Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng - Được coi là một trong những sự kiện trọng đại của doanh nghiệp, vậy nên tổ chức thế nào để vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp vừa đảm bảo được sự gắn kết với khách hàng, cùng với Sen Xanh Group tìm hiểu xem  hội nghị này cần tổ chức như thế nào nhé.

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng - Được coi là một trong những sự kiện trọng đại của doanh nghiệp, vậy nên tổ chức thế nào để vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp vừa đảm bảo được sự gắn kết với khách hàng, cùng với Sen Xanh Group tìm hiểu xem  hội nghị này cần tổ chức như thế nào nhé.

>>>Xem thêm: Thông tin chi tiết về Sen xanh event.

1.Hội nghị tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

 Hội nghị tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên, được doanh nghiệp tổ chức mỗi năm một lần ở các nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức sự kiện hay ở chính doanh nghiệp.

 Hội nghị tổ chức hội nghị khách hàng được tổ chức ra với mục đích nhằm giao lưu, gặp gỡ khách hàng để tạo mối quan hệ đồng thời giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng và tạo dựng thương hiệu của mình nhiều hơn với công chúng.

2.Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng tuân thủ theo mấy bước

 

Thiết lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng được trải qua các bước dưới đây:

  • Thiết lập thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định thời gian tổ chức hội nghị là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, vì xác định sai thời gian có thể khiến sự kiện của  bạn thất bại.

Để thiết lập được thời gian tổ chức đúng ta cần xác định một số yếu tố sau:

  • Thứ nhất, đảm bảo rằng thời gian bạn tổ chức hội nghị là khung thời gian mà mọi khách mời đều có thể dành thời gian để tham dự.

Hội nghị khách hàng

  • Thứ hai, đảm bảo rằng thể trạng của mọi người đều tốt và đến buổi hội nghị với một tinh thần thoải mái, tránh tổ chức vào những khung giờ sáng, vì đây là khoảng thời gian mà đa số mọi người đều đi làm.

  • Thứ 4, nên tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần hoặc buổi tối, vì khung thời gian này là khung thời gian mà mọi công việc và bộn bề của khách mời được gác lại, thời gian dư ra là để dành cho bạn.

  • Lên danh sách khách mời cho hội nghị khách hàng

 Hãy lên kế hoạch một cách cẩn thận và tỉ mỉ trong bước này, vì thiết lập một danh sách khách mời chi tiết cho buổi hội nghị sẽ giúp bạn chuẩn bị cách tiếp đón khách mời chu đáo hơn.

 Bên cạnh đó, việc lên trước danh sách khách mời cũng giúp cho doanh nghiệp bạn ướng lượng được số lượng các thành phần có trong buổi hội nghị, từ đó chuẩn bị không gian và chi phí tổ chức hội nghị sao cho phù hợp.

 Danh sách khách mời của doanh nghiệp ngoài khách hàng, các đại lý ra, thì bạn cũng nên mời các nhà báo hay các bên truyền thông để có thể hỗ trợ bạn trong quá trình truyền thông doanh nghiệp của mình đến với công chúng, từ đó sẽ nhiều người biết đến và tin tưởng doanh nghiệp của bạn hơn.

  • Phân bổ nguồn ngân sách cho phù hợp

 Ngân sách luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm, hãy hoạch định thật chi tiết các khoản mục mà bạn phải chi để đảm bảo chi đúng chỗ mà vẫn đáp ứng được tiêu chuẩn của sự kiện.

 Để hoạch định được chi phí tổ chức sự kiện, bạn nên dựa trên mục đích sự kiện, số lượng khách mời và địa điểm tổ chức để phân bổ ngân sách cho hợp lý.

  • Lựa chọn địa điểm tổ chức

 Khi lựa chọn địa điểm tổ chức cho hội nghị, cần căn cứ vào số lượng người tham dự, vị trí thuận lợi, dễ tìm kiếm cho khách mời, đồng thời chất lượng về âm thanh ánh sáng để không xảy ra sai sót trong quá trình tổ chức.

 Một số địa điểm bạn có thể tham khảo để tổ chức hội nghị là: Trung tâm tổ chức hội nghị hoặc nhà hàng hay khách sạn nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, còn nếu như ngân sách có hạn thì tổ chức tại doanh nghiệp của bạn là hợp lý.

  • Lên ý tưởng và xây dựng chủ đề cho buổi hội nghị khách hàng

Một chủ đề thú vị sẽ khiến cho khách mời không bị chán trong suốt quá trình tổ chức hội nghị.

Chủ đề xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện cần phải thống nhất với nhau, tránh quá nhiều thông điệp cần truyền đạt sẽ làm cho mọi người không thật sự ấn tượng và không biết là doanh nghiệp bạn muốn nói gì.

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Ngoài ra, không nên trùng lặp ý tưởng tổ chức hội nghị giữa các năm với nhau, vì sự đổi mới, sáng tạo luôn tạo điểm khác biệt cho doanh nghiệp.

  • Lên công tác chuẩn bị cho buổi hội nghị

 Phân bổ công việc cho từng cá nhân

 Nếu như bạn chọn tổ chức tại trung tâm tổ chức sự kiện hay nhà hàng thì có thể bỏ qua bước này.

Còn nếu như bạn tự tổ chức tại doanh nghiệp thì nên chú ý những điều sau đây:

  • Phân chia các hạng mục cần chuẩn bị và phân công cho từng nhóm nhân sự.

  • Lên tiến trình để theo dõi và kiểm tra.

  • Hãy chia rõ các ban: đối ngoại, hậu cần và ban lễ tang phụ trách từng mảng nhiệm vụ riêng biệt.

Triển khai, thiết lập tổ chức các hạng mục

  • Setup hệ thống loa đài, âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp với không gian và không khí của buổi hội nghị.

Tri ân khách hàng

  • Trang trí sân khấu của hội nghị, bày biện hội trường sao cho hài hoà với không gian.

  • Chuẩn bị backdrop, pano để đặt quanh hội trường.

  • Chuẩn bị hoa cùng với quà tặng cho khách mời.

Tổng duyệt chương trình trước khi hội nghị chính thức bắt đầu

 Để cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và không xảy ra sự cố gì, việc tổng duyệt chương trình là điều hoàn toàn cần thiết.

Tổng duyệt sẽ giúp cho các bộ phận ăn ý với nhau hơn, phối hợp với nhau một cách hài hoà.

  • Tiến hành tổ chức

 Có bốn phần cần quan trọng nhất khi tổ chức hội nghị: Phần đón khách, phần truyền đạt thông điệp và phần tổ chức gameshow, quà tặng tri ân khách hàng.

Hãy làm tốt nhất có thể các hạng mục của sự kiện mà bạn chuẩn bị trước đó.

Hội nghị khách hàng

Trên đây là các hạng mục cùng với một số điều cần lưu ý trong lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng mà Sen Xanh Group đã chia sẻ, chúc bạn có một buổi hội nghị khách hàng diễn ra thành công tốt đẹp.

Lần đầu tiên hợp tác với Sen Xanh tổ chức sự kiện cho tập đoàn của chúng tôi, tôi thật sự bất ngờ với những gì mà Sen Xanh mang lại. Sự chuyên nghiệp, tận tâm, trách nhiệm, chúng tôi sẽ tiếp tục tin tưởng và hợp tác với Sen Xanh trong những lần tổ chức tiếp theo.

Mr: Jaspaert Bruno - Tổng Giám Đốc Deep C - Belgium
Xem thêm

Đã có dịp hợp tác cùng với Sen Xanh Event , tôi thực sự hài lòng về phong cách làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm với công việc. Chúng tôi vẫn sẽ lựa chọn Sen Xanh Event trong nhiều chương trình sắp tới.

Mrs: Huyền Phạm - GDNS Tập đoàn BĐS Sunshine - Vietnam
Xem thêm

Đặc thù công việc phải làm việc nhiều các hoạt động và đại diện cho người lao động để tổ chức những chương trình ý nghĩa sâu sắc. Tuy nhiên chưa thấy đơn vị nào nhiệt tình như Sen Xanh. Có nhiều lúc bên mình thay đổi chương trình bất ngờ nhưng Sen Xanh vẫn vui vẻ hỗ trợ, hợp tác với trách nhiệm cao nhất. 

Mrs: Phạm Hằng - Chủ Tịch CĐ KKT Hải Phòng - Vietnam
Xem thêm

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI HÃY GỌI ĐẾN 0974.468.391

hoặc để lại cho chúng tôi một tin nhắn [email protected]