Hướng dẫn quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện​ mới nhất 2025

1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện một sự kiện theo đúng quy định của pháp luật. Đây là một thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp, đúng quy chuẩn về an ninh, trật tự, môi trường và các yêu cầu khác.
Giấy phép này thường áp dụng cho các sự kiện có quy mô lớn hoặc cần sử dụng không gian công cộng, bao gồm hội nghị, hội thảo, chương trình biểu diễn nghệ thuật, khai trương, triển lãm, hội chợ, sự kiện thể thao và các hoạt động có yếu tố quảng bá.

2. Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tùy vào từng loại hình sự kiện, cơ quan quản lý sẽ có những yêu cầu khác nhau về thủ tục và hồ sơ. Tuy nhiên, quy trình xin giấy phép thường trải qua bốn bước cơ bản: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, duyệt hồ sơ và nhận kết quả. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước để giúp doanh nghiệp, cá nhân thực hiện thủ tục này một cách thuận lợi.

2.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cần đầy đủ và chính xác để quá trình xét duyệt nhanh chóng hơn và tránh tình trạng bị từ chối do thiếu giấy tờ.

2.2 Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể:

• Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Đối với các sự kiện có yếu tố văn hóa, nghệ thuật, thể thao.
• UBND Quận/Huyện hoặc Thành phố: Đối với các sự kiện tổ chức trong phạm vi địa phương.
• Cơ quan Công an: Nếu sự kiện có yếu tố ảnh hưởng đến an ninh, trật tự công cộng (chẳng hạn như sự kiện ngoài trời, sự kiện có sự tham gia của người nổi tiếng, chương trình ca nhạc lớn…).

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Một số địa phương đã triển khai hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

2.3 Bước 3: Duyệt hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra, thẩm định nội dung và tính hợp pháp của sự kiện. Quá trình này thường bao gồm các bước sau:

• Xác minh tính chính xác của hồ sơ: Kiểm tra thông tin về đơn vị tổ chức, địa điểm, thời gian, nội dung sự kiện.
• Thẩm định kế hoạch tổ chức: Đánh giá về mức độ an toàn, an ninh, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
• Yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu cần): Nếu có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, đơn vị tổ chức sẽ được yêu cầu bổ sung trong thời gian quy định.

Thông thường, thời gian duyệt hồ sơ dao động từ 3 – 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện. Với những sự kiện có yếu tố đặc biệt (như sự kiện quốc tế, sự kiện có người nổi tiếng tham gia, sự kiện diễn ra tại khu vực công cộng), thời gian xét duyệt có thể kéo dài hơn.

2.4 Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện cho đơn vị tổ chức. Giấy phép này có thể được nhận trực tiếp tại cơ quan quản lý hoặc gửi qua đường bưu điện (tùy theo hình thức đăng ký ban đầu).
Trường hợp hồ sơ không được duyệt, đơn vị tổ chức sẽ nhận được thông báo lý do từ chối cấp phép, kèm theo hướng dẫn chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ. Khi đó, đơn vị cần điều chỉnh lại hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại để xét duyệt.
Sau khi có giấy phép, đơn vị tổ chức cần tuân thủ đúng nội dung đã đăng ký, đảm bảo sự kiện diễn ra theo kế hoạch đã được phê duyệt. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thời gian, địa điểm hoặc nội dung chương trình, cần thông báo với cơ quan cấp phép để xin điều chỉnh phù hợp.

3. Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện đầy đủ

Sau đây, các bạn có thể tham khảo các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện phổ biến, bao gồm hội thảo, họp báo, chương trình ca nhạc, trình diễn thời trang, triển lãm tranh và sự kiện có yếu tố nước ngoài.

3.1 Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị

Hội thảo, hội nghị là sự kiện mang tính chuyên môn, học thuật hoặc kinh doanh, thường được tổ chức trong nước hoặc có sự tham gia của đối tác nước ngoài. Hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị cần có:

• Đơn xin cấp phép tổ chức hội thảo, hội nghị (theo mẫu của cơ quan quản lý).
• Kế hoạch tổ chức chi tiết, bao gồm nội dung chương trình, danh sách diễn giả, khách mời, thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu đơn vị tổ chức là doanh nghiệp).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức hội nghị/hội thảo.
• Tài liệu, nội dung thuyết trình sẽ được trình bày trong hội thảo.
• Cam kết tuân thủ quy định về an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy.
• Cơ quan cấp phép: Sở Thông tin và Truyền thông hoặc UBND cấp tỉnh/thành phố.

3.2 Hồ sơ xin cấp phép tổ chức họp báo

Họp báo là sự kiện quan trọng liên quan đến công bố thông tin, sản phẩm hoặc giải đáp thắc mắc từ báo chí. Hồ sơ xin phép tổ chức họp báo bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo (theo mẫu).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức.
• Nội dung, tài liệu sẽ trình bày trong họp báo.
• Danh sách khách mời và đại diện báo chí tham dự.
• Hợp đồng thuê địa điểm (nếu tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị).
• Cam kết tuân thủ quy định về báo chí, truyền thông.
• Cơ quan cấp phép: Sở Thông tin và Truyền thông hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông (đối với sự kiện cấp quốc gia).

3.3 Hồ sơ xin cấp phép tổ chức chương trình ca nhạc

Các chương trình ca nhạc cần đảm bảo tuân thủ quy định về nội dung biểu diễn, bản quyền âm nhạc và an toàn sự kiện. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật (theo mẫu).
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức.
• Danh sách nghệ sĩ, ca sĩ, ban nhạc tham gia.
• Kịch bản chương trình, danh sách bài hát và giấy phép sử dụng tác phẩm âm nhạc (nếu cần).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
• Kế hoạch bảo đảm an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy.
• Cơ quan cấp phép: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Cục Nghệ thuật Biểu diễn (nếu chương trình có quy mô lớn).

3.4 Hồ sơ xin cấp phép tổ chức buổi trình diễn thời trang

Trình diễn thời trang là sự kiện nghệ thuật đặc thù, yêu cầu kiểm duyệt chặt chẽ về nội dung và trang phục. Hồ sơ xin cấp phép bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức biểu diễn thời trang.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu là công ty tổ chức).
• Danh sách nhà thiết kế, người mẫu tham gia.
• Bộ sưu tập dự kiến trình diễn (bao gồm hình ảnh, mô tả thiết kế).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
• Cam kết tuân thủ quy định về thuần phong mỹ tục và pháp luật Việt Nam.
• Cơ quan cấp phép: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

3.5 Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm tranh

Triển lãm tranh là sự kiện mang tính nghệ thuật và văn hóa, đòi hỏi kiểm duyệt về nội dung. Hồ sơ xin cấp phép gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức triển lãm nghệ thuật.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức (nếu có).
• Danh sách tác phẩm trưng bày, kèm theo mô tả và hình ảnh.
• Danh sách tác giả tham gia triển lãm.
• Kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm địa điểm, thời gian, các hoạt động trong sự kiện.
• Cam kết bảo vệ bản quyền tác phẩm nghệ thuật
• Cơ quan cấp phép: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm.

3.6 Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài

Các sự kiện có sự tham gia của tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài cần tuân thủ quy định chặt chẽ về nội dung, an ninh và pháp lý. Hồ sơ xin cấp phép bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức tại Việt Nam.
• Danh sách khách mời, nghệ sĩ, diễn giả quốc tế.
• Nội dung chương trình chi tiết và các tài liệu liên quan.
• Giấy phép lao động hoặc thư mời hợp pháp đối với người nước ngoài tham gia.
• Kế hoạch an ninh, an toàn, phương án phòng cháy chữa cháy.
• Cam kết tuân thủ các quy định về quản lý văn hóa và an ninh quốc gia
• Cơ quan cấp phép: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Bộ Công an (nếu sự kiện có yếu tố an ninh quan trọng).

4. Mẫu đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết

Dưới đây là mẫu đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết, phù hợp với hầu hết các loại sự kiện như hội thảo, hội nghị, họp báo, biểu diễn nghệ thuật, triển lãm, trình diễn thời trang… Bạn có thể điều chỉnh nội dung theo từng trường hợp cụ thể.

                                 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
                                                 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                                ĐƠN XIN CẤP GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kính gửi: [Tên cơ quan cấp phép – Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch / Sở Thông tin và Truyền thông / UBND tỉnh, thành phố...]
Tên đơn vị/tổ chức/cá nhân đề nghị cấp phép: [Ghi rõ tên công ty, tổ chức hoặc cá nhân đứng đơn]
 Địa chỉ: [Ghi địa chỉ trụ sở chính của đơn vị tổ chức]
 Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
 Email: [Địa chỉ email]
 Người đại diện pháp luật: [Họ và tên, chức vụ]
Nội dung đề nghị cấp phép:
Tên sự kiện: [Ghi rõ tên chương trình/sự kiện]
Thời gian tổ chức: [Ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ bắt đầu và kết thúc]
Địa điểm tổ chức: [Ghi cụ thể địa chỉ nơi diễn ra sự kiện]
Loại hình sự kiện: [Hội nghị, hội thảo, họp báo, biểu diễn nghệ thuật, triển lãm, thời trang…]
Mục đích sự kiện: [Giới thiệu sản phẩm, giao lưu văn hóa, biểu diễn nghệ thuật…]
Đối tượng tham dự: [Ghi rõ số lượng khách mời, thành phần tham dự]
Nội dung chi tiết: [Tóm tắt chương trình, các hoạt động chính]
Người chịu trách nhiệm tổ chức: [Họ và tên, số điện thoại liên hệ]

Chúng tôi cam kết tổ chức sự kiện đúng theo nội dung đăng ký và tuân thủ các quy định của pháp luật. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, chúng tôi sẽ thông báo kịp thời đến cơ quan có thẩm quyền.
Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp phép để chúng tôi thực hiện sự kiện theo kế hoạch.
Trân trọng!
Đại diện đơn vị/tổ chức
 (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

5. Đơn vị cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Tùy vào loại hình sự kiện, các cơ quan quản lý nhà nước sẽ có trách nhiệm cấp phép để đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp, an toàn và tuân thủ các quy định. Sau đây, chúng tôi xin được chia sẻ danh sách các đơn vị có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Chịu trách nhiệm cấp phép cho:

• Các sự kiện văn hóa, nghệ thuật, thể thao.
• Chương trình ca nhạc, biểu diễn thời trang, triển lãm nghệ thuật.
• Hoạt động biểu diễn có sự tham gia của nghệ sĩ trong và ngoài nước.

Sở Thông tin và Truyền thông
Chịu trách nhiệm cấp phép cho:

• Hội thảo, hội nghị, tọa đàm có yếu tố truyền thông.
• Họp báo, sự kiện ra mắt sản phẩm có sự tham gia của báo chí.
• Các chương trình quảng bá, sự kiện trực tuyến có yếu tố truyền thông công cộng.

Ủy ban Nhân dân (UBND) các cấp
Chịu trách nhiệm cấp phép cho:

• Các sự kiện có quy mô lớn, tổ chức tại khu vực công cộng.
• Sự kiện có tính chất ảnh hưởng đến trật tự an ninh, giao thông, môi trường.
• Hội nghị, hội thảo, triển lãm có yếu tố nước ngoài.

Cục Nghệ thuật Biểu diễn (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)
Chịu trách nhiệm cấp phép cho:

• Các chương trình biểu diễn nghệ thuật có quy mô quốc gia hoặc quốc tế.
• Sự kiện có sự tham gia của nghệ sĩ nước ngoài hoặc chương trình biểu diễn nghệ thuật mang tính chất đặc biệt.

Bộ Công an (Cục An ninh Nội địa, Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội)
Chịu trách nhiệm cấp phép hoặc thẩm định về an ninh đối với:

• Sự kiện có yếu tố chính trị, ngoại giao.
• Sự kiện có khách mời VIP, yếu nhân, chính khách trong và ngoài nước.
• Sự kiện có nguy cơ ảnh hưởng đến an ninh trật tự, như biểu tình, tuần hành.

Các cơ quan chuyên ngành khác
Ngoài các đơn vị trên, tùy vào tính chất sự kiện, có thể cần xin phép từ các cơ quan khác như:

• Bộ Công Thương – Cấp phép cho hội chợ, triển lãm thương mại.
• Bộ Ngoại giao – Đối với các sự kiện liên quan đến ngoại giao, hợp tác quốc tế.
• Sở Y tế – Nếu sự kiện liên quan đến lĩnh vực y tế, sức khỏe.

6. Thời gian yêu cầu nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Thời gian yêu cầu nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện phụ thuộc vào từng loại sự kiện và quy định của cơ quan cấp phép. Thông thường, hồ sơ cần được nộp ít nhất 10 - 15 ngày làm việc trước ngày diễn ra sự kiện để đảm bảo quá trình xét duyệt và cấp phép diễn ra suôn sẻ.

Đối với các sự kiện có quy mô lớn, có yếu tố nước ngoài hoặc liên quan đến an ninh, thời gian nộp hồ sơ có thể kéo dài từ 20 - 30 ngày để cơ quan chức năng kiểm duyệt nội dung, đảm bảo sự kiện tuân thủ các quy định pháp luật. 

Các sự kiện nhỏ như hội thảo, hội nghị doanh nghiệp thường yêu cầu nộp hồ sơ trước 7 - 10 ngày làm việc. Riêng các chương trình biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, thời trang hoặc triển lãm tranh cần được gửi trước 15 - 20 ngày để Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Cục Nghệ thuật Biểu diễn xem xét. 

Nếu sự kiện có tính chất đặc biệt như hội chợ thương mại, triển lãm quốc tế hoặc có sự tham gia của khách mời VIP, lãnh đạo cấp cao, việc nộp hồ sơ cần thực hiện trước 30 - 45 ngày để đảm bảo đủ thời gian xét duyệt và thông qua các thủ tục an ninh. Việc nộp hồ sơ sớm không chỉ giúp đơn vị tổ chức tránh những rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo kế hoạch tổ chức diễn ra đúng tiến độ.

7. Một số lưu ý trong quá trình xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Trong quá trình xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi và tránh những sai sót không đáng có. 

Đơn vị cần tuân thủ đúng nội dung đã đăng ký trong hồ sơ. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình hoặc danh sách khách mời, đơn vị tổ chức phải thông báo và xin điều chỉnh giấy phép để tránh vi phạm quy định. Một số sự kiện có thể yêu cầu thêm giấy phép con như giấy phép quảng cáo, giấy phép biểu diễn hoặc cam kết về an toàn, an ninh.

Đặc biệt, đơn vị cần đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy và trật tự công cộng. Đối với các sự kiện quy mô lớn, đơn vị tổ chức cần phối hợp với lực lượng an ninh địa phương để đảm bảo an toàn cho khách mời và người tham dự. 

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là một bước quan trọng, đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp, an toàn và đúng quy định. Vì vậy, các doanh nghiệp, tổ chức nên chủ động trong khâu chuẩn bị và làm việc với các cơ quan chức năng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.