gian cũng là một trong những yếu tố rất quan trọng để có thể lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công. Để xác định thời điểm thích hợp, bạn cần xem xét nhiều yếu tố như ngày trong tuần, tháng trong năm, ngày lễ, loại sự kiện, địa điểm và yếu tố địa phương…

 Thời gian cũng là yếu tố rất quan trọng để lập kế hoạc sự kiện

3. 12 bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Một sự kiện được lập kế hoạch tổ chức chi tiết, bài bản sẽ giúp chương trình diễn ra chuyên nghiệp hơn. Sau đây, Sen Xanh Event sẽ chia sẻ đến bạn 12 bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công.

3.1. Bước 1: Xác định rõ loại hình và mục tiêu sự kiện

Căn cứ vào nhu cầu và mục đích của khách hàng, bạn có thể lựa chọn loại hình sự kiện tổ chức phù hợp như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ kỷ niệm, lễ tri ân khách hàng… Trong đó, mỗi loại hình sự kiện này lại có cách xây dựng kế hoạch tổ chức khác nhau. Vì thế mà việc xác định mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất.

Xác định rõ loại hình và mục tiêu tổ chức sự kiện

3.2. Bước 2: Xác định đối tượng khách mời sự kiện

Từ mục đích của sự kiện, các bạn cần xác định khách mời tham gia sự kiện. Họ có thể là nhân viên nội bộ trong công ty/doanh nghiệp, các chuyên gia trong những lĩnh vực, đại lý/nhà phân phối nhà bán hàng tiềm năng hay sự kiện mở cửa tự do cho toàn bộ khách mời tham dự.

Vì vậy, để sự kiện diễn ra hiệu quả, bạn cần phân loại và chọn đối tượng khách mời phù hợp với sự kiện. Tránh việc lựa chọn sau đối tượng dẫn đến lãng phí nguồn lực và ngân sách. Đặc biệt, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, danh sách khách mời bạn cần phải xác định từ sớm. Việc này sẽ giúp bạn tính toán được chi phí và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.

3.3. Bước 3: Xác định ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Khi tổ chức bất cứ chương trình, sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề lựa chọn phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà đơn vị hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ sự kiện, từ đó giúp mang lại hiệu quả truyền thông tốt nhất.

Xác định ý tưởng, chủ đề cho sự kiện sắp tổ chức

3.4. Bước 4: Xác định rõ thời gian, địa điểm tổ chức

Khi xác định thời gian tổ chức sự kiện, bạn nên ưu tiên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời. Nếu có thể hãy chọn thời điểm tổ chức vào cuối tuần, cụ thể là vào buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách tham dự.

Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng sự kiện, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp. Tuy nhiên, cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn địa điểm có không gian rộng rãi, dễ di chuyển, thuận tiện giao thông và đầy đủ tiện ích về bãi đỗ xe lớn... Các yếu tố này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi tổ chức, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo của chủ nhân chương trình. 

3.5. Bước 5: Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức

Dự trù kinh phí là một bước cần thiết trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Qua đó giúp doanh nghiệp có thể làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch như số lượng, quy mô và chất lượng của sự kiện. Bên cạnh đó, việc lập dự trù kinh phí cũng giúp đơn vị tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hay lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế được tối đa các thiếu sót và đảm bảo được chất lượng, hiệu quả của sự kiện.

Dự trù kinh phí là một bước cần thiết trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện

3.6. Bước 6: Xây dựng quan hệ với đối tác và nhà tài trợ

Việc xây dựng và thiết lập quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ mang đến sự thành công cho sự kiện do vậy, bạn không nên bỏ qua bước này khi lên kế hoạch tổ chức. Đối với các sự kiện có quy mô lớn, đòi hỏi mức kinh phí lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, có các nhà tài trợ sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản ngân sách lớn. Điều này thực hiện thông qua việc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị...

3.7. Bước 7: Xây dựng Timeline chi tiết cho sự kiện

Để sự kiện diễn ra thành công cần sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các bộ phận, hạng mục. Do đó, chúng ta phải xây dựng timeline chi tiết cho sự kiện. Timeline là một bản thảo chi tiết những việc cần phải làm, thời gian hoàn thành và phân công nhân sự phụ trách… Timeline càng chi tiết thì sự kiện càng tránh được những thiếu sót và mức độ thành công càng cao.

Timeline của một sự kiện cần được chia làm 3 phần chính: Khai mạc – chương trình chính và bế mạc. Trong mỗi phần này, các bạn cần lựa chọn tổ chức những hoạt động tương ứng để truyền tải đến khách mời thông điệp chính của sự kiện.

Chúng ta phải xây dựng timeline chi tiết cho sự kiện

3.8. Bước 8: Xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Tùy vào mục đích và quy mô của sự kiện mà các bạn có thể xây dựng những kế hoạch truyền thông khác nhau.  Một số kênh truyền thông được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là: trên mạng xã hội qua facebook, instagram, zalo, tiktok…; qua email, báo điện tử; qua áp phích, tờ rơi; qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chí…

3.9. Bước 9: Triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi một sự kiện thường bao gồm rất nhiều công đoạn, hạng mục nên cần có sự phối hợp ăn ý của các bộ phận để mang lại thành công cho sự kiện. Các bạn cần phải kiểm soát được tất cả các khâu, hạng mục đảm bảo tất cả chúng đều diễn ra đúng tiến độ.

• Trang trí sự kiện dựa theo concept chương trình: Chủ đề của sự kiện cần được thể hiện qua phần trang trí. Bạn cần lưu ý về tone màu chủ đạo, các loại hoa và đồ decor sử dụng...  

• Setup trang thiết bị sự kiện: Các hạng mục như sân khấu, âm thanh, ánh sáng… sẽ tác động vào cảm xúc của người tham dự và chi phối toàn bộ chất lượng các chương trình. Vì vậy, hãy đảm bảo chắc chắn hệ thống loa đài, micro, ánh sáng tổng và hiệu ứng hoạt động tốt.

• Lựa chọn menu tiệc cho sự kiện: Mỗi sự kiện có quy mô, ngân sách, đối tượng khách mời khác nhau. Vì thế, bạn có thể lựa chọn menu tiệc trà, tiệc đồ ngọt hay tiệc mặn… cho phù hợp.  

• Chuẩn bị tài liệu: Thông qua tài liệu khách mời sẽ dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của chương trình. Ngoài ra còn các hạng mục như tài liệu, standee, băng rôn cũng cần được chú ý.

• Chuẩn bị quà tặng (nếu có): Để bày tỏ sự trân trọng của doanh nghiệp tới các khách mời và đại biểu, các đơn vị cần chuẩn bị quà tặng hợp lý như hoa, kỷ niệm chương… 

Triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức và trang trí sự kiện

3.10. Bước 10: Tổng duyệt sự kiện theo kế hoạch

Trước khi sự kiện chính thức được diễn ra, chương trình nên tổng duyệt lại một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không. Đồng thời, việc tổng duyệt sự kiện cũng như một bản nháp giúp mọi người làm quen với kịch bản, tránh bỡ ngỡ và xảy ra những sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.

3.11. Bước 11: Xây dựng phương án dự phòng và quản trị rủi ro

Trên thực tế, khi tổ chức sự kiện luôn có những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Do vậy, người tổ chức cần phải có tư duy quản trị rủi ro, chuẩn bị phương án dự phòng để ứng phó và xử lý khi có vấn đề phát sinh. Ngoài ra, để đảm bảo các phương án dự phòng khả thi, các bạn cũng cần tổng duyệt lại những phương án này trước ít nhất 1-2 ngày sự kiện diễn ra.

3.12. Bước 12: Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Dù các bạn có lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, tốt đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những phát sinh. Các buổi họp đánh giá sau sự kiện sẽ giúp mỗi doanh nghiệp có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng các sự kiện và cải thiện mức độ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Ban tổ chức đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

4. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và mới nhất 2023

Để một sự kiện diễn ra thành công, việc lập kế hoạch tổ chức chi tiết và chỉn chu luôn là điều quan trọng. Hãy cùng Sen Xanh Event tham khảo một bản mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và cụ thể dưới đây.

 Tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và mới nhất 2023

5. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng Sen Xanh Event

Sen Xanh Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu ở nước ta hiện nay với hơn 12 năm xây dựng và phát triển. Công ty cung cấp đa dạng các gói dịch vụ nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của quý cơ quan, doanh nghiệp với cam kết mang lại cho khách hàng sự hài lòng và trải nghiệm ấn tượng. 

Với thế mạnh là đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, các sự kiện được Sen Xanh Event tổ chức luôn được lên kế hoạch chi tiết, bài bản mà không kém phần sáng tạo và chỉn chu. Hiện nay, Sen Xanh Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:

• Dịch vụ tổ chức sự kiện theo yêu cầu. Tư vấn, xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang đến cho khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và chỉn chu nhất.

• Cho thuê trang thiết bị sự kiện cho sự kiện: âm thanh, ánh sáng, nhà bạt…. Dịch vụ trang trí và thiết kế sự kiện theo yêu cầu.

• Cho thuê nhân sự tổ chức sự kiện như: MC, ca sĩ, vũ đoàn, band nhạc… giúp khách hàng xây dựng một chương trình chất lượng cao. 

Sen Xanh giúp khách hàng lên kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

 Kết luận

Trên đây là thông tin tổng hợp về các nội dung về quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức các loại hình sự kiện: lễ khai trương, lễ khánh thành, hội nghị khách hàng… hãy liên hệ với công ty tổ chức sự kiện Sen Xanh Event để được tư vấn và báo giá tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391