Các kỹ năng tổ chức sự kiện mà nhân viên cần phải có

1. Làm Chuyên viên tổ chức sự kiện có khó không?

Chuyên viên tổ chức sự kiện có tên tiếng anh là Event Executive. Họ là người phụ trách việc triển khai các hoạt động giao lưu, tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối tác tiềm năng. Chuyên viên sự kiện sẽ trực tiếp thiết lập kế hoạch, điều phối thực hiện; đảm bảo sự thuận lợi, an toàn trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, giúp nâng cao hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp.

Hiện nay rất nhiều bạn trẻ thắc mắc làm chuyên viên tổ chức sự kiện có khó không? Trên thực tế, nhân viên tổ chức chương trình, sự kiện không phải là công việc khó, đòi hỏi bằng cấp cao. Tuy nhiên, đây là ngành nghề mang tính đặc thù, đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng chuyên nghiệp. Khi làm việc ở vị trí này bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ như:

• Phối hợp làm việc nhóm cùng các bên liên quan.

• Lên kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên chủ đề, giá trị cốt lõi. 

• Kiểm soát chặt chẽ tiến trình triển khai tổ chức sự kiện theo kế hoạch.

• Tổng hợp số liệu, hình ảnh liên quan đến tiến độ triển khai tổ chức sự kiện hàng ngày.

• Phân tích và thiết lập báo cáo định kỳ gửi quản lý.

• Báo cáo tổng kết mọi khía cạnh liên quan đến sự kiện sau khi kết thúc chương trình. 

• Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả dựa trên thông tin, số liệu liên quan đến doanh nghiệp mà mục đích hướng đến của buổi lễ tiệc. 

• Lưu trữ, bảo mật các hình ảnh, báo cáo kết quả, hợp đồng cung cấp … của tất cả các sự kiện đã tổ chức.

Chuyên viên sự kiện đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng chuyên nghiệp

2. Các kỹ năng tổ chức sự kiện mà chuyên viên nào cũng phải trang bị

Hiện nay ngày càng có nhiều bạn trẻ quan tâm đến ngành tổ chức sự kiện. Bởi nghề này khá năng động, phát triển khả năng giao tiếp và mức lương cũng khá hấp dẫn. Nếu bạn muốn làm việc ở vị trí chuyên viên thì cần trang bị cho mình những kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản gồm:

2.1. Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)

Lĩnh vực tổ chức sự kiện có đặc thù là cần sự tương tác, phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân trong nhóm, cùng với những bộ phận liên quan. Do đó, nhân viên sự kiện cần có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm. Khi đã có các kỹ năng này, bạn sẽ biết cách sắp xếp từng đầu việc sao cho hợp lý, phân bổ nguồn nhân sự chính xác và kiểm soát tốt các rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời, việc kết nối linh hoạt, chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm cũng góp phần rất lớn vào việc làm nên thành công của sự kiện.

Nhân viên sự kiện cần có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm

2.2. Kỹ năng kiểm soát sự cẩn thận và tỉ mỉ của bản thân

Trong ngành tổ chức sự kiện, sự cẩn thận và tỉ mỉ là đức tính rất cần thiết đối với người làm ở vị trí chuyên viên. Bởi trên thực tế để hoàn thành một sự kiện thì cần có rất nhiều khâu, đầu việc cần chuẩn bị. Tất cả đều phải đảm bảo sự chỉ chu,  chỉ cần có một sai sót nhỏ cũng có thể khiến cả chương trình thất bại và làm khách mời không hài lòng. Chính vì vậy đội mũ nhân viên tổ chức sự kiện cần thận trọng trong mọi vấn đề để đảm bảo chất lượng chương trình.

2.3. Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề 

Một trong những kỹ năng tổ chức sự kiện mà người làm việc ở vị trí chuyên viên cần có đó chính là xử lý tình huống và giải quyết vấn đề. Thông thường trong mỗi sự kiện diễn ra đều không loại trừ khả năng có sự cố phát sinh.  

Bên cạnh việc giám sát các hạng mục công việc, nhân viên tổ chức sự kiện còn phải đảm nhận việc xử lý những tình huống bất ngờ. Nếu không muốn gặp phải sai sót lớn thì chúng ta cần đưa ra kế hoạch dự trù trong trường hợp có rủi ro. Đồng thời trong trường hợp này nhân viên cũng phải giữ sự bình tĩnh, sáng suốt  để xử lý vấn đề một cách êm đẹp, hiệu quả nhất.

Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề giúp sự kiện thành công

2.4. Kỹ năng giao tiếp 

Trong quá trình tổ chức sự kiện, chuyên viên phải tiếp xúc và gặp gỡ với nhiều đối tác, khách hàng. Bởi vậy bạn cần có kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, khéo léo, nhất là việc nắm bắt chính xác tâm lý của đối phương. Không những thế, kỹ năng giao tiếp linh hoạt còn giúp bạn điều phối nhân sự, phân chia công việc để sự kiện diễn ra hiệu quả, thành công. Ngoài ra, khi làm việc trong nhóm, bạn cũng nên hành động tinh tế, cương nhu đúng lúc nhằm thúc đẩy khả năng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong team.

2.5. Kỹ năng viết kịch bản sự kiện

Một số người lầm tưởng rằng, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ làm việc tay chân, không cần tốn chất xám. Tuy nhiên thực tế, để tạo nên một chương trình ấn tượng đội ngũ chuyên viên phải lên kịch bản, liệt kê hạng mục công việc một cách chỉn chu. Bởi nếu không có kịch bản thì chương trình sẽ không thể diễn ra theo đúng kế hoạch, thời gian và trình tự mong muốn. 

Bạn có thể trau dồi kỹ năng viết kịch bản sự kiện bằng cách tập viết mỗi ngày, đọc nhiều sách chuyên ngành hơn giúp rèn luyện trí óc và sáng tạo thêm nhiều ý tưởng mới. Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên gặp gỡ và trò chuyện với những người có kỹ năng giao tiếp tốt để cải thiện khả năng diễn đạt, trình bày.

Trau dồi kỹ năng viết kịch bản sự kiện bằng cách tập viết mỗi ngày

2. 6. Kỹ năng quản lý thời gian

Khi tổ chức một sự kiện sẽ có rất nhiều công việc cần được triển khai. Điều này đồng nghĩa với việc chúng ta phải  tốn thời, công để chuẩn bị. Do đó, quản lý thời gian là kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần có. Nếu không biết cách bố trí thời gian, bạn rất dễ đối mặt với nguy cơ trễ tiến độ, khiến chương trình không diễn ra đúng thời điểm. Hoặc các phần của chương trình diễn ra không đúng như kịch bản…

2.7. Sự nhiệt huyết trong công việc

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề khá vất vả, đôi khi bạn phải đi xa liên tục và làm việc nhiều giờ liền để đảm bảo tiến độ của chương trình sắp diễn ra. Bởi vậy đội ngũ chuyên viên luôn cần có sự nhiệt huyết, tinh thần hăng hái để đảm đương được nhiệm vụ mà mình được giao phó. 

Mặt khác, tổ chức sự kiện cũng đòi hỏi tinh thần chủ động cao trong công việc, phù hợp với những bạn trẻ năng động, sáng tạo. Bên cạnh đó, ngành nghề này cũng cần sự chịu khó, chăm chỉ, chịu được áp lực cao. Khi có được những đức tính, kỹ năng chuyên nghiệp bạn sẽ nhanh chóng thành công.

Đội ngũ chuyên viên sự kiện luôn cần có sự nhiệt huyết, tinh thần hăng hái

2.8. Tính sáng tạo trong công việc

Mỗi sự kiện sẽ mang nét độc đáo, giá trị cốt lõi và thể hiện dấu ấn riêng của từng cơ quan, doanh nghiệp. Bởi vậy mà trong cùng một loại hình sự kiện nhưng mỗi chuyên viên phải kiến tạo nên những màu sắc riêng biệt, không có sự trùng lặp về nội dung lẫn hình thức. 

Tính sáng tạo, mới mẻ sẽ giúp chương trình ghi ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời tham dự. Đồng thời sự kiện cũng tạo được hiệu mạnh mẽ, góp phần vào việc quảng bá hình ảnh sản phẩm và thương hiệu đến với công chúng. Nhờ đó, bản thân người làm sự kiện cũng được cấp trên đánh giá cao về năng lực, trình độ chuyên môn và dễ dàng thăng tiến trong công việc. 

2.9. Kỹ năng kiểm tra, giám sát, đánh giá 

Kỹ năng kiểm tra, giám sát, đánh giá là yếu tố bắt buộc mà các chuyên viên tổ chức sự kiện cần có. Bởi vì trước khi chương trình diễn ra, chúng ta phải kiểm tra kỹ lưỡng từng hạng mục chuẩn bị, giám sát tiến độ và hiệu quả. Từ đó có thể điều chỉnh phương án thực hiện chương trình sao cho phù hợp. 

Ngoài ra, khi sự kiện kết thúc, người làm chuyên viên cũng phải đánh giá xem chúng ta đã làm được gì và chưa làm được gì. Điều này sẽ giúp các bạn đúc rút thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn cho những lần tổ chức sau.

2.10. Kỹ năng dự đoán và quản trị rủi ro

Trong tổ chức sự kiện, việc xác định và dự đoán những rủi ro rất quan trọng. Kỹ năng này sẽ giúp bạn đưa ra các phương án xử lý phù hợp trong trường hợp có sự cố hoặc phát sinh bất ngờ xảy ra. Không những thế việc dự đoán và quản trị rủi ro còn giúp đội ngũ tổ chức sự kiện chủ động hơn trong mọi tình huống. Như vậy chương trình dù ở quy mô nhỏ hay lớn thì vẫn đảm bảo các điều kiện thuận lợi để diễn ra suôn sẻ, làm hài lòng khách mời.

Trong tổ chức sự kiện việc xác định và dự đoán những rủi ro rất quan trọng

Kết Luận

Như vậy bài viết trên đây Sen Xanh Event đã chia sẻ đến các bạn những kỹ năng tổ chức sự kiện của một nhân viên chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn theo đuổi công việc này bằng niềm đam mê, lòng yêu nghề thì hãy ghi nhớ và rèn luyện thành thạo mọi kỹ năng. Khi đã có đủ mọi yếu tố cơ bản cộng thêm sự nhiệt huyết thì chắc chắn bạn sẽ hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391