Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm Year&Party 2023

1. Lợi ích của việc lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm 

Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm là quá trình lên kế hoạch chương trình chi tiết những công việc cần thực hiện dựa trên chủ đề, ngân sách, mục đích… của sự kiện. Khi lập sẵn bản kế hoạch với các nhiệm vụ, đầu việc cần thiết chúng ta sẽ nhận được nhiều lợi ích như:

• Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ nắm bắt được hệ thống các công việc, hạng mục trong buổi lễ tất niên. Từ đó, phối hợp với nhau để triển khai chương trình một cách hiệu quả nhất.

• Xác định đúng quy trình tiến hành, thời gian chuẩn bị, các khâu triển khai công việc để đảm bảo cho sự kiện diễn ra đúng tiến độ.

• Ban tổ chức sự kiện dễ dàng phân công và giao phó trách nhiệm đến từng bộ phận trong doanh nghiệp. Như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuẩn bị, vận hành, kiểm tra, đánh giá tiến độ.

• Dựa vào bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, chúng ta có thể dự trù và tính toán được chi phí cần đầu tư. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị ngân sách, tránh tình trạng lạm chi. 

• Việc chuẩn bị kế hoạch chu đáo giúp chương trình sự kiện hạn chế rủi ro, sự cố đáng tiếc xảy ra. Đồng thời, ban tổ chức cũng nhanh chóng giải quyết được những sự việc không mong muốn.

>>>>>Xem thêm: Tổ chức tiệc tất niên, tổ chức tiệc cuối năm - Quy trình chi tiết A-Z​​​​​​​

Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm là bước quan trọng

2. Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty

Khi muốn lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty, đơn vị của mình thì người thực hiện cần dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Đồng thời, chúng ta cũng phải triển khai bản kế hoạch theo quy trình chuyên nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng cho sự kiện. Nếu chưa có kinh nghiệm trong vấn đề này bạn hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây của Sen Xanh Event nhé.

2.1. Xác định mục đích tổ chức tiệc tất niên cuối năm là gì?

Liên hoan cuối năm là dịp để doanh nghiệp đánh dấu những thành quả đã gặt hái được trong một năm qua và cầu may mắn cho năm tiếp theo. Buổi tiệc như một lời tri ân của Ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên công ty. Để có một bữa tiệc hoàn hảo, doanh nghiệp cần xác định mục đích tổ chức sự kiện là gì:

• Tri ân cố gắng đóng góp của tập thể và cá nhân xuất sắc trong công ty.

• Gửi lời cảm ơn đến đối tác, khách hàng lâu năm.

• Nêu rõ thành quả và những thiếu sót trong năm vừa qua.

• Đặt ra mục tiêu cụ thể trong năm mới.

• Lên kế hoạch vui chơi, giải trí cho toàn thể nhân viên. 

Cần xác định rõ mục đích tổ chức tiệc tất niên cuối năm là gì

2.2. Xác định đối tượng khách mời và số lượng tham gia 

Bước thứ 2 cần làm trước khi viết kịch bản chương trình đó là lên danh sách khách mời và chốt số lượng tham gia tiệc tất niên cuối năm. Điều này giúp các bạn có thể dự trù được kinh phí, xác định địa điểm tổ chức phù hợp và tránh tình trạng mất kiểm soát chương trình. 

Phân loại khách mời cụ thể: Khách VIP, khách mời chính thức và khách dự bị để biết được con số chính xác. Mỗi thư mời đều đi kèm những thông tin cơ bản như: Tên, chức vụ hiện tại, bộ phận công tác, số điện thoại hoặc email.

>>>>>>Có thể bạn quan tâm: Mẫu thông báo tổ chức tiệc tất niên cuối năm mới nhất

2.3. Chọn ngày và địa điểm để tổ chức tiệc tất niên cuối năm

2.3.1. Yếu tố ngày giờ

Tiệc tất niên thường được tổ chức vào cuối tuần hoặc cuối tháng 12 trong năm. Đó là thời điểm ngập tràn không khí Tết đến xuân về, cũng là ngày mà nhân viên được nghỉ ngơi. Sự kiện được diễn ra khoảng 120 phút, đủ để tạo sự hưng phấn cho tất cả mọi người, không gây nhàm chán hay mệt mỏi. 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Sen Xanh Event khuyên bạn nên đưa ra nhiều phương án tổ chức trong kế hoạch. Đặc biệt, doanh nghiệp hãy liên hệ đặt trước bàn hoặc phòng trước 1 - 2 tháng để tránh trường hợp kín chỗ, dẫn đến kế hoạch bị trì hoãn. 

2.3.2. Yếu tố địa điểm

Về địa điểm tổ chức tiệc tất niên cuối năm thì doanh nghiệp cần lựa chọn không gian phù hợp với tính chất sự kiện. Mặt khác, không gian phải đủ rộng để chứa được lượng khách mời tham dự, tránh việc tổ chức ở nơi chật hẹp gây khó chịu cho mọi người. Vị trí tổ chức cũng rất quan trọng, bạn nên chọn nhà hàng dễ tìm, thuận tiện cho việc đi lại. Buổi tiệc có thể sử dụng buffet hoặc set menu tùy theo sở thích của từng doanh nghiệp. 

Chọn ngày và địa điểm để tổ chức tiệc tất niên cuối năm phù hợp

2.4. Lên ý tưởng và chủ đề tổ chức tiệc Tất niên

2.4.1. Về chủ đề 

Tiếp theo, chúng ta phải xác định được chủ đề của sự kiện. Thông qua tiệc tất niên doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp, nội dung gì đối với đội ngũ nhân viên, đối tác và khách mời tham dự. Dựa trên cơ sở này, ban tổ chức cũng dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch, ý tưởng và kịch bản chương trình.

2.4.2. Về ý tưởng

Về ý tưởng có thể theo format quen thuộc như: Tổng kết, báo cáo, khen thưởng, tiệc, giao lưu văn nghệ để gắn kết các thành viên lại với nhau. Nếu muốn đẩy sự kiện lên cao trào, chúng ta có thể tổ chức hoạt động theo xu hướng của giới trẻ hiện nay cho không khí thêm phần sôi động và hứng khởi.

Lên ý tưởng và chủ đề tổ chức tiệc Tất niên một cách rõ ràng

2.5. Xây dựng kịch bản chi tiết và timeline

Kịch bản xây dựng chương trình tất niên cuối năm bao gồm 2 loại chính: Kịch bản thực hiện công việc và kịch bản nội dung cho MC.

>>>>>>>>>Xem thêm chi tiết: Kịch bản tổ chức tiệc tất niên cuối năm chi tiết nhất

2.5.1. Về kịch bản thực hiện công việc

Kịch bản thực hiện công việc sẽ do nhân sự chạy chương trình nắm giữ, để tiện cho việc quản lý chương trình chung. Bên âm thanh, ánh sáng và hình ảnh cũng sẽ nắm bắt nội dung để điều chỉnh phù hợp với sự kiện. Một số hạng mục quan trọng cần có trong kịch bản gồm:

• Vinh danh, khen thưởng cá nhân và tập thể có thành tích nổi bật.

• Trình chiếu video tổng kết lại hoạt động và tình hình phát triển của công ty suốt năm qua.

• Tiết mục biểu diễn do ca sĩ, nhóm nhảy hoặc đội ngũ nhân viên công ty trình bày.

• Bốc thăm trúng thưởng nhằm gia tăng không khí vui nhộn.

2.5.2. Về kịch bản nội dung chương trình cho MC

Kịch bản nội dung chương trình dành cho MC sẽ kèm lời dẫn được chuẩn bị từ trước. Đây là công việc dành cho đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm tăng tính hấp dẫn của bữa tiệc cuối năm của doanh nghiệp.

Xây dựng kịch bản chi tiết và timeline cho chương trình tiệc cuối năm

2.6. Dự trù chi phí cụ thể tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Phần quan trọng không thể thiếu trong mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên đó chính là dự trù kinh phí. Chương trình sẽ có rất nhiều hạng mục cần chuẩn bị với mức chi phí khác nhau như: 

• Trang trí địa điểm thuê tiệc tất niên.

• Chi phí âm thanh, ánh sáng sôi động, màn hình led.

• Thiết kế banner, backdrop, thiệp mời khách hàng.

• Chụp hình, quay phim buổi tiệc tất niên.

• Chi phí MC, nhân công setup, ca sĩ biểu diễn.

• Quà tặng đối tác, mini game.

• Chi phí phòng trường hợp phát sinh tổ chức tiệc xảy ra.

2.7. Tổng duyệt, chạy thử chương trình End Year Party

Sau khi lên kế hoạch làm tiệc cuối năm một cách chi tiết, ban tổ chức mới bắt đầu tổng duyệt và chạy thử chương trình xem có ổn hay không. Nếu còn gì thiếu sót hãy ghi chú lại và bổ sung ngay lập tức để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có khi tiệc chính thức diễn ra. 

Tổng duyệt, chạy thử chương trình End Year Party

2.8. Triển khai tổ chức tiệc cuối năm theo kế hoạch

Chúng ta nên chạy thử chương trình tổ chức tiệc cuối năm trước 3 - 5 ngày. Nếu không có gì thiếu sót thì ban tổ chức có thể yên tâm và tiến hành mọi công việc theo dự kiến. Lưu ý trước khi chính thức diễn ra chương trình, đội ngũ kỹ thuật hãy kiểm tra lại micro, âm thanh, ánh sáng và hình ảnh lại một lần nữa để chắc chắn mọi thứ hoạt động ổn định.

2.9. Đánh giá lại kết quả thực hiện sự kiện

Sau khi chương trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm kết thúc, doanh nghiệp hãy nhìn nhận lại những gì vừa diễn ra và đánh giá kết quả thực hiện xem có đạt được mục tiêu hướng đến hay không. Đồng thời, chúng ta tổng hợp lại kinh phí bữa tiệc là bao nhiêu? Cảm xúc của mọi người sau khi buổi như thế nào? Từ đó có thể rút ra bài học và kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

Triển khai tiệc theo kế hoạch và đánh giá kết quả về sự kiện vừa tổ chức

3. Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ấn tượng

Để lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hằng năm cho công ty một cách hấp dẫn và sáng tạo, thì cần rất nhiều thời gian và công sức. Chủ đề xuyên suốt bữa tiệc phải pha trộn được cảm giác vui buồn của tất cả các thành viên trong công ty. Điều này đòi hỏi sự thấu đáo, đổi mới và hoàn thiện chứ không phải hào nhoáng hay thoáng qua. Dưới đây là một số ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm độc đáo mà bạn đọc có thể tham khảo.

>>>>>>>>Có thể bạn quan tâm: Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên mới nhất

3.1. Tổ chức tiệc tất niên cuối năm như một đêm Liveshow

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm như một đêm Liveshow sẽ có sự kết hợp giữa việc tổng kết thành quả công việc với các tiết mục văn nghệ để không khí trở nên sôi động. Những sự kiện như thế này cần đầy đủ 3 yếu tố: ánh sáng, âm thanh và hình ảnh. Ngay cả khi không có sự góp mặt của các ca sĩ, nghệ sĩ hay nhóm nhạc thì đêm tiệc vẫn gây ấn tượng mạnh mẽ. 

Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức một cuộc thi cho các thành viên trong công ty để truyền cảm hứng khai thác tài năng vốn có. Một số tiết mục tham gia biểu diễn như: Tiểu phẩm hài, đơn ca, song ca, nhảy hiện đại… đều được. Những tiết mục đặc sắc sẽ được khen ngợi và nhận về phần thưởng vô giá. Địa điểm thích hợp nhất để tổ chức buổi hòa nhạc là ngoài trời. 

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm như một đêm Liveshow

3.2. Tổ chức Gala Dinner vào tiệc tất niên cuối năm

Tiệc tất niên cuối năm được biến tấu thành Gala Dinner cũng là ý tưởng vô cùng độc đáo. Tất cả nhân viên trong công ty sẽ có cơ hội ăn mặc lộng lẫy như đang tham gia vũ hội. Điều này cũng nâng cao tính sang trọng của sự kiện và giúp mọi người tham dự cảm thấy hứng khởi, tưng bừng hơn.

Để gia tăng thêm phần hấp dẫn và kịch tính của buổi tiệc tất niên cuối năm, bạn có thể lựa chọn nhiều chủ đề khác nhau. Về cơ bản, mục tiêu ban đầu vẫn diễn ra đúng theo kế hoạch, nhưng phần giao lưu sẽ được biến tấu một chút, không theo phong cách truyền thống.

>>>>>>>Xem thêm: Tổ chức Gala Dinner - Quy trình chi tiết

Tổ chức Gala Dinner vào tiệc tất niên cuối năm

3.3. Tổ chức tiệc cuối năm theo chủ đề Prom Night Party

Prom Party là một lễ kỷ niệm tạm biệt mọi niềm vui, nỗi buồn trong quá khứ. Trong đó phần lớn là các giáo sư và sinh viên của các trường đại học tham gia. Bữa tiệc cuối năm theo chủ đề này thường mang đến những trải nghiệm thú vị và được xem là sự kiện tiêu chuẩn trường học. 

Theo đó, các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Prom Party để lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty. Trang phục dự tiệc đối với nam là Tuxedo hoặc vest đen lịch lãm, còn đối với nữ thì diện những chiếc đầm sang trọng, quý phái. Sự kiện dành phần lớn thời gian để ăn uống và khiêu vũ, giúp thành viên trong công ty gắn kết với nhau hơn. 

Tổ chức tiệc cuối năm theo chủ đề Prom Night Party

3.4. Tổ chức tiệc tất niên tại bãi biển theo chủ đề Hawaii 

Chủ đề Hawaii ngoài trời, nhất là ngoài bãi biển rất thích hợp cho những cuộc tụ họp cuối năm. Cách trang trí bữa tiệc có thể sôi động, bắt mắt hay ấm cúng đều được, quan trọng nhất là phù hợp với bản sắc văn hóa công ty. Những người tham gia sẽ mặc trang phục theo phong cách hiện đại, pha một chút đáng yêu. 

Tiệc buffet theo chủ đề Hawaii với nhiều món ăn vô cùng hấp dẫn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lên kế hoạch tổ chức team building trên bãi biển để gia tăng phần hấp dẫn và kết nối mọi người lại với nhau. 

Tổ chức tiệc tất niên tại bãi biển theo chủ đề Hawaii 

3.5. Tiệc tất niên với chủ đề trải nghiệm cùng công ty

Khi làm việc với nhau, chắc hẳn đội ngũ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp đều có những kỉ niệm vui buồn đáng nhớ, cùng trải qua khó khăn và thăng trầm. Bởi vậy chúng ta có thể lên kế hoạch tổ chức cuộc thi chia sẻ video, khoảnh khắc và những trải nghiệm tuyệt vời cùng công ty và đồng nghiệp. 

Những đội ngũ hoặc cá nhân sản xuất ra video hay, cảm động nhất sẽ giành chiến thắng và nhận phần thưởng giá trị cao đến từ ban lãnh đạo. Những thước phim này chắc chắn có ý nghĩa rất quan trọng cũng như thông điệp muốn truyền tải đến với tất cả thành viên trong doanh nghiệp. 

Tiệc tất niên với chủ đề trải nghiệm cùng công ty

3.7. Tổ chức tiệc tất niên theo chủ đề dạ trắng

Các thủ đô lớn như New York, Paris đều tổ chức dạ tiệc trắng vào những dịp cuối năm. Hình thức sự kiện chủ yếu là ngoài trời, tất cả khách mời tham dự đều diện trang phục màu trắng tinh khôi, nhưng không kém phần xa hoa, lộng lẫy. Sự đồng điệu trong chủ đề này tạo nên không khí lãng mạn và ấm áp. 

Trên thực tế, đã có rất nhiều doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên cuối năm theo chủ đề này, không chỉ 1 năm và còn nhiều năm tiếp theo. Bạn có thể tham khảo thêm nhiều cách trang trí khác nhau để tạo nên một bữa tiệc hoành tráng nhất. Bên phía nhà hàng cũng nhận bày trí theo yêu cầu, giúp tiết kiệm được thời gian để mọi người tập trung vào những mục tiêu khác. 

Tổ chức tiệc tất niên theo chủ đề dạ trắng

4. Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tất niên cuối năm

Dưới đây là một số lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm mà doanh nghiệp không thể bỏ qua nếu muốn có một bữa tiệc hoàn hảo. 

4.1. Trang trí phù hợp phong cách, văn hóa công ty

Về cách trang trí bữa tiệc tất niên, ban tổ chức nên tham khảo nhiều mẫu khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là phù hợp với phong cách và văn hóa công ty. Chúng ta có thể lựa chọn hình thức tự trang trí hoặc thuê dịch vụ trọn gói bên phía nhà hàng để tiết kiệm thời gian và công sức. 

4.2. Trò chơi tất niên cuối năm lành mạnh

Tiệc tất niên cuối năm không thể thiếu các trò chơi giải trí. Bởi những hoạt động này có tác dụng giúp không khí sôi động hơn và gắn kết mọi người lại với nhau. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn những hoạt động lành mạnh, hợp pháp. Một vài ví dụ cụ thể như teambuilding, bóng đá, cuộc thi tài năng…. 

Hoạt động teambuilding giúp gắn kết mọi người lại với nhau

4.3. Các tiết mục văn nghệ phù hợp văn hóa truyền thống

Một lưu ý nữa khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty đó là về tiết mục văn nghệ. Quan trọng nhất là phải phù hợp với thuần phong mỹ tục, văn hóa truyền thống như: điệu múa dân gian, dance cover Kpop, hài độc thoại, múa Lân Sư Rồng, múa quạt, nhảy cổ động… 

4.4. Thực đơn phù hợp với số lượng thành viên tham gia

Ban tổ chức sự kiện nên lưu ý chọn thực đơn phù hợp với nhu cầu, đối tượng tham dự, có thể chuẩn bị 5 đến 6 món theo khẩu vị. Chú ý không nên đặt đồ ăn quá ít, cũng không có nhiều sẽ rất lãng phí. Đồng thời, các món ăn đảm bảo không gây dị ứng, độc hại cho số đông thành viên trong bữa tiệc. 

4.5. Các bài phát biểu trong bữa tiệc tất niên

Khi tổ chức tiệc tất niên cuối năm, các bài phát biểu cần được chuẩn bị một cách chỉn chu, bài bản. Khi lên nội dung xong nên xét duyệt lại nhiều lần để kiểm tra, phát hiện lỗi sai và chỉnh sửa kịp thời. 

Thực đơn tiệc tất niên phù hợp với số lượng thành viên tham gia

Kết luận

Bài viết trên đây là thông tin chia sẻ về mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết cho các cơ quan, doanh nghiệp cùng tham khảo. Nếu muốn có một bữa tiệc cuối năm hoàn hảo nhất, hãy liên hệ với Sen Xanh Event ngay qua hotline 0974468391. Chúng tôi sẽ dùng năng lực và kinh nghiệm nhiều năm của mình để giúp quý doanh nghiệp xây dựng một sự kiện chuyên nghiệp, sang trọng với mức chi phí tiết kiệm. 

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391