Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức lễ khởi công chi tiết từ A đến Z

1. Các bước lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công

Lễ khởi công là một trong những nghi lễ quan trọng đầu tiên của mỗi dự án xây dựng. Không chỉ mang yếu tố tâm linh, phong thủy, lễ khởi công còn là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, truyền tải thông điệp khởi đầu thuận lợi tới khách hàng, đối tác và cộng đồng. Để buổi lễ được tổ chức trang trọng, đúng quy trình và hiệu quả, bạn cần nắm rõ những hạng mục cơ bản dưới đây khi lập kế hoạch tổ chức lễ khởi công.

1.1 Xác định mục tiêu và phạm vi sự kiện

Khi lập kế hoạch tổ chức lễ khởi công, điều đầu tiên cần thực hiện là xác định rõ mục tiêu và phạm vi của sự kiện. Mục tiêu có thể bao gồm việc đánh dấu sự khởi đầu của một dự án quan trọng, quảng bá hình ảnh dự án tới công chúng, khẳng định uy tín của chủ đầu tư hoặc thể hiện sự tri ân đối với khách hàng và các đối tác đồng hành. Sau khi làm rõ mục tiêu, cần xác định phạm vi tổ chức như quy mô buổi lễ, đối tượng khách mời, thời gian cụ thể và những hoạt động chính sẽ diễn ra trong chương trình

1.2 Chọn địa điểm tổ chức

Tiếp đến là bước lựa chọn địa điểm tổ chức. Địa điểm cần phù hợp với quy mô sự kiện, đảm bảo đủ không gian để bố trí sân khấu, khu vực đón tiếp khách mời và các khu vực tổ chức các hoạt động bên lề. Ngoài ra, cơ sở hạ tầng tại địa điểm cũng cần đáp ứng các yêu cầu thiết yếu như hệ thống điện, nước, nhà vệ sinh và chỗ để xe. Trước ngày diễn ra sự kiện, cần tiến hành khảo sát địa điểm, dọn dẹp vệ sinh và kiểm tra các yếu tố an toàn nhằm đảm bảo sự kiện được tổ chức suôn sẻ và an toàn cho tất cả khách mời.

1.2 Lên kịch bản chương trình lễ khởi công

Một kịch bản chi tiết sẽ giúp buổi lễ diễn ra trôi chảy, có điểm nhấn và thể hiện tính chuyên nghiệp. Kịch bản lễ khởi công thường bao gồm:

Thời gian và trình tự các phần lễ: đón khách, phát biểu, nghi lễ động thổ, múa lân, trao tặng kỷ niệm chương…

Người thực hiện các phần việc: MC, đại diện chủ đầu tư, khách mời danh dự

Nội dung bài phát biểu, thứ tự nghi thức và hiệu ứng (pháo giấy, thả bong bóng…)

Dự kiến thời gian cho từng hoạt động (timeline)

Kịch bản càng chi tiết thì khả năng kiểm soát và điều phối sự kiện càng cao, giúp tránh tình trạng lộn xộn hoặc phát sinh ngoài ý muốn.

Lễ khởi công cần được lên kế hoạch cẩn thận

1.3 Lên danh sách khách mời và xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Tiếp theo, bạn cần xác định đối tượng khách mời, bao gồm:

Đại diện cơ quan chính quyền địa phương

Đối tác, nhà đầu tư, nhà thầu

Truyền thông, báo chí (nếu cần quảng bá)

Cán bộ, nhân viên công ty

Khách mời danh dự (nếu có)

Dựa vào số lượng khách mời, bạn sẽ tính toán địa điểm tổ chức phù hợp – thường là tại khu vực thi công. Đồng thời, lựa chọn ngày giờ hoàng đạo, hợp tuổi và phong thủy để tổ chức nghi lễ động thổ.

1.4 Thiết kế bộ ấn phẩm sự kiện khởi công

Bộ ấn phẩm sự kiện là công cụ quan trọng giúp truyền tải hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Các ấn phẩm cần thiết bao gồm:

Backdrop, banner, standee: thiết kế theo chủ đề lễ khởi công

Thiệp mời, thư mời: in rõ ràng thông tin thời gian – địa điểm – trang phục

Thẻ tên đại biểu, sơ đồ chỗ ngồi

Bộ tài liệu giới thiệu dự án (nếu có)

Phong bì thư cảm ơn dành cho khách mời

Thiết kế cần đảm bảo đồng bộ màu sắc thương hiệu, dễ nhìn và tạo được dấu ấn thị giác tốt.

Lễ khởi công được tổ chức chuyên nghiệp

1.5 Xác định nhân sự sự kiện

Một sự kiện diễn ra suôn sẻ không thể thiếu đội ngũ nhân sự điều phối chuyên nghiệp. Bạn cần phân công rõ các vị trí sau:

MC dẫn chương trình

Lễ tân đón khách, phát tài liệu, hướng dẫn chỗ ngồi

Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng

Đội múa lân, biểu diễn nghệ thuật

Quay phim – chụp ảnh

Bộ phận hậu cần, an ninh, y tế (nếu sự kiện lớn)

Nếu tổ chức nội bộ, doanh nghiệp có thể tự huy động nhân sự. Nếu tổ chức quy mô lớn, nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng.

1.6 Chuẩn bị trang thiết bị sự kiện

Tùy vào mức đầu tư và quy mô, bạn cần chuẩn bị các thiết bị cơ bản như:

Sân khấu (có bục phát biểu)

Âm thanh – ánh sáng

Bàn ghế sự kiện: Bao gồm ghế ngồi khách mời, bàn VIP, bàn lễ cúng

Thảm đỏ, cổng chào, quạt mát hoặc ô che nắng (nếu ngoài trời)

Dụng cụ nghi lễ động thổ: xẻng, mũ bảo hộ, găng tay trắng

Máy chiếu, màn hình LED (nếu cần trình chiếu)

Việc chuẩn bị thiết bị nên hoàn tất ít nhất 1 ngày trước sự kiện để có thời gian kiểm tra và chạy thử.

Lễ khởi công với backdrop thiết kế đẹp

1.7 Khu vực sân khấu và nhà lễ

Khu vực sân khấu là trung tâm của sự kiện, nơi diễn ra các nghi thức chính. Bố trí sân khấu cần đảm bảo:

Đủ diện tích, cao ráo, sạch sẽ

Có mái che hoặc rạp tránh nắng/mưa

Bố trí bàn lễ cúng trang trọng phía trước sân khấu

Phía sau hoặc bên hông sân khấu nên có nhà chờ cho MC, biểu diễn, kỹ thuật, đảm bảo sự kiện diễn ra liền mạch, chuyên nghiệp.

1.8 Khu vực đón tiếp

Khu vực này thường đặt ở ngay lối vào, gồm:

Bàn tiếp tân phát tài liệu, thẻ tên

Standee check-in hoặc photobooth sự kiện

Nhân viên đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi

Dụng cụ đo nhiệt, rửa tay sát khuẩn (nếu có yêu cầu y tế)

Không gian đón tiếp cần gọn gàng, có mái che nếu ngoài trời và đủ rộng để khách không bị ùn ứ.

Lễ khởi công với nhiều đối tác tham dự

1.9 Chuẩn bị tiệc

Sau khi hoàn thành lễ khởi công, nhiều doanh nghiệp tổ chức thêm tiệc nhẹ hoặc tiệc trưa để chiêu đãi khách mời. Bạn có thể lựa chọn:

Tiệc đứng (tea break): bánh ngọt, trái cây, nước ép – phù hợp sự kiện ngắn

Tiệc ngồi (set menu): dành cho sự kiện quy mô lớn, khách VIP

Suất ăn cá nhân: tiện lợi, dễ kiểm soát chi phí và vệ sinh

Cần đảm bảo an toàn thực phẩm, lựa chọn đơn vị catering uy tín và dự trù lượng thức ăn đầy đủ cho số lượng khách mời.

1.10 Kiểm tra các hạng mục trước khi lễ khởi công diễn ra

Trước giờ G, bạn cần kiểm tra tổng thể tất cả các hạng mục:

Thiết bị âm thanh – ánh sáng hoạt động tốt?

Sân khấu, bàn ghế bố trí đúng sơ đồ?

Lễ vật cúng đã chuẩn bị đủ và đúng yêu cầu phong thủy?

MC, kỹ thuật, biểu diễn, lễ tân… có mặt đúng giờ, nắm rõ kịch bản chưa?

Truyền thông (nếu có) đã được chuẩn bị nội dung rõ ràng?

Ngoài ra, nên có kế hoạch dự phòng cho trường hợp thời tiết xấu hoặc sự cố kỹ thuật. Mọi vấn đề nên được xử lý ít nhất 1–2 giờ trước giờ bắt đầu sự kiện.

MC phát biểu trong lễ khởi công

2. Một số lưu ý khi lập kế hoạch 

Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, bên cạnh việc chuẩn bị các hạng mục chi tiết, người tổ chức cần lưu ý đến một số yếu tố quan trọng giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ và hạn chế rủi ro. Hai trong số những lưu ý không thể bỏ qua là việc xác định đúng quy mô tổ chức và dự trù các tình huống phát sinh.

2.1 Xác định quy mô

Xác định quy mô là bước đầu tiên và mang tính nền tảng trong việc lập kế hoạch tổ chức lễ khởi công. Tùy theo tính chất công trình và mục đích tổ chức, quy mô có thể chia thành nhỏ, vừa hoặc lớn. 

Với các buổi lễ khởi công quy mô nhỏ, thường chỉ cần chuẩn bị đơn giản, mang tính nội bộ, không cần đến nhiều nhân sự hay thiết bị chuyên dụng. Tuy nhiên, với các sự kiện lớn có sự tham gia của khách mời quan trọng, đối tác, truyền thông, quy mô tổ chức phải được mở rộng tương ứng. 

Việc xác định rõ quy mô giúp lên ngân sách phù hợp, lựa chọn địa điểm hợp lý và xây dựng kịch bản sự kiện hiệu quả, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nghiêm trọng trong quá trình triển khai.

2.2 Dự trù rủi ro

Dù được chuẩn bị kỹ càng đến đâu, bất kỳ sự kiện nào cũng có thể gặp phải rủi ro ngoài ý muốn. Vì vậy, việc dự trù rủi ro là điều cần thiết để bảo đảm lễ khởi công không bị gián đoạn hoặc ảnh hưởng lớn. 

Một số rủi ro phổ biến như thời tiết xấu (mưa, gió mạnh), sự cố âm thanh ánh sáng, trục trặc lễ vật cúng, khách mời đến trễ, thậm chí là thay đổi từ chính quyền địa phương vào phút chót. Để ứng phó hiệu quả, ban tổ chức cần chuẩn bị các phương án dự phòng như dựng rạp che chắn, có thiết bị kỹ thuật thay thế, đội hậu cần linh hoạt, và đặc biệt là dự trù ngân sách phát sinh (khoảng 10–20% tổng chi phí). 

Việc chủ động dự đoán và xử lý rủi ro không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp buổi lễ diễn ra trọn vẹn, tạo được ấn tượng tốt đẹp với tất cả người tham dự.

Lễ khởi công được diễn ra thuận lợi

3. Sen Xanh Event - Đơn vị tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp trọn gói 

Tổ chức lễ khởi công là bước mở đầu vô cùng quan trọng đối với bất kỳ dự án xây dựng nào, từ công trình nhà ở dân dụng đến dự án bất động sản, nhà máy quy mô lớn. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi lễ khởi công chỉn chu, trang trọng và hiệu quả đòi hỏi rất nhiều công đoạn và kinh nghiệm thực tế. Đó là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn Sen Xanh Event – đơn vị tổ chức sự kiện lễ khởi công trọn gói uy tín, chuyên nghiệp với 12 năm kinh nghiệm.

3.1 Kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Sen Xanh Event đã có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức hàng trăm lễ khởi công lớn nhỏ trên toàn quốc. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, am hiểu phong tục tập quán cũng như các quy trình tổ chức sự kiện hiện đại, Sen Xanh luôn đem đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu và phù hợp với từng loại hình công trình. 

Mỗi buổi lễ được tổ chức đều mang màu sắc riêng, từ không khí trang nghiêm của phần lễ đến sự sôi động, cuốn hút ở phần hội, đảm bảo tạo ấn tượng mạnh mẽ và khởi đầu thuận lợi cho dự án.

Lễ khởi công công trình trường tiểu học

3.2 Dịch vụ trọn gói – tiết kiệm thời gian và chi phí

Với mô hình dịch vụ trọn gói từ A đến Z, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản về công trình, thời gian dự kiến và yêu cầu tổ chức, toàn bộ quy trình còn lại sẽ được Sen Xanh Event đảm nhiệm. Bao gồm:

Xin phép tổ chức lễ với chính quyền địa phương (nếu cần)

Tư vấn chọn ngày giờ hợp phong thủy

Lên kịch bản chương trình chi tiết

Chuẩn bị lễ vật cúng khởi công theo phong tục

Thiết kế, in ấn backdrop, banner, thư mời

Lắp đặt sân khấu, rạp, bàn ghế, âm thanh – ánh sáng

Cung cấp nhân sự: MC, lễ tân, đội múa lân, quay phim – chụp ảnh

Tổ chức tiệc nhẹ hoặc tiệc trưa sau lễ (nếu khách hàng yêu cầu)

Tất cả đều được thống nhất qua hợp đồng rõ ràng, minh bạch, không phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Sen Xanh cam kết hiệu quả – đúng tiến độ – tiết kiệm chi phí, giúp khách hàng yên tâm tuyệt đối trong suốt quá trình tổ chức.

3.3 Phong cách làm việc chuyên nghiệp, tận tâm

Sen Xanh Event được khách hàng đánh giá cao nhờ sự tận tâm, linh hoạt trong xử lý các tình huống phát sinh và luôn đề cao yếu tố phong thủy, nghi lễ truyền thống phù hợp từng vùng miền. Đội ngũ hỗ trợ luôn sẵn sàng tư vấn 24/7, lên phương án dự phòng trong mọi tình huống (thời tiết xấu, thay đổi khách mời…) và đồng hành cùng khách hàng từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện.

Sen Xanh Event – đối tác đáng tin cậy cho mọi buổi lễ khởi công. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị vừa chuyên nghiệp, vừa có chi phí hợp lý để lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công trọn gói, thì Sen Xanh chính là lựa chọn hoàn hảo. Hãy để sự khởi đầu của bạn trở nên suôn sẻ và ấn tượng với sự đồng hành của Sen Xanh Event.