Tổ chức hội thảo

1. Hội nghị là gì?

Hội nghị giống như một cuộc họp nhưng có quy mô lớn hơn. Sự kiện này được tổ chức để bàn bạc những vấn đề lớn của doanh nghiệp với chủ đề cụ thể như tổng kết tình hình hoạt động, ưu, nhược điểm của công ty… Từ đó, các thành viên trong hội nghị sẽ đánh giá, rút kinh nghiệm để doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển.

Hội nghị giống như cuộc họp nhưng có quy mô lớn hơn

2. Hội thảo là gì?

Hội thảo là buổi gặp gỡ của một nhóm người tại thời gian và địa điểm đã xác định để bàn luận về một nội dung mà tất cả đều quan tâm. Chính vì thế, khách mời của hội thảo cũng phải quan tâm và cùng nhau chia sẻ về vấn đề đó. Thực tế, phần lớn hội thảo được tổ chức hiện nay sẽ có liên quan đến nghề nghiệp, các ngành công nghiệp đang phát triển,…

Hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa những người quan tâm về cùng một vấn đề

3. Phân biệt hội nghị và hội thảo

Nếu chỉ nhìn qua thì bạn sẽ thấy hai sự kiện này có phần giống nhau. Tuy nhiên, hội thảo và hội nghị là hai khái niệm có nhiều điểm khác nhau, cụ thể như sau:

4. Mục đích của tổ chức hội thảo

Khi tổ chức hội nghị hội thảo, mỗi doanh nghiệp đều sẽ hướng đến những mục tiêu riêng. Nhìn chung, việc tổ chức hội thảo, hội nghị sẽ có những mục đích như:

• Gửi lời tri ân đến khách hàng đã ủng hộ sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu.
• Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, duy trì mối quan hệ và tạo dựng lòng tin với đối tác, khách hàng cũ.
• Tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng để xây dựng thông điệp, chiến dịch marketing phù hợp.
• Quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến cộng đồng nhằm thu hút và tiếp cận đối tượng tiềm năng.

Mục đích của hội nghị là tri ân khách hàng

5. Các loại hình tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng được tổ chức với nhiều loại hình khác nhau. Dưới đây là 4 loại hình hội nghị phổ biến nhất mà bạn không thể bỏ qua.

5.1 Hội nghị tri ân khách hàng

Loại hình này còn được gọi tắt là hội nghị khách hàng, được các doanh nghiệp tổ chức khá thường xuyên. Thành phần tham dự hội nghị sẽ là đối tác và khách hàng của doanh nghiệp. Đây là dịp để công ty bày tỏ sự biết ơn tới các đơn vị, khách hàng thân thiết vì đã tin tưởng và ủng hộ sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu.

Hội nghị tri ân khách hàng

5.2 Giới thiệu sản phẩm mới

Hội nghị được tổ chức để giới thiệu sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp đến công chúng, truyền thông và đối tác. Đây là bước đệm diễn ra trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Vì vậy, kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng này sẽ được xây dựng tỉ mỉ và đầu tư về thiết kế, trang trí, chú trọng vào trải nghiệm khách hàng.

Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

5.3 Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm

Hội nghị cuối năm là dịp để doanh nghiệp tổng kết tình hình hoạt động, kinh doanh và hoạch định các nội dung cho năm tới. Sự kiện này sẽ diễn ra thường niên với thành phần tham dự chủ yếu là nhân viên công ty và khách hàng thân thiết.

Hội nghị tổng kết cuối năm

5.4 Hội nghị thượng đỉnh

Đây là cuộc gặp gỡ giữa nguyên thủ các quốc gia để thảo luận về những vấn đề lớn như kinh tế, chính trị, tình hình hợp tác giữa các nước. Sự kiện này mang tầm cỡ quốc gia, quốc tế nên cần được chuẩn bị kỹ càng, chỉn chu và phải có các phương án dự phòng.

Hội nghị thượng đỉnh

6. Các loại hội thảo phổ biến

Giống với hội nghị, hội thảo cũng được chia thành nhiều loại, tùy theo quy mô, lĩnh vực, mục đích… Sau đây là 3 loại hình hội thảo thường gặp nhất.

6.1 Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

Doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo này ở cả trong và ngoài công ty. Thông thường, hội thảo có phạm vi nội bộ sẽ diễn ra với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo kỹ năng cho các cá nhân, phòng ban. Ngoài ra, bạn có thể mời thêm khách hàng, đối tác nếu muốn trao đổi kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm, phương thức kinh doanh,…

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

6.2 Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

Việc tổ chức hội thảo này nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của công ty đến công chúng. Qua đây, doanh nghiệp cũng muốn truyền tải ưu điểm và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm như thành phần, nguyên vật liệu, tính năng,…

Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

6.3 Hội thảo chuyên ngành

Hội thảo chuyên ngành thường được tổ chức với sự tham gia của các doanh nghiệp, chuyên gia trong lĩnh vực. Nội dung của hội thảo cũng tập trung vào các điểm mới, những vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành nghề được nói đến.

Hội thảo chuyên ngành

7. Quy trình để tổ chức hội nghị thành công nhất

Nếu là nhân sự chưa có kinh nghiệm thì bạn có thể tham khảo quy trình tổ chức hội nghị sau đây để có một chương trình thành công.

7.1 Xác định mục đích của buổi hội nghị

Mục đích là cơ sở để xây dựng nội dung, xác định các hoạt động trong cuộc họp và lên kịch bản hội nghị khách hàng… Vì thế, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ ràng mục đích của hội nghị. Các hội nghị của doanh nghiệp thường nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng, tìm kiếm đối tác, phát triển thương hiệu, khẳng định giá trị,... 

Xác định mục đích hội nghị

7.2 Xác định đối tượng, số lượng khách hàng

Việc xác định đúng đối tượng là yếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công của chương trình. Để chọn được đúng thành phần người tham dự, doanh nghiệp phải hiểu được sản phẩm của mình và dựa vào đó để phác thảo chân dung khách hàng gồm độ tuổi, giới tính,... Sau đó, tùy vào quy mô, bạn cần dự kiến số lượng và gửi thư mời đến đối tượng này.

Xác định đúng đối tượng và số lượng khách mời

7.3 Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi đã chọn được đúng đối tượng và số lượng khách mời, bạn có thể dễ dàng xác định thời gian và địa điểm diễn ra hội nghị.

• Thời gian: Hội nghị thường được tổ chức trong các khung giờ như 8 - 10h sáng,   14 - 16h và 16 - 20h vào thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, cuối năm. Việc tổ chức vào ngày nghỉ sẽ thuận tiện hơn cho khách hàng, công ty và chủ doanh nghiệp khi tham dự.
• Địa điểm: Tùy vào quy mô chương trình, nguồn của doanh nghiệp và ý muốn của khách hàng, hội nghị có thể được tổ chức ở khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,... Địa điểm được chọn phải đáp ứng các tiêu chí về chỗ để xe, sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,...

Chọn địa điểm tổ chức

7.4 Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình

Bạn có thể bắt đầu xây dựng kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng ngay sau khi xác định được yêu cầu, mục đích của hội nghị. Trong đó, kịch bản cần làm rõ các điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến các hoạt động có trong sự kiện.

Kịch bản đóng vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành công của hội nghị. Nếu không có kịch bản, việc tổ chức hội nghị sẽ diễn ra bộc phát theo cảm xúc, gây nên nhiều vấn đề phát sinh và làm cho kết quả buổi lễ không được như ý muốn. Ngoài ra, một kịch bản với ý tưởng hay, độc đáo sẽ kích thích sự tò mò và tạo hứng thú với khách mời.

Thông thường, những hạng mục liên quan đến ý tưởng, kịch bản, cách dàn dựng sân khấu sẽ được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Bởi đây là những đơn vị có kinh nghiệm và biết cách để tạo ra những ý tưởng mới. Tuy nhiên, nếu bạn có một đội ngũ chuyên nghiệp, sáng tạo trong tổ chức sự kiện thì bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện.

Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản hội nghị

7.5 Triển khai thực hiện

Thực tế, cách tổ chức hội nghị không hề khó. Bạn chỉ cần đảm bảo các nội dung diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và tạo được ấn tượng với khách mời. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

• Thiết kế ấn phẩm trong sự kiện.
• Chuẩn bị tài liệu liên quan, video giới thiệu, quảng bá về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức, bố trí hội trường và đảm bảo đủ trang thiết bị.
• Thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếc và các công việc theo kịch bản.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như phương tiện di chuyển, đồ ăn nhẹ, nước uống, tặng phẩm,...
• Chọn lựa nhân sự hỗ trợ trong sự kiện.
• Dự phòng, thay thế, bổ sung (nếu cần).

8. Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Để có một hội nghị khách hàng diễn ra thành công, khi lên kế hoạch tổ chức, bạn cần lưu ý đến những vấn đề sau:

8.1 Chủ đề sự kiện

Chủ đề và ý tưởng sẽ tạo nên một tổng thể toàn diện, thể hiện mục tiêu mà chương trình hướng đến. Một chủ đề tốt nên ngắn gọn, thể hiện được thông điệp, mục đích của chương trình và những lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham gia.

8.2 Khách mời đặc biệt

Sự có mặt của người nổi tiếng, người có sức ảnh hưởng sẽ có lợi khi truyền thông, tạo sự tin tưởng cho khách mời và làm cho hội nghị trở nên đặc biệt hơn. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng uy tín trong đúng lĩnh vực theo nội dung hội nghị. Sau đó, bạn cần lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng cho nhóm khách mời đặc biệt này.

Khách mời đặc biệt là chuyên gia, người nổi tiếng

8.3 Địa điểm và tiện ích đi kèm

Địa điểm tổ chức phải đáp ứng được quy mô và chi phí tổ chức hội nghị khách hàng dự kiến của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng phải quan tâm đến các tiện ích đi kèm như sân khấu, màn chiếu, âm thanh,... để kịp thời bổ sung và dự trù chính xác chi phí.

>> Xem thêm: Top 5 địa điểm cho thuê hội trường tổ chức hội thảo tại Hà Nội

8.4 Công tác truyền thông

Truyền thông cũng là một hoạt động không thể thiếu trong quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị. Doanh nghiệp có thể truyền thông theo nhiều cách khác nhau và qua các phương tiện đa dạng. Ngoài ra, để giữ được sức nóng của chương trình và thuận tiện cho người tham dự, hoạt động này nên diễn ra trước khi sự kiện được tổ chức từ 1 - 2 tuần.

Truyền thông trước sự kiện 1 - 2 tuần

8.5 Khách tham dự

Mục đích chính khi tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Vì vậy, việc lấy thông tin khách mời cũng khá quan trọng vì khi có nhiều thông tin, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả bằng cách tiếp cận thông qua việc điền form online, đăng ký nhận email,...

9. Kịch bản tổ chức hội thảo

Để việc tổ chức hội thảo, hội nghị diễn ra thành công, bạn cần có một kịch bản chi tiết, rõ ràng. Nếu bạn đang băn khoăn khi xây dựng nội dung thì hãy tham khảo mẫu kịch bản chương trình hội thảo sau nhé!

• MC giới thiệu chương trình, tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu tham dự.
• Đại diện khách mời lên khai mạc chương trình.
• Ban chủ trì điều hành chương trình, giúp điều tiết và tránh những xung đột không đáng có.
• Biểu diễn văn nghệ giữa giờ.
• Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc hội nghị.
• MC tuyên bố kết thúc chương trình.

Đại diện khách mời phát biểu

>> Xem thêm: Gợi ý kịch bản chương trình hội thảo khoa học chi tiết

10. Những yếu tố để lựa chọn công ty lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo

Có thể thấy, cách tổ chức hội thảo không khó nhưng cần phải tỉ mỉ, chỉn chu để chương trình diễn ra thành công. Vì thế, nếu bạn không có sẵn đội ngũ có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì việc lựa chọn một công ty chuyên tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Khi lựa chọn các đơn vị này, bạn có thể dựa vào một số tiêu chí như sau:

• Đơn vị có kinh nghiệm trong tổ chức hội thảo, hội nghị với cùng loại hình, nội dung mà doanh nghiệp hướng tới.
• Chi phí thuê công ty tổ chức riêng phù hợp với chi phí tổ chức hội thảo dự kiến.
• Đội ngũ nhân sự uy tín, có chuyên môn cao,…

>> Xem thêm: Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng

11. Vì sao bạn nên chọn Sen Xanh Event để làm đơn vị tổ chức chương trình

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội thao cho công ty thì Sen Xanh Event là sự lựa chọn hoàn hảo. Đây là đơn vị có hơn 10 kinh nghiệm trong tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Với phương châm “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”, Sen Xanh Event sẽ cung cấp cho bạn các gói dịch vụ tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc hội thảo chất lượng.

Khi đến với Sen Xanh Event, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Hỗ trợ, giải đáp thắc mắc về mọi vấn đề khi tổ chức hội thảo, hội nghị.
• Tư vấn, xây dựng kịch bản chi tiết chương trình hội thảo, hội nghị. 
• Mẫu kịch bản tổ chức chuyên nghiệp, hiệu quả cao.
• Trang thiết bị chất lượng, cần thiết trong sự kiện.
• Làm việc với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.
• Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói với giá ưu đãi, miễn phí tư vấn,…

Sen Xanh Event - Đơn vị tổ chức hội thảo, hội nghị uy tín, chuyên nghiệp

Trên đây là những nội dung quan trọng nhất liên quan đến việc tổ chức hội thảo, hội nghị mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả với giá phải chăng thì bạn đừng quên liên hệ với Sen Xanh Event qua các kênh sau đây nhé!