Tổ Chức Grand Opening - Quy trình chuyên nghiệp, trọn gói

1. Grand Opening là gì? 

Thực tế hiện nay nhiều người vẫn không hiểu rõ Grand Opening là gì? Dịch theo Tiếng Việt, Grand Opening có nghĩa là Đại hội cổ đông hoặc lễ khai trương. Mỗi khía cạnh nó sẽ đại diện cho loại sự kiện quan trọng khác nhau. Tại Việt Nam khi nói đến việc tổ chức Grand Opening người ta thường nhớ tới buổi lễ khai trương cho showroom, cửa hàng, đại lý, trung tâm thương mại… 

Sự kiện này chính là mốc khởi đầu cho hoạt động kinh doanh sản phẩm, dịch vụ của một đơn vị. Trong buổi lễ thường có sự góp mặt của nhiều vị khách mời quan trọng như: người thân, bạn bè, khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, đối tác, nhân viên… Hầu hết trong tổ chức Grand Opening sẽ có các hoạt động chính bao gồm: 

• Hoạt động biểu diễn văn nghệ, trong đó biểu diễn múa lân sư rồng là tiết mục quan trọng và mang ý nghĩa to lớn nhất. 

• Nghi lễ cúng bái, cắt băng chúc mừng khai trương.

• Các trò chơi nhỏ có liên quan đến sản phẩm của cửa hàng, doanh nghiệp khai trương.

• Hoạt động ăn uống tiệc đơn giản, lịch sự.

• Một số chương trình khuyến mại dành cho khách hàng. 

• Chương trình bốc thăm trúng thưởng, tặng quà tri ân khách hàng.

Khi nói đến tổ chức Grand Opening người ta thường nhớ tới lễ khai trương

2. Tổ chức Grand Opening có ý nghĩa thế nào?

Tổ chức Grand Opening là hoạt động không thể thiếu khi nhà hàng, quán cà phê, Spa, cửa hàng… muốn bắt đầu hoạt động kinh doanh. Bên cạnh việc giới thiệu, ra mắt thương hiệu, sản phẩm của đơn vị thì lễ khai trương còn mang ý nghĩa tâm linh đặc biệt. Thông qua tiết mục múa lân sư rồng, cúng bái thần linh và thổ địa, cửa hàng sẽ có tài lộc, vượng khí tốt lành.

Ngoài ra, các hoạt động, chương trình ưu đãi, giảm giá, dùng thử sản phẩm trong ngày khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp nhà hàng có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

Tổ chức Grand Opening là hoạt động không thể thiếu khi bắt đầu kinh doanh

3. Có cần thiết phải tổ chức Grand Opening không?

Nếu bạn đang thắc mắc về việc có cần thiết phải tổ chức Grand Opening không thì cầu trả lời là “Có”. Bởi đây là sự kiện mang ý nghĩa vô cùng to lớn và tích cực, đặt dấu mốc cho sự khởi đầu với thật nhiều thành công, may mắn. Bên cạnh đó, sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động truyền thông của các đơn vị kinh doanh. Thông qua một loạt chương trình, hoạt động liên quan đến Grand Opening thì cửa hàng, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội để phát triển, mở rộng thị trường bằng việc: 

• Giới thiệu/quảng bá rộng rãi về sản phẩm và dịch vụ. 

• Săn lùng, tiếp cận những đối tác/khách hàng tiềm năng.

Grand Opening là sự kiện mang ý nghĩa vô cùng to lớn và tích cực

4. Quy trình tổ chức Grand Opening chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức Grand Opening chuyên nghiệp sẽ giúp cho buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, thành công như ý muốn. Nếu đơn vị bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức thì hãy tham khảo quy trình thực hiện mà Sen Xanh Event chia sẻ dưới đây và áp dụng vào thực tiễn nhé.

4.1. Chọn ngày đẹp để tổ chức sự kiện

Chọn ngày đẹp để tổ chức sự kiện là yếu tố đầu tiên mà chúng ta cần quan tâm và xem xét kỹ càng. Bên cạnh việc chọn ngày lành tháng tốt thì ngày diễn ra Grand Opening cần phù hợp với tuổi tác của chủ cửa hàng, khách sạn, doanh nghiệp. Ngoài ra, ban tổ chức cũng phải theo dõi thời tiết, chọn tổ chức vào ngày thời tiết đẹp, cuối tuần để quy tụ được nhiều người tham dự.

Chọn ngày đẹp để tổ chức sự kiện là yếu tố đầu tiên cần quan tâm

4.2. Lên chủ đề phù hợp với sự kiện

Trong các sự kiện khai trương hiện nay, chủ đề thường được đổi mới để tạo thêm sức hút đối với người tham gia cũng như các đối tượng khách hàng. Ngoài tính hấp dẫn, gây ấn tượng mạnh thì ban tổ chức cũng nên ưu tiên sự đơn giản, gần gũi. Đồng thời chủ đề đảm bảo sự phù hợp với phong cách, nét đặc trưng, văn hóa của đơn vị tổ chức sự kiện khai trương. 

4.3. Xác định chương trình ưu đãi ngày khai trương

Khi tổ chức Grand Opening, các chương trình khuyến mãi, giảm giá hay mua hàng, mua dịch vụ tặng quà là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Bởi nó sẽ tạo động lực, thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ - sản phẩm của công ty. Mặt khác, trong dịp này khách hàng cũng có cơ hội dùng thử và cảm nhận các sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó tạo điều kiện tốt để cửa hàng, doanh nghiệp thu được nguồn lợi nhuận lớn trong tương lai.

Thông thường, chương trình ưu đãi hay tặng quà chỉ diễn ra trong sự kiện khai trương hoặc ở một khoảng thời gian nhất định tùy thuộc vào chính sách của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta cần phải xác định rõ mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này. Như vậy mới dễ dàng kiểm soát và có biện pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình tài chính của đơn vị mình.

Xác định chương trình ưu đãi ngày khai trương cửa hàng

4.4. Lập kế hoạch tổ chức và chương trình cụ thể

Lập kế hoạch tổ chức và chương trình cụ thể là công việc cần thiết giúp sự kiện Grand Opening diễn ra thành công tốt đẹp. Trong bản kế hoạch chúng ta phải nêu rõ các nội dung quan trọng của lễ khai trương gồm:

• Xác định đối tượng khách mời và số lượng khách mời là bao nhiêu để sắp xếp chỗ ngồi hợp lý.

• Các tiết mục văn nghệ là gì, trình diễn bởi ai? Ai là người biên đạo chính và chịu trách nhiệm từng tiết mục?

• Các trò chơi được triển khai trong thời gian chờ của chương trình.

• Có trò chơi bốc thăm trúng thưởng không và phần quà cho mỗi giải trúng thưởng có giá trị như thế nào?

• Quy mô và cách sắp xếp trong khu trưng bày các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.

• Trang trí sân khấu, các khu vực khác của buổi lễ khai trương.

• Số lượng nhân sự tham gia phục vụ sự kiện, phân công nhiệm vụ cho từng nhóm nhân sự.

Ngoài ra, khi lên kế hoạch chương trình chúng ta cũng cần ghi rõ timeline cụ thể cho từng phần, thời gian diễn ra trong bao lâu. Kế hoạch sau khi xét duyệt bởi chủ đơn vị, doanh nghiệp sẽ được gửi đến cho từng nhóm nhân sự để mọi người phối hợp cùng nhau hoàn thành các hạng mục đúng tiến độ.

4.5. Triển khai chiến lược quảng cáo phù hợp

Quảng cáo là phương thức hiệu quả để công chúng dễ dàng biết đến sản phẩm, thương hiệu. Chúng ta có thể sử dụng đa dạng hình thức PR khác nhau như: quảng cáo qua báo, tạp chí địa phương, phát tờ rơi về sự kiện khai trương, phát các coupon giảm giá, coupon miễn phí dịch vụ… 

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong đời sống, ngoài các hình thức quảng cáo truyền thống, đơn vị kinh doanh còn có thể PR qua website chuyên ngành hoặc những website mà có số lượng lớn người theo dõi. Hoặc đặt banner, viết bài PR về doanh nghiệp, sự kiện khai trương trên những trang báo lớn; sử dụng SEO từ khóa trên google, chạy quảng cáo trên Facebook…. Như vậy sẽ nhanh chóng tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng ở các tầng lớp, độ tuổi khác nhau.

Quảng cáo để công chúng dễ dàng biết đến sản phẩm, thương hiệu

4.6. Chuẩn bị đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp

Bên cạnh việc chú trọng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ thì yếu tố nhân sự chăm sóc khách hàng cũng rất quan trọng. Nó quyết định rất lớn đến việc khách hàng có cảm thấy hài lòng và muốn quay lại sử dụng sản phẩm cửa hàng, doanh nghiệp hay không. Do đó, đơn vị bạn hãy đào tạo đội ngũ nhân viên thật chuyên nghiệp, từ trình độ chuyên môn cho đến kỹ năng phục vụ, khả năng xử lý tình huống, nắm bắt tâm lý người dùng… 

4.7. Tổ chức Grand Opening theo đúng kế hoạch

Sau khi đã chuẩn bị tất cả về thời gian, địa điểm, chi phí, nhân sự…. và lập kế hoạch chi tiết, ban tổ chức sự kiện tiến hành viết kịch bản chi tiết cho nội dung chương trình. Cuối cùng, vào đúng ngày giờ định sẵn, chương trình sẽ diễn ra trong sự chào đón, niềm vui hân hoan của mọi người. Trong quá tình tổ chức Grand Opening cần có đội ngũ giám sát chặt chẽ để xử lý các tình huống phát sinh, rủi ro, sự cố bất ngờ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tổ chức Grand Opening theo đúng kế hoạch đã định sẵn

5. Sen Xanh Event - Công ty tổ chức Grand Opening trọn gói hàng đầu

Hiện nay, Sen Xanh Event được biết đến là một trong số công ty tổ chức sự kiện lâu đời ở khu vực miền Bắc, Việt Nam. Với trên 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, công ty có đầy đủ giấy phép đăng ký kinh doanh. Sen Xanh Event luôn cập nhật các xu hướng, đi đầu về sự đột phá trong tổ chức event, công nghệ biểu diễn.

Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức Grand Opening trọn gói của Sen Xanh Event, doanh nghiệp sẽ được lên kế hoạch chương trình phù hợp nhất với sản phẩm, dịch vụ và điều kiện ngân sách. Với đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, am hiểu về xu hướng marketing hiện đại, chúng tôi sẽ lên kế hoạch chu đáo và thực thi chiến dịch chạy Roadshow từ A - Z giúp nhãn hàng yên tâm.

Bên cạnh việc triển khai dịch vụ tổ chức Grand Opening chuyên nghiệp thì Sen Xanh Event còn áp dụng mức giá phải chăng, kèm theo nhiều ưu đãi hấp dẫn. Mức giá sẽ được thông báo trọn gói, công khai đến doanh nghiệp trước khi thực hiện chiến dịch và cam kết không có chi phí phát sinh. Bởi vậy khi chọn dịch vụ của Sen Xanh Event khách hàng sẽ hài lòng tuyệt đối.

Sen Xanh Event là Công ty tổ chức Grand Opening trọn gói hàng đầu

Kết Luận

Dịch vụ tổ chức Grand Opening chuyên nghiệp của Sen Xanh Event luôn có sự khác biệt từ ý tưởng, kịch bản cho đến setup sân khấu. Đặc biệt, chúng tôi luôn cân nhắc kỹ lưỡng, tham khảo ý kiến của khách hàng để tạo nên sự kiện chất lượng, có dấu ấn văn hóa riêng của cửa hàng, doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có nhu cầu làm lễ khai trương hay bất kỳ loại hình sự kiện nào khách hàng hãy liên hệ với Sen Xanh Event để được hỗ trợ nhanh chóng, tận tình. 

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391