[BẬT MÍ] 7 điều không thể bỏ lỡ khi Tổ chức sự kiện Chuyên Nghiệp

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là một hoạt động diễn ra trong một khoảng thời gian với mục đích, địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp hoặc thu hút các đối tượng tham gia sự kiện đó. Sự kiện còn được gọi với một cái tên thông dụng hơn trong giới truyền thông - dịch vụ với tên tiếng Anh là Event. 

Vậy tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức Event là gì? Tổ chức sự kiện (tiếng anh là Event Organization) là quá trình xây dựng và thực hiện ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, giám sát sự kiện diễn ra trong một không gian và thời gian cụ thể. Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài từ khi hình thành ý tưởng, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước, trong và sau sự kiện vô cùng quan trọng. Mỗi một sự kiện đều hướng tới một mục đích cụ thể, chủ yếu là truyền tải thông điệp truyền thông đến khách hàng và đối tác.

Hiện nay, tổ chức sự kiện dưới nhiều hình thức khác nhau như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,... trong đa dạng các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,... Tại nhiều quốc gia phát triển, tổ chức sự kiện được xem là một ngành nghề riêng biệt có hệ thống lý luận chuyên nghiệp. 

Chính vì vậy, để giúp cho việc tổ chức sự kiện thành công và truyền đạt được nhiều thông điệp ý nghĩa thì việc có sự hỗ trợ nhiệt tình từ những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Những công ty tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm như Sen Xanh Event có quy trình tổ chức rõ ràng, chúng tôi biết cần phải làm gì, bắt đầu từ đâu, quá trình ra sao và kết thúc thế nào để mang đến một buổi sự kiện hoành tráng nhất cho Quý khách hàng. 

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là gì?

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện có thể nói là một chiến dịch truyền thông hiệu quả cho bất cứ doanh nghiệp nào. Đây là cơ hội lớn để doanh nghiệp tiếp cận, giao lưu và gia tăng mối quan hệ với khách hàng một cách nhanh chóng. Cùng Sen Xanh điểm qua một số vai trò mà tổ chức sự kiện mang lại. 

Củng cố, phát triển và nâng cao danh tiếng doanh nghiệp
Sự kiện được đánh giá là một kênh marketing hiệu quả trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của doanh nghiệp khi tập trung đánh vào tệp khách hàng chủ lực. 
Đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác. Đồng thời cũng là cơ hội để khách hàng có thể tận tay trải nghiệm sản phẩm để có những phản hồi chính xác nhất. 

Nắm bắt cơ hội tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng
Một điểm cộng lớn cho việc tổ chức sự kiện là giúp khách hàng vừa “mắt thấy, tai nghe, tay cảm nhận” trực tiếp sản phẩm, thay vì chỉ xuất hiện trên truyền hình hay các phương tiện truyền thông khác. Đồng thời, tổ chức sự kiện cũng là một phương thức để doanh nghiệp bày tỏ lòng cảm ơn tới khách hàng của mình. Cũng chính vì đó mà hiếm thấy doanh nghiệp nào bỏ lỡ cơ hội này để tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng và đối tác. 

Thu hút tệp khách hàng tiềm năng mới
Mỗi một chiến dịch Marketing đều hướng tới chuyển đổi khi khách hàng mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình. Tổ chức sự kiện cũng vậy. Đây là một dịp hoàn hảo để doanh nghiệp quảng bá trực tiếp sản phẩm. Khách hàng được trải nghiệm trực tiếp phần lớn sẽ quay lại và tìm mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó.

>>> Xem thêm: Cách tổ chức Team Building độc đáo, đơn giản bạn không thể bỏ lỡ

Quy trình tổ chức sự kiện với 9 bước chi tiết

Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện

Xác định thông tin sự kiện là một bước vô cùng quan trọng bởi nó sẽ quyết định đến kế hoạch, ý tưởng xuyên suốt cả chương trình. Mỗi loại sự kiện sẽ có những yêu cầu nhất định. Vì vậy, trước khi bắt tay làm bất cứ sự kiện nào, doanh nghiệp đều phải xác định các thông tin sau:

• Loại hình, quy mô sự kiện;
• Mục tiêu chính; 
• Tệp khách hàng hướng tới;
• Thời gian, địa điểm tổ chức;
• Ngân sách dự kiến.

Xây dựng ý tưởng cho tổ chức sự kiện

Ý tưởng chính là linh hồn, là yếu tố quan trọng bậc nhất góp phần tạo lên sự thành công của sự kiện.  Đặc biệt, để có một sự kiện gây ấn tượng và tạo tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng tổ chức sự kiện đóng một vai trò lớn. Một ý tưởng mới mẻ, sáng tạo và độc đáo sẽ phần nào quyết định đến sự thành công vang dội của sự kiện đó. Hãy khiến cho khách hàng luôn ghi nhớ đến chương trình, thương hiệu, sản phẩm cũng như thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải bằng những ý tưởng sự kiện “độc nhất vô nhị” nhé. 

Ý tưởng cho tổ chức sự kiện

Thiết kế kịch bản chi tiết cho chương trình sự kiện

Thiết kế sự kiện hay lên kịch bản chi tiết chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc cụ thể như:

• Tìm địa điểm tổ chức phù hợp như nhà hàng, khách sạn, villa,...;
• Xác định thời gian tổ chức;
• Xác định chủ đề, concept chương trình;
• Xây dựng kịch bản chi tiết theo từng mốc thời gian cụ thể;
• Thiết kế banner, backdrop, standee, hệ thống đèn, âm thanh ánh sáng,...

Mỗi một loại hình sự kiện sẽ hướng đến mục đích, tính chất và tệp khách hàng khác nhau, tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau. Vì vậy, người viết kịch bản ngoài sáng tạo cần linh hoạt tạo điểm nhất cho sự kiện, đồng thời dự tính được các tình huống phát sinh có thể xảy ra. 

>>> Xem ngay: Kịch bản tổ chức lễ khánh thành từ A đến Z MỚI NHẤT 

Phân chia nhân sự 

Để quá trình diễn ra sự kiện được trơn tru và hiệu quả, mọi giai đoạn trong sự kiện phải được phân chia thành từng đầu việc cho từng nhân sự. Điều quan trọng là mỗi nhân sự đảm nhiệm phải phù hợp, nghiêm túc và trách nhiệm với nhiệm vụ của mình. 

Diễn tập sự kiện trước khi diễn ra chính thức

Theo kịch bản và sự phân công trước đó, mỗi nhân sự cần có trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh những sai sót có thể xảy ra. Ngoài ra, trước khi sự kiện diễn ra, cần đảm bảo các hạng mục sau luôn đầy đủ và hoạt động tốt:

• Cấu trúc sân khấu;
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng;
• MC, PG, ca sĩ hoặc nhóm nhảy;
• Giấy phép tổ chức sự kiện (nếu có);
• Thiệp mời tới khách hàng;
• Truyền thông, quảng bá sự kiện.

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện

Tiến hành tổ chức sự kiện

Xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cần phải sát sao tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ về công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh,... Quá trình này sẽ đảm bảo cho sự kiện luôn được diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro và có thể kịp thời xử lý những trường hợp ngoài ý muốn. Các bước tiến hành tổ chức sự kiện như sau: 

• Đón tiếp khách mời, checkin, chụp ảnh lưu niệm;
• Khai mạc sự kiện;
• Triển khai nội dung chương trình theo kịch bản;
• Tổ chức phục vụ ăn uống;
• Các trò chơi, bốc thăm trúng thưởng;
• Bế mạc sự kiện.

Kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc bất kỳ chương trình sự kiện nào, đội ngũ nhân sự tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm tổ chức.

Quyết toán chi phí toàn bộ sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, tiến hành nghiệm thu, quyết toán chi phí cho các đối tác, đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan,... và đi đến bước cuối cùng là tổng kết, đánh giá và báo cáo. 

Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm

Đánh giá và phân tích sự kiện, bao gồm đánh giá các kết quả, các phản hồi từ khách hàng, và cải thiện kế hoạch cho các sự kiện tương lai. Hãy xem xét các phản hồi của khách hàng để nắm bắt được những điều mà doanh nghiệp bạn đã làm được hoặc chưa làm được. Từ đó đặt ra các mục tiêu mới và rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. 

Đánh giá và rút kinh nghiệm

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để có một sự kiện thành công, gây tiếng vang cho doanh nghiệp cũng như để lại ấn tượng tốt cho khách hàng, người tổ chức cần lưu ý những vấn đề sau: 

• Xác định đúng mục tiêu của sự kiện: Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, phát triển kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chính xác hơn. Đồng thời luôn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới.
• Lên kế hoạch kỹ lưỡng: Hãy lập kế hoạch chi tiết cho từng khía cạnh của sự kiện, từ việc dự tính ngân sách, địa điểm tổ chức, nội dung chương trình, âm thanh và ánh sáng,...
• Xác định đối tượng khách mời: Đây là bước quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải chú ý khi tổ chức sự kiện. Xác định đúng đối tượng khách mời để có thể chuẩn bị chu cháo cho sự kiện và gửi lời mời cho các khách mời một cách chính xác.
• Chọn đúng địa điểm: Hãy chọn một địa điểm phù hợp với số lượng khách mời, tính chất của sự kiện và ngân sách của bạn.
• Thực hiện quản lý dự án: Sự kiện là một dự án lớn, hãy tạo một lịch trình để theo dõi tiến độ của từng bước trong quá trình tổ chức.
• Sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp: Nếu không đảm bảo tự tổ chức được sự kiện, doanh nghiệp nên tìm hiểu và sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp từ các công ty tổ chức sự kiện có tiếng trong ngành. Điều này sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và chất lượng nhất.
• Đảm bảo sự an toàn: Đảm bảo sự kiện không chỉ diễn ra tốt đẹp mà còn phải an toàn và phù hợp với quy định. Bao gồm việc kiểm tra an ninh về tất cả các khâu để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách an toàn.
• Tạo không gian giao tiếp: Tạo ra không gian giao tiếp cởi mở để khách mời có thể tương tác với nhau trong suốt quá trình tham gia sự kiện.
• Quản lý các vấn đề phát sinh: Bất kể sự kiện nào cũng không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Vì vậy, hãy luôn đảm bảo rằng =, doanh nghiệp có những kế hoạch và dự tính từ trước để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh. 

Lưu ý khi tổ chức sự kiện thành công

>>> Tham khảo ngay: Team building concept độc đáo gắn kết tập thể không thể bỏ lỡ

Rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là những vấn đề, hoạt động,... diễn ra ngoài kế hoạch của sự kiện. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến một phần hay toàn bộ diễn biến của sự kiện đó. Một số rủi ro thường gặp phải như: 

• Vấn đề kỹ thuật: Sự cố kỹ thuật như hỏng hóc thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu hoặc hệ thống mạng có thể dẫn đến sự gián đoạn của sự kiện.
• Vấn đề tài chính: Nếu chi phí tổ chức sự kiện vượt quá ngân sách hoặc các khoản chi phí không được tính toán cẩn thận có thể dẫn đến rủi ro tài chính.
• Vấn đề về quản lý: Những vấn đề chủ quan như không đủ nhân lực, không đủ vật liệu hoặc thiếu thông tin liên lạc giữa các thành viên trong đội ngũ tổ chức sẽ khiến sự kiện trở nên rời rạc.
• Vấn đề về truyền thông: Sự kiện có thể gặp phải các vấn đề truyền thông như việc không thu hút đủ khách hàng, không đủ đối tác quan tâm hoặc gây ra sự phản đối của cộng đồng.
• Vấn đề về chất lượng: Sự kiện không đạt được chất lượng mong muốn hoặc gây ra thất vọng cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.

Một số rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - Tổ chức sự kiện trọn gói tại Sen Xanh Event 

Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, đơn vị, công ty tổ chức sự kiện phải dày dặn kinh nghiệm, nhiều ý tưởng độc đáo và mang lại cho khách hàng nhiều lựa chọn khác nhau. Đồng thời tối ưu hóa được nguồn ngân sách, nhân lực cũng như thực hiện đúng tiến trình của một sự kiện chuyên nghiệp và dự đoán được các rủi ro có thể xảy ra. Tùy vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp nhất. 
Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Sen Xanh Event nắm bắt kịp thời nhu cầu của khách hàng, cũng như hiểu rõ quy trình tổ chức một sự kiện thành công. Thấu hiểu suy nghĩ và nhu cầu của khách hàng, Sen Xanh Event luôn nỗ lực không ngừng để mang lại những lợi ích và xúc tiến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp. 

Tổ chức sự kiện trọn gói tại Sen Xanh Event

Thiết kế sự kiện độc đáo: Đội ngũ các chuyên gia thiết kế sự kiện sẽ tư vấn và đưa ra các ý tưởng thiết kế sự kiện độc đáo, theo tiêu chuẩn đẳng cấp cao.

Định vị địa điểm đẳng cấp: Các địa điểm tổ chức sự kiện được chọn lọc kỹ lưỡng từ những địa điểm cao cấp, sang trọng nhất cùng với thiết bị và tiện nghi đầy đủ nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Sử dụng trang thiết bị cao cấp: Các dịch vụ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thiết bị chiếu sáng, trang trí và thiết kế sân khấu đều được chọn lựa cẩn thận để đáp ứng tiêu chuẩn cao cấp.

Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp: Các nhà cung cấp dịch vụ khác như cung cấp thực phẩm, nhân sự, trang phục, dịch vụ vận chuyển, vv. cũng phải đạt tiêu chuẩn cao cấp để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Thiết kế và in ấn thiệp mời và các tài liệu liên quan: Các thiết kế về thiệp mời, banner, lịch trình sự kiện, brochure, tài liệu quảng cáo và các vật phẩm khác đều được thiết kế chuyên nghiệp và in ấn trên các chất liệu cao cấp.

Tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên của công ty tổ chức sự kiện trọn gói cao cấp được đào tạo chuyên nghiệp, kinh nghiệm dày dặn để đáp ứng mọi nhu cầu và mong muốn của khách hàng. 

Vừa rồi là những chia sẻ của Sen Xanh Event về tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào. Chúng tôi hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp xây dựng và quảng bá tốt thương hiệu của mình. Chúng tôi là Sen Xanh - đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Đừng ngần ngại liên hệ, chúng tôi luôn đáp ứng yêu cầu và mang đến sự lựa chọn tối ưu nhất cho Quý khách hàng.