100+ mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện đẹp mới nhất 2025

1. 100+ Mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện đẹp 

Thẻ ban tổ chức sự kiện 1

Thẻ ban tổ chức sự kiện 2

Thẻ ban tổ chức sự kiện 3

Thẻ phóng viên

Thẻ ban tổ chức sự kiện 4

Thẻ ban tổ chức sự kiện 5

2. Giới thiệu về thẻ ban tổ chức sự kiện

Thẻ ban tổ chức sự kiện là một loại thẻ nhận diện, được cấp cho các thành viên trong ban tổ chức của một sự kiện. Thẻ này thường được thiết kế với thông tin của người sở hữu, bao gồm tên, chức vụ trong sự kiện và có thể kèm theo logo hoặc hình ảnh đại diện của sự kiện. Thẻ ban tổ chức được sử dụng để phân biệt các thành viên trong ban tổ chức với khách mời hoặc các đối tượng tham gia khác.

Vai trò của thẻ ban tổ chức sự kiện:

Thẻ giúp phân biệt các thành viên trong ban tổ chức với khách mời hoặc người tham gia, đảm bảo sự phân cấp và quyền lợi của từng đối tượng.

Việc sử dụng thẻ ban tổ chức thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện, giúp tổ chức được đánh giá cao trong mắt các khách mời và đối tác.

Thẻ giúp các bộ phận liên quan trong sự kiện dễ dàng nhận diện nhau, tạo điều kiện thuận lợi trong việc điều phối, xử lý tình huống và đảm bảo tiến độ.

Thẻ giúp kiểm soát ra vào các khu vực trong sự kiện, đảm bảo chỉ những người có quyền hạn mới có thể tiếp cận các khu vực đặc biệt hoặc nhạy cảm.

Thẻ ban tổ chức sự kiện có nhiều vai trò

Mục đích sử dụng thẻ ban tổ chức sự kiện:

Thẻ giúp xác nhận vai trò của mỗi thành viên trong ban tổ chức và đảm bảo họ có quyền truy cập vào các khu vực hoặc hoạt động đặc biệt trong sự kiện.

Thẻ là công cụ hữu hiệu giúp các thành viên trong ban tổ chức dễ dàng nhận diện và giao tiếp, tăng cường hiệu quả công việc.

Thẻ ban tổ chức, đặc biệt khi được thiết kế đẹp mắt và sáng tạo, có thể trở thành một phần của chiến dịch quảng bá thương hiệu, giúp sự kiện ghi điểm với các khách mời.

Thẻ cũng có thể trở thành vật lưu niệm của các thành viên ban tổ chức và khách mời, giúp gợi nhớ về một sự kiện đáng nhớ trong tương lai.

Mục đích sử dụng thẻ ban tổ chức sự kiện

3. Các loại thẻ ban tổ chức sự kiện

Trong mỗi sự kiện, các loại thẻ ban tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt các đối tượng tham gia, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức và quản lý. Mỗi loại thẻ sẽ có một mục đích sử dụng riêng biệt, giúp xác định quyền hạn và vai trò của từng cá nhân hoặc nhóm người trong sự kiện. Dưới đây là các loại thẻ phổ biến trong sự kiện mà bạn cần biết:

Thẻ ban tổ chức (General Event Organizers' Pass)

Thẻ ban tổ chức là loại thẻ đặc biệt cấp cho các thành viên thuộc ban tổ chức chính thức của sự kiện. Thẻ này sẽ có thông tin chi tiết về chức vụ của người sở hữu trong sự kiện, từ đó xác định rõ ràng quyền hạn và nhiệm vụ của họ trong quá trình tổ chức.

Thẻ này thường được thiết kế nổi bật, dễ nhận diện và có thể kèm theo logo, tên sự kiện, hình ảnh hoặc màu sắc đặc trưng để tạo sự chuyên nghiệp và dễ dàng phân biệt.

Thẻ nhân viên (Staff Pass)

Thẻ nhân viên được cấp cho các nhân viên làm việc trong sự kiện, có thể là nhân viên phục vụ, kỹ thuật viên, hoặc nhân viên hỗ trợ khác. Mặc dù họ không tham gia vào việc tổ chức sự kiện chính thức, nhưng vai trò của họ trong việc hỗ trợ và vận hành sự kiện là vô cùng quan trọng.

Thẻ nhân viên thường được thiết kế đơn giản nhưng rõ ràng, dễ nhận diện, đồng thời giúp các thành viên trong ban tổ chức quản lý công việc một cách hiệu quả.

Thẻ khách mời (VIP Pass)

Thẻ khách mời (VIP Pass) dành riêng cho những khách mời quan trọng của sự kiện, chẳng hạn như đối tác chiến lược, khách hàng VIP, hay những người có tầm ảnh hưởng. Thẻ này giúp phân biệt và thể hiện sự tôn trọng đối với những người tham gia sự kiện có ảnh hưởng lớn.

Thẻ VIP thường có thiết kế sang trọng và bắt mắt, thường kèm theo các yếu tố thẩm mỹ như màu sắc vàng, bạc hoặc đen, kết hợp với các chi tiết kim loại hoặc họa tiết nổi bật để thể hiện tính đặc biệt.

Thẻ bảo vệ/An ninh (Security Pass)

Thẻ bảo vệ/an ninh được cấp cho những nhân viên làm công tác bảo vệ và an ninh trong sự kiện. Đây là nhóm người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn, kiểm soát ra vào và duy trì trật tự trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.Thẻ bảo vệ/an ninh thường có màu sắc đặc biệt (như màu đỏ hoặc xanh lá) để dễ dàng phân biệt với các thẻ khác, đi kèm với hình ảnh bảo mật hoặc các biểu tượng của công ty an ninh.

thẻ bảo vệ

Thẻ nhà báo (Press Pass)

Thẻ nhà báo được cấp cho các phóng viên, nhà báo hoặc các đơn vị truyền thông tham gia vào sự kiện để ghi nhận thông tin và đưa tin về sự kiện. Đây là công cụ giúp phân biệt các phóng viên với các đối tượng khác trong sự kiện.

Thẻ này thường có thiết kế đặc biệt với biểu tượng của cơ quan truyền thông, tên sự kiện, và các thông tin liên quan, giúp phóng viên dễ dàng nhận diện và tiếp cận với thông tin sự kiện.

Thẻ tình nguyện viên (Volunteer Pass)

Thẻ tình nguyện viên được cấp cho các cá nhân tham gia sự kiện với vai trò hỗ trợ miễn phí hoặc công việc không thu phí. Những người tình nguyện này giúp đỡ trong nhiều công việc khác nhau như hướng dẫn khách tham quan, hỗ trợ tại các quầy thông tin, hoặc tham gia vào các hoạt động hậu cần.

Thẻ tình nguyện viên thường có màu sắc dễ nhận diện, thiết kế đơn giản và dễ dàng phân biệt với các thẻ khác trong sự kiện.

thẻ tình nguyện viên

4. Lưu ý khi Thiết kế thẻ và tính năng của thẻ ban tổ chức sự kiện

Một chiếc thẻ ban tổ chức sự kiện được thiết kế tốt có thể nâng tầm sự kiện, tạo nên sự chuyên nghiệp và hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản lý. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thiết kế thẻ ban tổ chức và các tính năng cần có:

Lưu ý khi thiết kế thẻ

Mỗi loại thẻ nên có màu sắc riêng biệt để dễ dàng phân biệt (ví dụ: đỏ cho an ninh, xanh cho ban tổ chức, vàng cho VIP, trắng cho khách mời, v.v.). Ngoài ra, có thể kết hợp thêm biểu tượng đặc trưng cho từng nhóm để nhận diện nhanh chóng trong quá trình sự kiện diễn ra.

Thẻ nên có kích thước tiêu chuẩn (thường là 9 x 12 cm hoặc tương đương) để vừa với bao đeo thẻ, dễ mang theo mà không gây vướng víu. Nên sử dụng định dạng dọc (vertical) hoặc ngang (horizontal) tùy theo mục đích sử dụng.

Logo, màu chủ đạo và hình ảnh liên quan đến sự kiện cần được lồng ghép tinh tế vào thiết kế thẻ để tăng tính nhận diện thương hiệu và giúp người đeo cảm thấy tự hào khi tham gia sự kiện.

Thiết kế thẻ cần 1 số lưu ý

Lựa chọn chất liệu

Việc lựa chọn chất liệu thẻ là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến độ bền, tính thẩm mỹ và chi phí in ấn. Dưới đây là một số chất liệu phổ biến:

a. Giấy cứng ép plastic:
 Phù hợp với các sự kiện ngắn ngày hoặc quy mô vừa phải. Giá thành rẻ, dễ sản xuất nhanh chóng, có thể ép bóng hoặc ép mờ để tăng độ bền.

b. Nhựa PVC:
 Đây là chất liệu cao cấp, độ bền cao, chống nước, không bị cong vênh. Rất phù hợp với các sự kiện lớn, chuyên nghiệp hoặc diễn ra ngoài trời.

c. Mica trong hoặc đục:
 Mang đến cảm giác sang trọng, hiện đại. Thẻ mica thường dùng cho các sự kiện quan trọng, cần sự tinh tế và thẩm mỹ cao.

d. Giấy kraft, giấy mỹ thuật:
 Dành cho những sự kiện mang phong cách vintage, gần gũi hoặc nghệ thuật. Tuy nhiên, độ bền không cao và dễ hỏng nếu tiếp xúc với nước.

Thẻ ban tổ chức sự kiện được làm bởi nhiều chất liệu

Lựa chọn tính năng bảo mật, chống gian lận với các sự kiện quan trọng

Trong các sự kiện quy mô lớn, có tính bảo mật cao (như hội nghị quốc tế, lễ ra mắt sản phẩm quan trọng, sự kiện có người nổi tiếng, lãnh đạo cấp cao...), cần cân nhắc các tính năng chống gian lận:

In mã QR cá nhân lên thẻ giúp ban tổ chức kiểm soát người ra vào dễ dàng qua hệ thống quét mã. Mỗi mã là duy nhất và có thể liên kết với cơ sở dữ liệu chứa thông tin của người đeo thẻ.

Sử dụng trong các sự kiện có mức độ kiểm soát cao. Khi quét qua thiết bị chuyên dụng, chip RFID sẽ truyền dữ liệu nhanh chóng và an toàn, giúp theo dõi chuyển động, xác minh danh tính người tham dự theo thời gian thực.

Dán tem bảo mật hoặc tem phản quang (hologram) lên thẻ để tránh làm giả. Các loại tem này rất khó bị sao chép và thường được sử dụng trong các sự kiện có yếu tố thương mại lớn hoặc cần bảo vệ bản quyền nội dung.

Mỗi thẻ nên có số seri duy nhất để quản lý và truy vết khi cần. Điều này đặc biệt hữu ích khi có sự cố hoặc cần thống kê, rà soát.

5. Quy trình cấp phát thẻ ban tổ chức sự kiện

Việc cấp phát thẻ ban tổ chức sự kiện là một công đoạn quan trọng trong quy trình chuẩn bị sự kiện. Để đảm bảo quá trình này diễn ra trơn tru và hiệu quả, cần tuân thủ theo các bước cụ thể dưới đây:

1. Lập danh sách thành viên ban tổ chức

Trước khi tiến hành in ấn thẻ, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải xác định chính xác danh sách các thành viên tham gia vào công tác tổ chức. 

Ở bước này, cần thu thập đầy đủ thông tin như họ tên, vị trí, chức danh, ảnh chân dung (nếu cần), thông tin liên hệ, v.v. Việc thống kê danh sách cụ thể giúp tránh thiếu sót, nhầm lẫn hoặc trùng lặp trong quá trình in và phân phát thẻ.

2. Thiết kế và in ấn thẻ

Dựa trên danh sách đã được duyệt, đội thiết kế sẽ tiến hành thiết kế thẻ phù hợp với từng đối tượng sử dụng. 

Sau khi hoàn tất thiết kế, thẻ sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng từng mẫu trước khi in hàng loạt để đảm bảo độ chính xác và đồng bộ.

Mẫu thẻ ban tổ chức sự kiện

3. Phân phát thẻ cho các thành viên

Khi thẻ đã được in xong, bước tiếp theo là tiến hành phân phát thẻ theo đúng danh sách và phân công nhiệm vụ. 

Người phụ trách phát thẻ cần ghi nhận lại danh sách người nhận, thời gian nhận và tình trạng thẻ để tránh tình trạng mất, quên hoặc nhầm lẫn.

Trong quá trình phân phát, có thể phát kèm theo bao thẻ, dây đeo (lanyard) phù hợp để đảm bảo đồng bộ và thuận tiện cho người sử dụng.

4. Kiểm soát và quản lý việc sử dụng thẻ trong suốt sự kiện

Trong thời gian sự kiện diễn ra, việc kiểm soát thẻ là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo an ninh và điều phối hiệu quả. Một số giải pháp quản lý thẻ có thể bao gồm:

Kiểm soát người ra vào khu vực quy định bằng mắt thường hoặc máy quét mã QR/RFID.

Mỗi loại thẻ chỉ được phép truy cập một số khu vực nhất định (ví dụ: chỉ thẻ ban tổ chức mới được vào hậu trường).

Giám sát qua camera và đội ngũ bảo vệ: đảm bảo không có tình trạng sử dụng sai thẻ hoặc đánh tráo.

Quản lý sử dụng thẻ

6. Vai trò của thẻ ban tổ chức trong việc quản lý sự kiện

Trong mỗi sự kiện chuyên nghiệp, từ quy mô nhỏ như hội thảo, workshop cho đến các chương trình lớn như lễ hội, concert, triển lãm… thẻ ban tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dưới đây là những vai trò nổi bật của thẻ ban tổ chức sự kiện:

1. Kiểm soát người tham gia và quyền truy cập vào các khu vực khác nhau

Thẻ ban tổ chức giúp phân loại rõ ràng các nhóm người tham gia trong sự kiện: ban tổ chức, nhân viên hậu cần, bảo vệ, khách VIP, phóng viên, tình nguyện viên… Mỗi nhóm sẽ được cấp loại thẻ phù hợp, tương ứng với khu vực họ được phép tiếp cận và vai trò đảm nhiệm.

Với các sự kiện có nhiều khu vực chức năng (hậu trường, sân khấu, khu kỹ thuật, phòng chờ VIP…), thẻ sẽ hỗ trợ kiểm soát ra vào bằng cách sử dụng mã màu, biểu tượng, hoặc mã vạch/QR code để giới hạn quyền truy cập.

Giảm thiểu tình trạng người không có trách nhiệm lọt vào khu vực nhạy cảm hoặc gây ảnh hưởng đến tiến trình tổ chức.

Giúp ban tổ chức nhanh chóng xác định ai đang làm gì, ở đâu trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

2. Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện

Thẻ đeo là một phần quan trọng trong việc bảo đảm an ninh trật tự tại sự kiện. Bằng cách kết hợp với hệ thống kiểm soát như quét mã, chip RFID hoặc điểm danh thủ công, ban tổ chức có thể:

Ngăn chặn người lạ trà trộn: Việc chỉ những người có thẻ đúng loại mới được tiếp cận khu vực tổ chức sẽ giúp ngăn chặn những rủi ro về mất trộm, phá hoại, hay các hành vi gây rối.

Trong trường hợp xảy ra sự cố, nhân viên an ninh có thể dễ dàng nhận diện ai là người có trách nhiệm để hỗ trợ nhanh chóng.

3. Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện

Thẻ ban tổ chức, nếu được thiết kế chỉn chu và đồng bộ, sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng tầm hình ảnh của sự kiện:

Thể hiện tính tổ chức bài bản: Sự phân chia rõ ràng, thống nhất về thẻ đeo tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt người tham dự.

Tăng tính thẩm mỹ và thương hiệu: Các mẫu thẻ có thể được in ấn đồng bộ với chủ đề sự kiện, logo, màu sắc thương hiệu giúp truyền tải thông điệp sự kiện một cách trực quan và ấn tượng.

Thẻ đại biểu

4. Góp phần xây dựng sự tin cậy cho các nhà tài trợ và đối tác

Một sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn chú trọng đến việc tạo dựng niềm tin với các bên liên quan, đặc biệt là nhà tài trợ và đối tác. Việc sử dụng hệ thống thẻ ban tổ chức hiệu quả chính là một trong những điểm cộng:

Việc quản lý bằng thẻ giúp đối tác thấy rõ sự minh bạch, quy củ trong cách điều hành và điều phối nhân sự.

Các thẻ VIP hay thẻ dành riêng cho nhà tài trợ giúp họ được phục vụ đúng mực, tiếp cận đúng khu vực và được hưởng những quyền lợi tương xứng.

mẫu thẻ đẹp

7. Những lưu ý khi thiết kế và sử dụng thẻ ban tổ chức sự kiện

Để phát huy tối đa hiệu quả của thẻ ban tổ chức sự kiện, cần chú trọng đến những lưu ý sau đây trong quá trình thiết kế và sử dụng.

1. Đảm bảo tính dễ nhận diện

Yếu tố dễ nhận diện là ưu tiên hàng đầu khi thiết kế thẻ ban tổ chức. Một chiếc thẻ cần thể hiện rõ đối tượng sử dụng và vị trí của họ trong sự kiện. 

2. Cập nhật thông tin chính xác và đầy đủ

Tính chính xác là yếu tố then chốt giúp đảm bảo đúng người – đúng vị trí – đúng trách nhiệm. 

Việc thiếu thông tin hoặc sai sót nhỏ có thể dẫn đến những nhầm lẫn không đáng có, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của sự kiện.

3. Xử lý khi mất thẻ hoặc thẻ bị giả mạo

Mặc dù thẻ được sử dụng để kiểm soát an ninh, nhưng vẫn có rủi ro mất thẻ hoặc bị làm giả, đặc biệt trong các sự kiện quy mô lớn. Vì vậy, cần có quy trình xử lý tình huống rõ ràng và nhanh chóng, bao gồm:

Thành viên mất thẻ cần báo ngay cho người phụ trách để khóa quyền truy cập của thẻ bị mất.

Sau khi xác minh thông tin, có thể in lại thẻ mới để thay thế. Tuyệt đối không cấp lại thẻ với thông tin y như cũ mà không kiểm tra kỹ.

Tích hợp mã QR, RFID hoặc barcode để truy quét tại cổng kiểm soát. Điều này giúp phân biệt thẻ thật – giả, đồng thời hạn chế tình trạng sao chép thủ công.

Nếu sự kiện có quy mô lớn, nên sử dụng phần mềm kiểm soát thẻ để quản lý người ra vào theo thời gian thực, cập nhật trạng thái từng thẻ.

thẻ ban tổ chức được thiết kế đẹp

8. Sen Xanh Even - Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

Trong bối cảnh ngành sự kiện ngày càng phát triển và yêu cầu cao về tính sáng tạo, chuyên nghiệp, Sen Xanh Event đã và đang khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói hàng đầu tại Việt Nam. 

1. Giải pháp tổ chức sự kiện từ A-Z

Sen Xanh Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm tất cả các khâu từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, thiết kế kịch bản, thi công sân khấu, điều phối nhân sự đến quản lý hậu cần và truyền thông. Khách hàng chỉ cần chia sẻ mục tiêu và mong muốn, toàn bộ còn lại sẽ do đội ngũ Sen Xanh đảm nhiệm một cách chuyên nghiệp và tận tâm.

Dù là sự kiện doanh nghiệp như lễ khai trương, hội nghị, gala dinner, teambuilding… hay các sự kiện cộng đồng, văn hóa, nghệ thuật quy mô lớn, Sen Xanh đều có thể lên phương án tổ chức phù hợp với ngân sách, phong cách và mục tiêu cụ thể của từng đối tác.

Sen Xanh tổ chức sự kiện

2. Đội ngũ sáng tạo – chuyên nghiệp – giàu kinh nghiệm

Một trong những điểm mạnh nổi bật của Sen Xanh Event chính là đội ngũ nhân sự trẻ trung, nhiệt huyết và sáng tạo, luôn cập nhật xu hướng sự kiện mới nhất trong và ngoài nước. Từ đạo diễn chương trình, chuyên viên tổ chức, thiết kế mỹ thuật, kỹ thuật âm thanh ánh sáng… tất cả đều phối hợp ăn ý để tạo nên một sự kiện hoàn hảo từ nội dung đến hình ảnh.

Đặc biệt, đội ngũ này không chỉ giỏi chuyên môn mà còn giàu kinh nghiệm thực chiến với hàng trăm sự kiện lớn nhỏ đã thực hiện khắp các tỉnh thành trong cả nước, giúp Sen Xanh nhanh chóng thích nghi và xử lý linh hoạt với mọi tình huống phát sinh.

3. Thiết bị hiện đại – Hệ thống hậu cần đồng bộ

Với mong muốn nâng tầm chất lượng dịch vụ, Sen Xanh đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống thiết bị sự kiện hiện đại, từ sân khấu di động, âm thanh – ánh sáng công suất lớn, màn LED, booth sự kiện, hệ thống livestream… cho đến các vật dụng nhỏ như bàn ghế, thảm đỏ, cổng hơi, photobooth. Điều này giúp quá trình tổ chức diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí thuê ngoài và đảm bảo chất lượng đồng bộ.

Với hơn 100+ mẫu thẻ đẹp, hiện đại và cập nhật xu hướng năm 2025, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn được thiết kế phù hợp với từng loại hình sự kiện khác nhau — từ hội nghị, triển lãm, lễ hội cho đến sự kiện âm nhạc, thể thao. Đừng quên đầu tư vào chất lượng thẻ ban tổ chức sự kiện để mang lại ấn tượng mạnh mẽ cho khách tham dự, đối tác và đội ngũ tổ chức.