Hướng dẫn tổ chức lễ kỉ niệm - Sen Xanh Event

1. Lễ kỷ niệm của công ty là gì? Tại sao doanh nghiệp cần tiến hành tổ chức lễ kỷ niệm

Mỗi một chương trình của doanh nghiệp đều sẽ gắn với những ý nghĩa riêng, và một trong những chương trình ý nghĩa nhất của doanh nghiệp có lẽ là lễ kỷ niệm thành lập công ty.

Lễ kỷ niệm giống như một chuyến tàu chuyên chở những cột mốc quan trọng của công ty từ lúc mới thành lập đến khi trưởng thành.

Tổ chức lễ kỷ niệm cũng giống như việc thuật lại về hành trình từ làm quen đến gắn bó với khách hàng,, về những thành  tựu và cả một tập thể đã gây dựng trong một năm qua.

Lễ kỷ niệm cò để tuyên dương thành tích của những tập thể, của cá nhân xuất sắc, cũng là để tri ân tất cả các thành viên đã cùng nhau cố gắng trong một năm qua.

Cùng với đó, thông qua sự kiện mà ban lãnh đạo sự kiện sẽ đề ra phương hướng và kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp trong thời gian tới, đẻ cùng nhau nỗ lực cố gắng hơn tạo ra những đột phá mới cho công ty.

Bởi vậy mà ý nghĩa của sự kiện này càng trở nên quan trọng hơn khi vừa có thể tạo ra tập thể đoàn kết cùng nhau phấn đấu vừa có thể tạo dựng được thương hiệu trong lòng công chúng.

>>>Xem thêm: Kịch bản, Ý tưởng tổ chức lễ kỷ niệm.

2. Các hạng mục cần triển khai khi tiến hành tổ chức lễ kỷ niệm

Dựa vào mục đích, tính chất cũng như quy mô doanh nghiệp mà các doanh nghiệp cần triển khai các hạng mục khác nhau, nhưng nhìn chung có bảy hạng mục cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào khi tổ chức lễ kỷ niệm cũng cần phải có:

• Xác định mục tiêu, mục đích của tổ chức

Để buổi sự kiện không bị quá lan man không truyền tải được thông điệp gì hoặc quá nhiều thông điệp, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, phương hướng để cả chương trình không bị lạc hướng.

Bên cạnh đó xác định mục tiêu, mục đích rõ ràng cho doanh nghiệp còn tạo ra sự thống nhất cho ban tổ chức sự kiện setup đúng nguyện vọng mà bạn đề ra.

• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện

Về địa điểm: Bạn có thể chọn các trung tâm tổ chức sự kiện để tổ chức, hoặc khách sạn hay nhà hàng, thậm chí tổ chức lại doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí hơn.

Về thời gian: Thời gian phù hợp nhất để tổ chức thường sẽ vào một ngày nghỉ của công ty tất cả các thành viên đều có thể dành thời gian đến tham dự.

• Xác định thành phần khách mời tham dự

Thông thường lễ kỷ niệm của công ty sẽ chỉ diễn ra trong nội bộ nên các thành phần chính thường là các cổ đông và toàn bộ nhân viên trong tổ chức.

Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể mời thêm các khách mời như nhà báo hay một vài đối tác quan trọng.

• Xác định tự tổ chức hoặc thuê ngoài

Nếu như bạn tự tổ chức: 

Về chi phí có thể giảm được tối thiểu, tuy nhiên nếu như chưa có kinh nghiệm tổ chức thì sẽ khá là tốn thời gian mà buổi lễ có thể không thành công như mong muốn của ban.

Nếu tự tổ chức bạn cũng nên phân bổ nguồn lực cho hợp lý thành các ban chuyên môn để không bị chậm tiến độ hoặc không đáp ứng được những tiêu chí của buổi lễ.

Về thuê ngoài tổ chức: 

Bạn có thể tìm đến các bên chuyên tổ chức sự kiện, đây là những đối tác chuyên về mảng tổ chức sự kiện sẽ hạn chế được những rủi ro  trong quá trình diễn ra sự kiện hơn nhờ tiết kiệm được thời gian cũng như nguồn lực cho doanh nghiệp bạn.

Với thuê ngoài điều bạn cần quan tâm đó là tham khảo về chi phí của các bên tham gia, đồng thời cần trình bày rõ về mục đích concept sự kiện bạn mong muốn để buổi lễ thành công.

• Lên kịch bản tổng quát cho chương trình

Một kịch bản lễ kỷ niệm đầy đủ bao gồm: các ý tưởng, chủ đề, concept và thông điệp cụ thể và rõ ràng.

Việc lên kế hoạch rất quan trọng vì khi có bản thiết kế có rõ ràng thì các thành viên mới có cái để dựa vào và hành động.

• Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Một buổi lễ kỷ niệm ngoài việc đánh dấu những mốc quan trọng ra thì việc truyền thông lễ kỷ niệm cũng hết sức ý nghĩa.

Việc truyền thông giúp cho nhiều người biết đến doanh nghiệp của bạn hơn, ạo dựng thương hiệu qua lễ thành lập công ty cũng là một cách khá hiệu quả trong việc PR doanh nghiệp.

• Lập deadline cho từng sự kiện

Sau khi đã hoàn thành mẫu tổ chức sự kiện, chúng ta nên tiến hành lập deadline cho từng hạng mục.

Việc lập deadline cho từng hạng mục giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình của từng hạng mục sự kiện.

>>>Xem thêm: Tổ chức lễ kỷ niệm.

3. Tạo ra điểm ấn tượng cho sự kiện

Ấn tượng khiến cho buổi lễ kỷ niệm không bị nhàm chán khiến cho khách mời và công chúng không có dấu ấn gì vào doanh nghiệp của bạn, muốn vậy bạn phải có mục đích tổ chức lễ kỷ niệm.

Để tạo ra được điểm khác biệt bạn cần phải bám sát mục đích định hướng của doanh nghiệp để các thông điệp không đi lạc hướng sau đó là lựa chọn một câu chuyện cho thương hiệu của mình.

Các câu chuyện có thể xoay quanh về hành trình phát triển của doanh nghiệp.

Quan trọng hơn nữa, hãy lưu ý rằng các chuỗi sự kiện của bạn phải gắn liền với lợi ích của khách hàng cũng như toàn bộ nhân  viên.

Với khách hàng: 

-Hãy lắng nghe khách hàng nhiều hơn, để thấu hiểu, đó là một nguồn ý tưởng lớn để làm nên sự khác biệt.

Với nhân viên: 

-Con người ai cũng thích được công nhận, do đó mà mà bạn cần diễn đạt sao cho mỗi nhân viên trong công ty cảm thấy được mình là một phần quan trọng cho công ty, từ đó kích thích năng lượng làm việc hiệu quả cho họ.

Qua bài viết trên đây mà Sen xanh Event đã chia sẻ có lẽ bạn cũng hiểu được phần nào về các giai đoạn tổ chức lễ kỷ niệm, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn về các buổi lễ tổ chức cho doanh nghiệp bạn.

>>>Xem thêm: Tổ chức hội nghị khách hàng.