Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết 2025

1. Lợi ích của việc lập bảng dự trù kinh phí 

Lập bảng dự trù kinh phí là bước không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bảng dự trù kinh phí sẽ giúp người tổ chức kiểm soát toàn bộ quá trình một cách hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của việc lập bảng dự trù kinh phí:

Bảng dự trù kinh phí giúp bạn xác định tổng mức chi phí cần thiết cho sự kiện, từ đó chủ động phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục như: thuê địa điểm, thiết bị âm thanh – ánh sáng, nhân sự, quà tặng, truyền thông… Việc này giúp tránh tình trạng chi quá tay cho một phần và thiếu hụt cho các hạng mục khác.

Trong tổ chức sự kiện, chi phí phát sinh là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, khi có bảng dự trù chi tiết và có khoản mục dự phòng (thường khoảng 5–10% tổng ngân sách), bạn sẽ dễ dàng xử lý các tình huống bất ngờ mà không làm ảnh hưởng đến tổng thể chương trình. Điều này đặc biệt quan trọng với các sự kiện có quy mô lớn hoặc thời gian chuẩn bị ngắn.

Việc chuẩn bị bảng dự trù bài bản thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của đơn vị tổ chức sự kiện. Đây cũng là yếu tố tạo niềm tin đối với đối tác, khách hàng hoặc ban lãnh đạo khi đề xuất kế hoạch tổ chức một chương trình.

2. Các khoản chi phí cần có trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Sau khi đã hiểu được tầm quan trọng và lợi ích của việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bước tiếp theo chính là xác định những khoản mục chi phí cần có để đảm bảo bản dự trù đầy đủ, sát thực tế và dễ theo dõi. Tùy theo quy mô, mục tiêu và hình thức của sự kiện, các khoản chi phí có thể linh hoạt điều chỉnh. Tuy nhiên, một bảng dự trù chuẩn thường sẽ bao gồm các nhóm chi phí cơ bản sau đây, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào trong quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện.

• Chi phí cho địa điểm tổ chức: Thuê hội trường, phòng họp, các cơ sở vật chất cần thiết.
• Chi phí thiết bị và công nghệ: Máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, màn hình, internet, thiết bị hỗ trợ khác.
• Chi phí nhân sự: Phí trả cho người tổ chức sự kiện, MC, nhân viên phục vụ, nhân viên an ninh, kỹ thuật viên.
• Chi phí quảng bá sự kiện: Marketing, thiết kế ấn phẩm (băng rôn, poster, flyer), quảng cáo online/offline.
• Chi phí ăn uống và dịch vụ: Đồ ăn, thức uống, phục vụ tiệc.
• Chi phí quà tặng và vật dụng cho sự kiện: Quà tặng cho khách mời, các vật phẩm lưu niệm, trang trí.
• Chi phí cho việc di chuyển và lưu trú: Vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển.
• Chi phí bảo hiểm và giấy phép: Bảo hiểm sự kiện, giấy phép tổ chức, bảo vệ quyền lợi pháp lý.

3. Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Lập bảng dự trù kinh phí là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm công tác tổ chức sự kiện. Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết và logic sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả, tránh phát sinh không cần thiết và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ. 

Bước 1: Xác định loại hình và quy mô sự kiện
Trước tiên, bạn cần xác định rõ sự kiện thuộc loại nào: khai trương, hội nghị, họp báo, tiệc tất niên, team building... và tổ chức với quy mô bao nhiêu người tham dự. Đây là cơ sở để bạn ước lượng được tổng ngân sách và lựa chọn các khoản chi phù hợp.

Bước 2: Liệt kê tất cả các hạng mục cần chi
Dựa trên quy mô và nội dung sự kiện, hãy liệt kê toàn bộ các hạng mục chi phí một cách chi tiết nhất có thể. 

Bước 3: Ước tính đơn giá và số lượng
Sau khi liệt kê các hạng mục, bạn tiến hành ước tính chi phí cho từng mục bằng cách xác định:
Số lượng cần (VD: 200 chai nước, 2 MC, 1 màn hình LED…)
Đơn giá dự kiến (có thể tham khảo từ đối tác cung cấp dịch vụ hoặc số liệu các sự kiện trước)

Bước 4: Tổng hợp và phân bổ ngân sách
Cộng tổng tất cả các hạng mục để có tổng ngân sách dự kiến. Sau đó, bạn có thể phân tích tỷ lệ chi cho từng nhóm (ví dụ: 30% cho thuê địa điểm, 25% cho kỹ thuật...) để đánh giá mức độ hợp lý và điều chỉnh nếu cần.

Bước 5: Thiết kế bảng dự trù trên Excel hoặc phần mềm quản lý
Để dễ theo dõi và cập nhật, bạn nên lập bảng dự trù trên Excel. 

Bước 6: Cập nhật thường xuyên và đối chiếu sau sự kiện
Trong quá trình chuẩn bị và thực hiện, chi phí có thể thay đổi. Vì vậy bạn cần liên tục cập nhật bảng dự trù, ghi chú lại các thay đổi để so sánh với chi phí thực tế sau sự kiện. Đây là cơ sở quan trọng giúp bạn đánh giá hiệu quả ngân sách và rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

4. Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

5. Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí

Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác giúp bạn quản lý ngân sách hiệu quả và giảm thiểu rủi ro phát sinh ngoài dự kiến. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để bạn có thể lập bảng dự trù kinh phí chính xác và hiệu quả.

Các mức giá trong bảng dự trù cần phải được ước tính dựa trên thông tin cụ thể và chính xác từ các nhà cung cấp dịch vụ. Nếu có thể, hãy tham khảo nhiều báo giá khác nhau để đưa ra mức chi phí hợp lý. Tránh ước tính quá thấp, vì điều này có thể dẫn đến thiếu ngân sách cho các hạng mục quan trọng.

Dù bạn đã lập bảng dự trù chi tiết, nhưng trong thực tế, chi phí có thể thay đổi do các yếu tố như thay đổi giá cả, tình huống khẩn cấp hay yêu cầu phát sinh. Vì vậy, hãy giữ sự linh hoạt trong bảng dự trù, đặc biệt là trong các khoản chi như thiết bị, nhân sự, hay chi phí trang trí. Điều này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh nếu cần thiết.

Khi lập bảng dự trù, đừng quên tính đến chi phí truyền thông và quảng bá cho sự kiện. Đây là khoản chi quan trọng giúp thu hút sự chú ý của khách mời và công chúng, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả của sự kiện. Chi phí này có thể bao gồm quảng cáo trực tuyến, in ấn, chi phí quay phim, chụp ảnh, hay các chiến dịch PR.

Nếu bạn đã từng tổ chức sự kiện trước đây, hãy xem lại bảng dự trù kinh phí của những sự kiện trước để rút kinh nghiệm. Bạn sẽ nhận ra những khoản chi không cần thiết hoặc những khoản chi chưa được dự tính trong quá khứ, từ đó tối ưu hóa chi phí cho sự kiện tiếp theo.

6. Giải pháp kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả

Việc tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo và chuyên môn, mà còn yêu cầu một chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả để tránh vượt ngân sách. Tuy nhiên, việc duy trì chi phí trong giới hạn ngân sách thường là một thử thách lớn đối với các nhà tổ chức sự kiện.

Một trong những nỗi đau lớn nhất mà khách hàng gặp phải khi tổ chức sự kiện là việc chi phí vượt ngân sách đã đề ra ban đầu. Do sự phức tạp trong việc tính toán các hạng mục chi phí hoặc các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến, ngân sách dễ dàng bị "vỡ" mà không thể kiểm soát được. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính mà còn gây áp lực lớn lên người tổ chức sự kiện.

Dù đã lập bảng dự trù chi phí, nhưng trong thực tế, nhiều sự kiện lại gặp phải các khoản chi không lường trước, chẳng hạn như chi phí tăng giá đột ngột của các nhà cung cấp, hoặc phải sử dụng dịch vụ bổ sung do thay đổi yêu cầu khách hàng hoặc các yếu tố ngoài kiểm soát. Điều này dễ dàng dẫn đến việc vượt ngân sách.

Những nhà tổ chức sự kiện thiếu kinh nghiệm có thể không phân bổ ngân sách hợp lý cho các hạng mục quan trọng, dẫn đến việc bỏ sót hoặc cắt giảm những khoản chi cần thiết, làm giảm chất lượng sự kiện. Việc không biết đâu là yếu tố cần ưu tiên trong chi phí cũng là một vấn đề lớn trong việc quản lý ngân sách sự kiện.

Giải pháp kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả

Để khắc phục các vấn đề trên và kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả, dưới đây là những giải pháp mà các tổ chức và đơn vị tổ chức sự kiện có thể áp dụng:

Để kiểm soát chi phí, bạn cần đàm phán rõ ràng với các nhà cung cấp dịch vụ về giá cả, các hạng mục bao gồm trong gói dịch vụ và các chi phí phát sinh. Hãy yêu cầu các báo giá chi tiết và yêu cầu hợp đồng rõ ràng để tránh những khoản chi không cần thiết hoặc thay đổi giá vào phút cuối.

Trong quá trình lập dự trù, bạn cần phải đánh giá các hạng mục chi phí để cắt giảm những phần không thực sự cần thiết. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí, như tổ chức sự kiện tại địa điểm nội bộ thay vì thuê hội trường bên ngoài, chọn các nhà cung cấp dịch vụ có chi phí hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.

Quá trình kiểm soát chi phí cần được duy trì xuyên suốt từ khi lập kế hoạch cho đến khi sự kiện kết thúc. Theo dõi chi phí thực tế so với bảng dự trù để có thể điều chỉnh kịp thời. Cập nhật liên tục các khoản chi thực tế giúp bạn nhanh chóng phát hiện vấn đề và có giải pháp xử lý trước khi sự kiện kết thúc.

Giải pháp từ Sen Xanh Event:

Để giải quyết vấn đề này, Sen Xanh Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, giúp bạn kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ lên kế hoạch và lập bảng dự trù chi phí chi tiết, đảm bảo mọi hạng mục đều được tính toán cẩn thận, giúp bạn tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Lợi ích khi chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Sen Xanh Event:

Chúng tôi cam kết giúp bạn tổ chức sự kiện trong phạm vi ngân sách đã thống nhất, tối ưu hóa chi phí mà không làm giảm chất lượng sự kiện.

Sen Xanh Event có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch chi tiết và dự phòng cho các chi phí phát sinh, giúp bạn luôn sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống.

Với dịch vụ trọn gói, bạn không phải lo lắng về bất kỳ khoản chi phí nào. Chúng tôi sẽ thay bạn xử lý tất cả các khía cạnh của sự kiện, từ việc chuẩn bị, tổ chức đến giám sát chi phí, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm chi phí.

Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp bạn quản lý ngân sách một cách khoa học và hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực tài chính. Thông qua việc lập bảng dự trù chi tiết, bạn có thể xác định rõ ràng các khoản chi cần thiết, từ đó phân bổ ngân sách hợp lý và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà không vượt quá ngân sách đề ra.