Tổ chức hội thảo

1. Hội thảo là gì?

Hội thảo là buổi gặp gỡ của một nhóm người tại thời gian và địa điểm được xác định để thảo luận về một nội dung mà tất cả đều quan tâm. Chính vì thế, khách mời của hội thảo cũng phải quan tâm và cùng chia sẻ về vấn đề đó. Thực tế, phần lớn hội thảo được tổ chức hiện nay sẽ liên quan đến các ngành nghề nghiệp, các ngành nghề nghiệp đang phát triển,…

Hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa những người quan tâm về cùng một vấn đề

2. Phân chia hội nghị và hội thảo

Nếu chỉ nhìn qua, bạn sẽ thấy hai sự kiện này có các phần giống nhau. Tuy nhiên, hội nghị và hội nghị là hai khái niệm có nhiều điểm khác nhau, cụ thể như sau:

3. Mục đích của hội thảo tổ chức

Khi tổ chức hội thảo , mỗi doanh nghiệp đều sẽ hướng đến những mục tiêu riêng. Nhìn chung, tổ chức hội thảo sẽ có những mục tiêu như:

• Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm: Giúp các chuyên gia, nhà nghiên cứu, hoặc những người cùng lĩnh vực trao đổi thông tin, cập nhật kiến thức mới và học hỏi lẫn nhau.
• Giới thiệu kết quả nghiên cứu hoặc sản phẩm mới: Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể dùng hội thảo để công bố kết quả nghiên cứu, sản phẩm, dịch vụ mới.
• Thảo luận và giải quyết vấn đề: Hội thảo là nơi để các bên liên quan cùng phân tích, thảo luận và tìm giải pháp cho các vấn đề cụ thể trong lĩnh vực chuyên môn.
• Kết nối và mở rộng mối quan hệ (networking): Tạo cơ hội gặp gỡ, hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức, chuyên gia, từ đó phát triển các mối quan hệ chuyên môn và kinh doanh.
• Định hướng chính sách hoặc chiến lược phát triển: Đặc biệt trong các hội thảo cấp ngành hoặc nhà nước, mục đích là thu thập ý kiến đóng góp để xây dựng chính sách, chiến lược, kế hoạch phát triển.
• Nâng cao uy tín và thương hiệu của tổ chức: Việc tổ chức hoặc tham gia hội thảo giúp doanh nghiệp, tổ chức thể hiện năng lực chuyên môn và nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác, khách hàng, công chúng.

Mục đích của hội thảo là tiếp nhận ý kiến của khách hàng

6. Các loại phổ biến

Giống như hội nghị, hội thảo cũng được chia thành nhiều loại, tùy theo quy, lĩnh vực, mục tiêu… Sau đây là 3 loại hình hội thảo thường gặp nhất.

6.1 Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

Doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo này cả trong và ngoài công ty. Thông thường, hội thảo có phạm vi nội bộ sẽ diễn ra với mục tiêu chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo kỹ năng cho các cá nhân, phòng ban. Ngoài ra, bạn có thể mời thêm khách hàng, đối tác nếu muốn trao đổi kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm, phương thức kinh doanh,…

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

6.2 Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

Việc tổ chức hội thảo này nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của công ty. Qua đây, doanh nghiệp cũng muốn truyền tải ưu điểm và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm như thành phần, nguyên vật liệu, tính năng,…

Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

6.3 Hội thảo chuyên ngành

Hội thảo chuyên ngành thường được tổ chức với sự tham gia của các doanh nghiệp, chuyên gia trong lĩnh vực. Nội dung của hội thảo cũng tập trung vào các điểm mới, những vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành nghề được nói đến.

Hội thảo chuyên ngành

7. Quy trình để tổ chức hội thảo 

Tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là việc tạo ra một sự kiện quy mô, mà còn là một cơ hội để các cá nhân/ đơn vị/ tổ chức khẳng định vị thế của mình. Để tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức có thể tham khảo quy trình sau đây.

7.1 Xác định mục tiêu của hội thảo

Mục đích là cơ sở để xây dựng nội dung, xác định các hoạt động trong cuộc họp và lên kịch bản nghị quyết của khách hàng. Đơn vị tổ chức cần đặt ra chủ đề cụ thể để định hình nội dung và hướng đi của hội thảo. Mục tiêu này có thể là chia sẻ kiến thức, thảo luận về các vấn đề cụ thể, tạo cơ hội networking, hoặc khám phá các giải pháp mới. Việc xác định thông điệp chính muốn truyền đạt qua hội thảo sẽ giúp đơn vị tổ chức tập trung và chắc chắn rằng mọi hoạt động trong sự kiện đều hỗ trợ cho thông điệp này vì mọi quyết định sẽ căn cứ dựa trên mục tiêu đó.

Xác định mục đích của hội thảo

7.2 Xác định đối tượng, số lượng khách hàng

Việc xác định đúng đối tượng là yếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công của chương trình. Để chọn được đúng thành phần người tham dự, doanh nghiệp phải hiểu được sản phẩm của mình và dựa vào đó để phác thảo chân dung khách hàng gồm độ tuổi, giới tính,... Sau đó, tùy vào quy mô, bạn cần dự kiến số lượng và gửi thư mời đến đối tượng này.

Xác định đối tượng và số lượng khách mời

7.3 Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi đã chọn được đúng đối tượng và số lượng khách mời, bạn có thể dễ dàng xác định thời gian và địa điểm diễn ra hội thảo.

• Thời gian: Hội thảo thường được tổ chức trong các khung giờ như 8 - 10h sáng,   14 - 16h và 16 - 20h vào thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, cuối năm. Việc tổ chức vào ngày nghỉ sẽ thuận tiện hơn cho khách hàng, công ty và chủ doanh nghiệp khi tham dự.
• Địa điểm: Tùy vào quy mô chương trình, nguồn của doanh nghiệp và ý muốn của khách hàng, hội thảo có thể được tổ chức ở khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,... Địa điểm được chọn phải đáp ứng các tiêu chí về chỗ để xe, sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,...

Chọn địa điểm tổ chức

7.4 Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình

Bạn có thể bắt đầu xây dựng kịch bản dẫn chương trình hội thảo khách hàng ngay sau khi xác định được yêu cầu, mục đích của hội thảo. Trong đó, kịch bản cần làm rõ các điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến các hoạt động có trong sự kiện.

Kịch bản đóng vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành công của hội thảo. Nếu không có kịch bản, việc tổ chức hội thảo sẽ diễn ra bộc phát theo cảm xúc, gây nên nhiều vấn đề phát sinh và làm cho kết quả buổi lễ không được như ý muốn. Ngoài ra, một kịch bản với ý tưởng hay, độc đáo sẽ kích thích sự tò mò và tạo hứng thú với khách mời.

Thông thường, những hạng mục liên quan đến ý tưởng, kịch bản, cách dàn dựng sân khấu sẽ được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Bởi đây là những đơn vị có kinh nghiệm và biết cách để tạo ra những ý tưởng mới. Tuy nhiên, nếu bạn có một đội ngũ chuyên nghiệp, sáng tạo trong tổ chức sự kiện thì bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện.

Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản hội nghị

7.5 Triển khai thực hiện

Thực tế, cách tổ chức hội thảo không hề khó. Bạn chỉ cần đảm bảo các nội dung diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và tạo được ấn tượng với khách mời. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

• Thiết kế ấn phẩm trong sự kiện.
• Chuẩn bị tài liệu liên quan, video giới thiệu, quảng bá về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức, bố trí hội trường và đảm bảo đủ trang thiết bị.
• Thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếc và các công việc theo kịch bản.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như phương tiện di chuyển, đồ ăn nhẹ, nước uống, tặng phẩm,...
• Chọn lựa nhân sự hỗ trợ trong sự kiện.
• Dự phòng, thay thế, bổ sung (nếu cần).

8. Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo khách hàng

Để có một hội thảo khách hàng diễn ra thành công, khi lên kế hoạch tổ chức, bạn cần lưu ý đến những vấn đề sau:

8.1 Chủ đề sự kiện

Chủ đề và ý tưởng sẽ tạo nên một tổng thể toàn diện, thể hiện mục tiêu mà chương trình hướng đến. Một chủ đề tốt nên ngắn gọn, thể hiện được thông điệp, mục đích của chương trình và những lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham gia.

8.2 Khách mời đặc biệt

Sự có mặt của người nổi tiếng, người có sức ảnh hưởng sẽ có lợi khi truyền thông, tạo sự tin tưởng cho khách mời và làm cho hội thảo trở nên đặc biệt hơn. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng uy tín trong đúng lĩnh vực theo nội dung hội thảo. Sau đó, bạn cần lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng cho nhóm khách mời đặc biệt này.

Khách mời đặc biệt là chuyên gia, người nổi tiếng

8.3 Địa điểm và tiện ích đi kèm

Địa điểm tổ chức phải đáp ứng được quy mô và chi phí tổ chức hội thảo khách hàng dự kiến của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng phải quan tâm đến các tiện ích đi kèm như sân khấu, màn chiếu, âm thanh,... để kịp thời bổ sung và dự trù chính xác chi phí.

>> Xem thêm: Top 5 địa điểm cho thuê hội trường tổ chức hội thảo tại Hà Nội

8.4 Công tác truyền thông

Truyền thông cũng là một hoạt động không thể thiếu trong quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị. Doanh nghiệp có thể truyền thông theo nhiều cách khác nhau và qua các phương tiện đa dạng. Ngoài ra, để giữ được sức nóng của chương trình và thuận tiện cho người tham dự, hoạt động này nên diễn ra trước khi sự kiện được tổ chức từ 1 - 2 tuần.

Truyền thông trước sự kiện 1 - 2 tuần

8.5 Khách tham dự

Mục đích chính khi tổ chức hội thảo khách hàng là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Vì vậy, việc lấy thông tin khách mời cũng khá quan trọng vì khi có nhiều thông tin, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả bằng cách tiếp cận thông qua việc điền form online, đăng ký nhận email,...

9. Kịch bản tổ chức hội thảo

Để việc tổ chức hội thảo diễn ra thành công, bạn cần có một kịch bản chi tiết, rõ ràng. Nếu bạn đang băn khoăn khi xây dựng nội dung thì hãy tham khảo mẫu kịch bản chương trình hội thảo sau nhé!

• MC giới thiệu chương trình, tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu tham dự.
• Đại diện khách mời lên khai mạc chương trình.
• Ban chủ trì điều hành chương trình, giúp điều tiết và tránh những xung đột không đáng có.
• Biểu diễn văn nghệ giữa giờ.
• Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc hội thảo.
• MC tuyên bố kết thúc chương trình.

Đại diện khách mời phát biểu

>> Xem thêm: Gợi ý kịch bản chương trình hội thảo khoa học chi tiết

10. Những yếu tố để lựa chọn công ty lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo

Có thể thấy, tổ chức hội thảo không khó nhưng cần phải tỉ mỉ, chỉn chu để lập trình diễn ra thành công. Vì thế, nếu bạn chưa có đội ngũ kinh nghiệm tổ chức sự kiện kinh nghiệm thì việc lựa chọn một công ty sự kiện tổ chức chuyên nghiệp là điều rất cần thiết. Khi lựa chọn các đơn vị này, bạn có thể dựa vào một số tiêu chí như sau:

• Đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo với cùng loại hình, nội dung mà doanh nghiệp hướng tới.
• Chi phí thiết kế công ty phù hợp với tổ chức hội thảo dự kiến.
• Đội ngũ nhân sự uy tín, có chuyên môn cao,…

>> Xem thêm : Đơn vị tổ chức sự kiện uy tchất lượng

11. Vì sao bạn nên chọn Sen Xanh Event để thực hiện chương trình tổ chức đơn vị

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội thảo công ty thì Sen Xanh Event là sự lựa chọn hoàn hảo. Đây là đơn vị có hơn 10 kinh nghiệm trong các tổ chức sự kiện lớn nhỏ. Với phương châm “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”, Sen Xanh Event sẽ cung cấp cho bạn các gói dịch vụ tổ chức tiệc hội thảo chất lượng.

Khi đến với Sen Xanh Event, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc khi tổ chức hội nghị, hội nghị.
• Tư vấn xây dựng bản chi tiết chương trình nghị hội. 
• Mẫu kịch bản tổ chức chuyên nghiệp, hiệu quả cao.
• Trang thiết bị chất lượng , cần thiết trong sự kiện.
• Làm việc với đội ngũ nhân chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.
• Dịch vụ tổ chức Quốc hội, hội thảo với giá ưu đãi, miễn phí tư vấn,…

Sen Xanh Event - Đơn vị tổ chức hội nghị, hội nghị uy tín, chuyên nghiệp

Trên đây là những nội dung quan trọng nhất liên quan đến việc tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả với giá phải chăng thì bạn đừng quên liên hệ với Sen Xanh Event qua các kênh sau đây nhé!