Kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới từ A đến Z

1. Kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới

Lên kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới là bước quan trọng giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và để lại dấu ấn trong lòng khách mời. Dưới đây là các bước cần thiết để xây dựng một kế hoạch bài bản:

1.1 Xác định quy mô tổ chức

Quy mô buổi lễ sẽ ảnh hưởng đến địa điểm, chi phí, số lượng khách mời và cách thức triển khai. Bạn cần xác định rõ đây là buổi khai trương nội bộ, hướng tới khách hàng/doanh nghiệp hay truyền thông. Quy mô càng lớn thì việc chuẩn bị càng cần nhiều thời gian và ngân sách.

1.2 Xác định ngày giờ tổ chức

Lựa chọn ngày khai trương nên dựa vào yếu tố phong thủy, giờ hoàng đạo và cả yếu tố thuận lợi về thời tiết, giao thông. Tránh chọn ngày trùng với dịp lễ lớn, kỳ nghỉ kéo dài hoặc giờ cao điểm.

1.3 Hoàn thành các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra

Đảm bảo các hạng mục như: thiết kế văn phòng, biển bảng, khu vực tiếp khách, sân khấu, âm thanh – ánh sáng, cổng chào… được hoàn tất trước lễ ít nhất 1–2 ngày để tránh cập rập, thiếu sót.

Khai trương văn phòng mới

1.4 Lên kịch bản khai trương văn phòng chi tiết

Một kịch bản rõ ràng sẽ giúp sự kiện diễn ra mạch lạc, đúng thời gian và truyền tải thông điệp hiệu quả. Nội dung nên bao gồm: đón khách, văn nghệ, phát biểu, nghi thức cắt băng – khui sâm panh, tham quan văn phòng, chụp hình kỷ niệm…

1.5 Lập kế hoạch marketing cho lễ khai trương

Đừng quên tận dụng lễ khai trương để tăng độ nhận diện thương hiệu. Bạn có thể triển khai truyền thông trước – trong – sau sự kiện qua các kênh như: mạng xã hội, email, báo chí, mời KOL/đối tác… để tăng độ phủ sóng.

1.6 Lập bản dự trù kinh phí

Lập bảng ngân sách chi tiết giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả, tránh phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Các khoản cần dự trù bao gồm: thuê địa điểm (nếu có), trang trí, nhân sự, quà tặng, truyền thông, tiệc nhẹ, thuê đơn vị tổ chức…

ca sỹ hát trong sự kiện

2. Những khó khăn khi tổ chức khai trương văn phòng và cách khắc phục

Dù đã lên kế hoạch kỹ lưỡng, việc tổ chức lễ khai trương văn phòng vẫn có thể gặp phải nhiều khó khăn. Nhận diện sớm và có biện pháp khắc phục sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp hơn.

2.1 Thiếu hụt trang thiết bị và nhân sự sự kiện

Nhiều doanh nghiệp tự tổ chức khai trương nhưng không có đầy đủ thiết bị như âm thanh – ánh sáng, bàn ghế, standee, cổng chào,... hoặc thiếu nhân sự phụ trách điều phối, đón tiếp, MC, kỹ thuật.

Cách khắc phục:
Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói. Nếu tự tổ chức, cần lập danh sách hạng mục chi tiết, chia đầu việc rõ ràng, kiểm tra thiết bị kỹ lưỡng trước sự kiện ít nhất 1 ngày.

Chụp ảnh kỷ niệm

2.2 Khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh

Trong quá trình tổ chức có thể xảy ra các sự cố như: mất điện, hỏng thiết bị, trục trặc kịch bản, khách mời đến trễ... khiến sự kiện bị gián đoạn.

Cách khắc phục:
Cần xây dựng phương án dự phòng cho từng hạng mục: máy phát điện dự phòng, kịch bản linh hoạt, nhân sự hỗ trợ tình huống khẩn cấp. Đồng thời phân công người phụ trách từng mảng để xử lý nhanh chóng.

2.3 Tổ chức khai trương văn phòng thiếu chuyên nghiệp

Một số buổi khai trương thiếu sự đầu tư vào nội dung, hình ảnh, khiến khách mời không cảm nhận được sự chỉn chu, gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.

Cách khắc phục:
Cần chú trọng từ khâu lên ý tưởng, thiết kế sân khấu, nội dung phát biểu, nghi thức cắt băng đến quà tặng, truyền thông. Việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm và nguồn lực.

khách mời tham dự

3. Sen Xanh Event - Đơn vị tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Để tổ chức được một buổi lễ khai trương trang trọng, ấn tượng và hiệu quả, doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Và Sen Xanh Event chính là lựa chọn đáng tin cậy hàng đầu hiện nay.

Sen Xanh Event là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là tổ chức lễ khai trương văn phòng, showroom, cửa hàng... tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. Với đội ngũ nhân sự sáng tạo, giàu kinh nghiệm cùng quy trình làm việc chuyên nghiệp, Sen Xanh Event đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong các sự kiện lớn nhỏ, mang lại những chương trình ấn tượng và đầy cảm xúc.

3.1 Vì sao nên chọn Sen Xanh Event?

Sen Xanh Event không chỉ đơn thuần thực hiện chương trình theo yêu cầu mà còn đóng vai trò như một người bạn đồng hành, tư vấn và đề xuất các ý tưởng tổ chức mới mẻ, phù hợp với ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp cũng như ngân sách của khách hàng.

Đội ngũ chuyên viên sự kiện của Sen Xanh luôn xây dựng kịch bản chi tiết, mạch lạc với các phần chính như: đón khách, nghi lễ cắt băng khai trương, phát biểu, văn nghệ, giao lưu và truyền thông. Mọi phần việc đều được chuẩn bị kỹ càng, tránh tình trạng gián đoạn, thiếu sót trong quá trình tổ chức.

Từ sân khấu, âm thanh ánh sáng, backdrop, bàn ghế sự kiện đến cổng chào, thảm đỏ, Sen Xanh Event đều sử dụng các thiết bị hiện đại, chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, đội ngũ thiết kế sáng tạo cũng mang đến các concept trang trí mang đậm dấu ấn thương hiệu riêng biệt cho từng doanh nghiệp.

Sen Xanh Event cam kết cung cấp dịch vụ với chi phí minh bạch, tối ưu theo nhu cầu thực tế. Dù ngân sách lớn hay nhỏ, khách hàng vẫn nhận được sự phục vụ tận tâm và chất lượng đồng đều.

Ngoài tổ chức sự kiện, Sen Xanh Event còn hỗ trợ doanh nghiệp lan tỏa hình ảnh buổi lễ thông qua các gói truyền thông như: livestream, quay phim – chụp ảnh chuyên nghiệp, biên tập nội dung đăng mạng xã hội, giúp tăng độ phủ và tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

Lễ khai trương

3.2 Một số sự kiện Sen Xanh Event tổ chức

Với bề dày kinh nghiệm và năng lực thực thi chuyên nghiệp, Sen Xanh Event đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các sự kiện khai trương ấn tượng, để lại dấu ấn tốt đẹp với khách mời và truyền thông. Dưới đây là một số dự án tiêu biểu:

Khai trương Công ty TNHH Giáo dục VISTA ACADEMY

Sen Xanh Event đã lên ý tưởng tổ chức một buổi lễ khai trương trang trọng, chuyên nghiệp, kết hợp giữa yếu tố học thuật và hiện đại, phù hợp với lĩnh vực giáo dục. Sự kiện thu hút sự tham gia của đông đảo đối tác, phụ huynh và học viên, đồng thời tạo hiệu ứng truyền thông tích cực.

Tổ chức lễ khai trương

Khai trương shop xe máy điện YADEA

Lễ khai trương showroom xe máy điện YADEA được tổ chức với phong cách năng động, trẻ trung, thể hiện đúng tinh thần công nghệ và tương lai xanh. Chương trình có sự kết hợp giữa âm nhạc sôi động, tiết mục nghệ thuật đường phố và phần giới thiệu sản phẩm sống động, thu hút đông đảo giới trẻ.

Giám đốc và đối tác chụp ảnh

Khai trương văn phòng GCOOP SP PT BEAUTY

Sen Xanh Event đảm nhận toàn bộ khâu tổ chức, từ thiết kế concept, trang trí không gian, tổ chức nghi lễ khai trương đến truyền thông sự kiện. Buổi lễ mang phong cách tinh tế, hiện đại, thể hiện rõ tinh thần làm đẹp và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp trong ngành mỹ phẩm.

Lễ khai trương được thiết kế bắt mắt

Với tâm huyết và kinh nghiệm tổ chức khai trương văn phòng thành công, Sen Xanh Event chính là đối tác đáng tin cậy để doanh nghiệp gửi gắm sự khởi đầu may mắn, chuyên nghiệp và ấn tượng cho văn phòng mới.