TỔ CHỨC GALA DINNER - Du nhập vào Việt Nam chưa lâu nên thuật ngữ Gala Dinner có lẽ còn hơi xa lạ với nhiều người. Việc tổ chức Gala Dinner nhằm mục đích gì? Những ý tưởng, kịch bản cho cho sự kiện Gala Dinner ra sao?  Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây của Sen Xanh Event, Travel & Teambuilding.

Gala Dinner là gì?

  • Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng; khen thưởng và tri ân khách hàng của một doanh nghiệp.
  • Một bữa tiệc Gala thường bao gồm những hoạt động như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,…
  • Số lượng người tham gia trong một sự kiện này thường từ 50 trở lên. Thông thường những đêm tiệc này sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra. Và những vị khách tham dự sẽ “diện” những trang phục theo chủ đề đó.
  • Tổ chức gala dinner được xem là một trong những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của đêm Gala !

  • Ngoài mục đích chính là tri ân khách hàng; việc tổ chức tiệc cuối năm sẽ đảm bảo nguồn đầu tư được đều đặn.
  • Thông qua sự kiện này doanh nghiệp có thể: Giới thiệu sản phẩm mới.Chia sẻ những tin tức về sự phát triển của dự án.
  • Không chỉ thế, với những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp; các cổ đông và nhân viên sẽ an tâm và hào hứng hơn khi làm việc hoặc hợp tác với công ty.

3 Yếu tố tạo nên một chương trình Gala Dinner thành công

  1. Ý tưởng độc đáo
  2. Chủ đề ý nghĩa 
  3. Các tiết mục trong chương trình

>>>Xem thêm: Tổ chức Teambuilding Resort

Quy trình 6 bước tổ chức Gala Dinner

1. Lên ý tưởng và chủ đề

Việc đầu tiên trước khi muốn lên kịch bản chính là lựa chọn cho bữa tiệc của mình một chủ đề.

  • Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ sẽ càng thu hút nhiều người tham dự.
  • Chủ đề cần dựa trên mục đích hướng đến của doanh nghiệp.

2. Lên danh sách khách và thư mời tham dự

  • Khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… 
  • Chính vì thế doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời chính xác. 
  • Bằng cách liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.
  • Sau đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. Để khách mời có thể sắp xếp được thời gian. Nếu không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi lại trong khoảng thời gian đó.

Lưu ý: Đảm bảo điền đầy đủ thông tin trong thiệp mời (địa chỉ, thời gian, dress code).

3. Địa điểm tổ chức

Tuỳ vào hình thức và quy mô sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời.
Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm có:

  • Các trung tâm tổ chức hội nghị. 
  • Các sảnh khách sạn lớn, nhỏ.
  •  Nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet 

Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức như:

  • Các bãi biển 
  • Khu du lịch văn hoá
  • khu du lịch tích hợp 
  • Không gian khách sạn ngoài trời…

4. Thời điểm diễn ra

  • Thời điểm tổ chức cũng sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình.
  •  Nếu là tiệc Gala cuối năm thì sẽ tổ chức vào dịp cuối năm; trước tết Tây 1 – 2 tuần. 
  • Còn nếu Gala tất niên thì nên tổ trước trước tết Ta 3 tuần. Vì mọi người còn phải sắp xếp công việc về quê.

5. Lựa chọn menu bàn tiệc 

Vì là tiệc Gala Dinner nên cần chú trọng khâu lựa chọn bàn tiệc. 

Vì bản chất của Gala Dinner là tiệc ăn tối, thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết hơn cả.

Thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tiệc truyền thống và tiệc buffet.

  • Đối với bàn tiệc truyền thống thì mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng.

  • Còn tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn. Tuỳ vào chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường là từ 12 món trở lên.

Để lựa chọn menu bàn tiệc phù hợp; thì doanh nghiệp cần khảo sát sở thích ăn uống của mọi người. Hoặc lựa chọn những món được đặt nhiều nhất tại nơi cung cấp dịch vụ bàn tiệc.

6. Mẫu kịch bản Gala Dinner

Để có một buổi tiệc hoàn hảo, doanh nghiệp cần có một kế hoạch sản xuất kỹ lưỡng. Kịch bản chi tiết cần có đủ các hạng mục sau theo hàng ngang.

  • Số thứ tự: Cho ban tổ chức biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
  • Thời lượng: Từ mấy giờ đến mấy giờ. Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
  • Tên tiết mục: Đây là bước phân loại các tiết mục, giúp dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
  • Nội dung: Phần nội dung là phần dẫn, lời giới thiệu của MC.
  • Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
  • Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.Lưu ý: Nên tổng duyệt chương trình ít nhất 2 – 3 lần trước khi thực hiện. Việc này giúp đảm bảo được thời gian cũng như tính liên kết của bữa tiệc.

>>> Xem thêm: Tổ chức Tour du lịch trọn gói


Với những thông tin mà Sen Xanh Event, Travel & Teambuilding cung cấp trên, hy vọng độc giả đã hiểu rõ được Gala Dinner là gì; và tầm quan trọng của sự kiện này. Để đảm bảo được một đêm tiệc hoàn hảo; doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín.

Hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ mọi trăn trở lo âu về Tổ chức Gala Dinner của doanh nghiệp.

Lần đầu tiên hợp tác với Sen Xanh tổ chức sự kiện cho tập đoàn của chúng tôi, tôi thật sự bất ngờ với những gì mà Sen Xanh mang lại. Sự chuyên nghiệp, tận tâm, trách nhiệm, chúng tôi sẽ tiếp tục tin tưởng và hợp tác với Sen Xanh trong những lần tổ chức tiếp theo.

Mr: Jaspaert Bruno - Tổng Giám Đốc Deep C - Belgium
Xem thêm

Đã có dịp hợp tác cùng với Sen Xanh Event , tôi thực sự hài lòng về phong cách làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm với công việc. Chúng tôi vẫn sẽ lựa chọn Sen Xanh Event trong nhiều chương trình sắp tới.

Mrs: Huyền Phạm - GDNS Tập đoàn BĐS Sunshine - Vietnam
Xem thêm

Đặc thù công việc phải làm việc nhiều các hoạt động và đại diện cho người lao động để tổ chức những chương trình ý nghĩa sâu sắc. Tuy nhiên chưa thấy đơn vị nào nhiệt tình như Sen Xanh. Có nhiều lúc bên mình thay đổi chương trình bất ngờ nhưng Sen Xanh vẫn vui vẻ hỗ trợ, hợp tác với trách nhiệm cao nhất. 

Mrs: Phạm Hằng - Chủ Tịch CĐ KKT Hải Phòng - Vietnam
Xem thêm

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI HÃY GỌI ĐẾN 0974.468.391

hoặc để lại cho chúng tôi một tin nhắn [email protected]