Tổ Chức Khai Trương Showroom: Quy trình trọn gói, chi tiết

1. Ý nghĩa của việc tổ chức khai trương Showroom

Tổ chức khai trương Showroom được xem là sự kiện quan trọng đánh dấu bước khởi đầu mới của một công ty, cửa hàng khi hoạt động trên thị trường. Trong dịp này, chủ Showroom sẽ giới thiệu đến khách hàng, đối tác những bộ sưu tập, sản phẩm mới của mình. Nhờ đó mà việc ra mắt thương hiệu sẽ trở nên dễ dàng, thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng.

Bên cạnh đó, nhân dịp khai trương, Showroom cũng triển khai chương trình khuyến mãi và giảm giá cũng như tặng quà tri ân cho khách hàng. Đây chính là chiến lược marketing nhằm thu hút sự quan tâm từ thị trường khách hàng tiềm năng mà không cần tốn quá nhiều thời gian, chi phí cho quảng cáo.

Tổ chức khai trương Showroom là cột mốc quan trọng trong kinh doanh

2. Tổ chức khai trương Showroom cần chuẩn bị những gì?

Thực tế các Showroom thường được xây dựng với mục đích trưng bày sản phẩm, dịch vụ để khách hàng đến xem và trải nghiệm. Do đó, khi tổ chức khai trương Showroom chúng ta cần chuẩn bị chu đáo từng hạng mục để gây ấn tượng mạnh với mọi người. Khi tổ chức sự kiện này bạn cần chuẩn bị gồm:

2.1.Chuẩn bị sản phẩm đầy đủ trước ngày khai trương

Trước ngày lễ khai trương chính thức diễn ra, Showroom cần chuẩn bị, setup đầy đủ các loại hàng hóa, sản phẩm để khách hàng thoải mái trải nghiệm. Mặt khác, việc trang hoàng đầy đủ sản phẩm cũng góp phần khẳng định quy mô, tầm cỡ của doanh nghiệp và giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu. 

Chuẩn bị, sắp xếp sản phẩm đầy đủ trước ngày khai trương

2.2. Xác định quy mô tổ chức sự kiện

Chủ đơn vị kinh doanh cần xác định rõ quy mô tổ chức sự kiện để làm tiền đề cho việc lên kế hoạch, kịch bản, dự trù ngân sách cho hợp lý. Trong kế hoạch khai trương có 2 yếu tố quan trọng nhất cần quan tâm đó là: thiết bị và nhân sự. Nếu đơn vị bạn không có sẵn thiết bị phục vụ sự kiện, nguồn lực nhân sự ít thì nên thuê bên ngoài để đảm bảo chất lượng, chuyên nghiệp.

2.3. Xem ngày giờ tốt để khai trương

Theo quan niệm tâm linh của người Việt thì “đầu xuôi đuôi lọt”. Do đó việc xem ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương được xem là rất cần thiết. Khi chọn đúng ngày lành, tháng tốt, hợp với tuổi của chủ Showroom có thể giúp cho công việc kinh doanh gặp nhiều thuận lợi. Ngoài ra, đơn vị bạn cũng nên chú ý chọn ưu tiên ngày cuối tuần nhằm tạo điều kiện cho khách mời tham gia đông đủ và kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

 Việc xem ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương được xem là rất cần thiết

2.4. Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Khách mời là yếu tố quan trọng quyết định đến quy mô tổ chức lễ khai trương Showroom. Bởi vậy, chúng ta cần lập danh sách khách mời cụ thể để xác định quy mô tổ chức, tính toán số lượng bàn ghế, chuẩn bị tiệc chiêu đãi cho phù hợp, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu. Bên cạnh đó, thiệp mời cũng cần được thiết kế chỉn chu, đầy đủ thông tin về sự kiện. Khi in thiệp xong ban tổ chức hãy chủ động gửi trước 1 tuần để khách mời sắp xếp thời gian tới tham dự. Với những khách ở xa bạn có thể gửi email kèm theo hình ảnh thiệp mời.

2.5. Treo băng rôn trước Showroom và khu vực lân cận

Băng rôn là một trong những ấn phẩm không thể thiếu trong ngày khai trương. Chúng ta nên treo băng rôn trước showroom và ở khu vực xung quanh để tạo sự bắt bắt, tăng hiệu quả quảng cáo thương hiệu. Trên băng rôn cần có chiến lược marketing giảm giá cực sốc cho khách mua hàng như: giảm giá 30-50%, mua 1 tặng 1… Đây được xem là một trong các cách thức thu hút khách hàng tới mua sắm tại Showroom trong buổi mở đầu hoạt động.

2.6. Chạy quảng cáo trước ngày khai trương

Chúng ta hãy tận dụng các kênh bán hàng online, viết bài PR trên Fanpage, Website, ghim bài trên hội nhóm…. để quảng cáo về sự kiện của đơn vị mình. Trong bài viết có ghi rõ  thông tin về về thời gian, địa điểm tổ chức cũng như giới thiệu có sự tham dự của người nổi tiếng để thu hút sự quan tâm của khách hàng. Hoặc trước ngày tổ chức khai trương Showroom, bạn cũng có thể chọn hình thức quảng cáo Roadshow để triển khai các chiến dịch giới thiệu sản phẩm, thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng.

Chạy quảng cáo trước ngày khai trương để thu hút sự quan tâm

2.7. Lên kế hoạch, timeline tổ chức khai trương Showroom

Chúng ta cần lên kế hoạch, timeline tổ chức khai trương Showroom một cách bài bản và chi tiết để buổi lễ diễn ra hoàn hảo nhất. Trong sự kiện, ban tổ chức nên kết hợp một số hoạt động như ca nhạc, mini game, bốc thăm trúng thưởng… nhằm tăng sức hút, tránh sự nhàm chán. Việc xây dựng một timeline cụ thể giúp cho chương trình diễn ra đúng kế hoạch, hiệu quả cao.

2.8. Lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện

Sau khi đã xác định được quy mô tổ chức, doanh nghiệp cần lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện. Trong đó sẽ có các khoản chi tiêu cho từng hạng mục phù hợp với điều kiện ngân sách mà đơn vị tổ chức đưa ra. Thông thường, khai trương showroom có các khoản cần chi như sau:

• Chi phí trang trí showroom.

• Chi phí in ấn thiệp mời, standee, backdrop, băng rôn…

• Chi phí cho nhân sự bao gồm MC, vũ đoàn, đội múa lân sư rồng.

• Chi phí thuê hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng.

• Chi phí chiêu đãi tiệc tùng.

• Một số các khoản phát sinh khác đi kèm.

Lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện khai trương Showroom

3. Một số lưu ý khi tổ chức khai trương Showroom

Hiện nay có rất nhiều cửa hàng, Showroom tự tổ chức khai trương nhưng không đạt hiệu quả như mong muốn, xảy ra nhiều sự cố đáng tiếc. Bởi vậy, nếu bạn muốn sự kiện của đơn vị mình diễn ra thành công tốt đẹp thì hãy lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:

• Bố trí đẹp mắt, chỉn chu các sản phẩm trưng bày tại showroom nhằm gây ấn tượng mạnh cho khách hàng. Đồng thời thiết kế gian hàng sao cho thể hiện giá trị thương hiệu, nâng tầm đẳng cấp của showroom.

• Tận dụng các kênh truyền thông online hiện hành như Facebook, Tiktok… để livestream, quảng bá thông tin về sự kiện. Đây là hình thức giúp cho buổi khai trương showroom lan truyền rộng rãi.

• Nếu showroom có tài chính mạnh thì nên thuê KOL cho ngày khai trương. Xu hướng này hiện đang khá thịnh hành và được các thương hiệu nội địa áp dụng.

• Bố trí các tiết mục biểu diễn văn nghệ, múa lân với thời lượng phù hợp và nội dung đặc sắc. Kèm theo đó là một số hoạt động trò chơi, bốc thăm trúng thưởng, mini game… có quà tặng hấp dẫn.

• Showroom tổ chức bán hàng ở các khung giờ vàng, tung ra thị trường các chương trình khuyến mãi. Nó giúp quảng bá thương hiệu, kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

• Chiêu đãi tiệc tùng là hạng mục cần quan tâm khi tổ chức khai trương Showroom. Tùy theo nguồn ngân sách mà đơn vị bạn có thể chọn đãi khách tiệc mặn hay ngọt sao cho sạch sẽ và ngon miệng nhất.

• Ban tổ chức phải thiết lập, bàn giao các nhiệm vụ cho nhân sự để công tác hậu cần, quản lý chương trình đạt hiệu quả tối ưu.

• Lên phương án dự phòng những rủi ro có thể xảy ra kèm theo biện pháp xử lý kịp thời, linh hoạt để ngày khai trương Showroom được hoàn hảo.

Bố trí đẹp mắt, chỉn chu các sản phẩm trưng bày tại showroom

4. Sen Xanh Event - Công ty tổ chức Tổ Chức Khai Trương Showroom trọn gói

Trải qua hơn 12 năm thành lập và phát triển, Công ty tổ chức sự kiện Sen Xanh Event đã chiếm trọn niềm tin từ khách hàng. Hiện nay chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương uy tín được nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn. Các buổi lễ khai trương Sen Xanh Event tổ chức luôn được diễn ra suôn sẻ, gây ấn tượng tốt, lan tỏa hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ. 

Đội ngũ nhân viên của công ty là những người được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp nên có thể đảm bảo việc tiếp đón khách chu đáo, xây dựng và tổ chức khai trương Showroom bài bản. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu lên kế hoạch tổ chức, trang trí không gian… chuẩn bị tiệc cho đến khi kết thúc buổi lễ.

Đặc biệt, Sen Xanh triển khai dịch vụ tổ chức khai trương với đầy đủ hệ thống dàn âm thanh, ánh sáng, nguồn nhân lực chuyên môn cao, cũng như ý tưởng đầy sáng tạo. Ngoài ra chúng tôi đảm bảo áp dụng mức giá thành cạnh tranh nhất thị trường. Các khoản phí được thông báo công khai, minh bạch đến khách hàng và cam kết không có phát sinh vô lý. 

Sen Xanh Event là Công ty tổ chức Tổ Chức Khai Trương Showroom trọn gói

5. Những lý do nên chọn Sen Xanh Event

Hiện nay việc lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương Showroom của Sen Xanh Event được xem là giải pháp tối ưu cho chương trình diễn ra chuyên nghiệp và thành công. Trong nhiều năm hoạt động, dịch vụ mà Sen Xanh Event cung cấp luôn làm hài lòng khách hàng với những ưu điểm sau:

• Sen Xanh là công ty đã có bề dày kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên có thể đáp ứng yêu cầu khắt khe nhất từ khách hàng. 

• Quy trình tổ chức lễ khai trương showroom bài bản, chuyên nghiệp và khoa học từ khâu tiếp nhận thông tin, nhu cầu khách hàng cho đến phác họa ý tưởng, kịch bản, setup các hạng mục…

• Đội ngũ nhân sự được đào tạo giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, tận tâm trong từng khâu xây dựng sự kiện. 

• Trang thiết bị phục vụ tổ chức khai trương hiện đại, truyền tải âm thanh rõ ràng và hình ảnh sắc nét nhất. 

• Chất lượng dịch vụ cam kết thực hiện đúng theo hợp đồng, đúng tiến độ và hạn chế tối đa rủi ro. 

Chất lượng dịch vụ được Sen Xanh cam kết thực hiện đúng theo hợp đồng

6. Quy trình Tổ Chức Khai Trương Showroom chuyên nghiệp của Sen Xanh Event

Để tạo nên uy tín vững mạnh trên thị trường và tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ trên khắp cả nước, Sen Xanh Event luôn thực hiện quy trình làm việc chuyên nghiệp, khoa học. Theo đó dịch vụ tổ chức khai trương Showroom của chúng tôi sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu về tổ chức sự kiện của khách hàng qua hệ thống hotline 0974468391 hoặc trực tiếp tại địa chỉ văn phòng làm việc của công ty. 

• Bước 2: Gặp gỡ trực tiếp khách hàng để tư vấn về giải pháp xây dựng sự kiện, gói dịch vụ phù hợp với điều kiện ngân sách cũng như nhu cầu của doanh nghiệp.

• Bước 3: Lập kế hoạch, bảng chi phí, ý tưởng tổ chức lễ khai trương. Khi kế hoạch được khách hàng thông qua thì sẽ tiến hành viết kịch bản chi tiết cho từng hạng mục chương trình.

• Bước 4: Hai bên thỏa thuận về các điều khoản và ký kết hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện.

• Bước 5: Đội ngũ nhân viên của Sen Xanh Event thiết kế, hoàn thiện ấn phẩm, chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ cần thiết. 

• Bước 6: Phân công nhân sự rà soát, kiểm tra toàn bộ hạng mục của chương trình. Đồng thời kiểm tra và nhận mặt bằng để setup, lắp đặt không gian lễ tiệc sao cho chuyên nghiệp nhất. 

• Bước 7: Thực hiện tổ chức khai trương showroom theo đúng thời gian trong bản kế hoạch. 

• Bước 8: Nghiệm thu chất lượng chương trình và thanh lý hợp đồng với chủ Showroom. 

Sen Xanh Event luôn thực hiện quy trình làm việc chuyên nghiệp, khoa học

Kết Luận

Như vậy có thể thấy rằng, tổ chức khai trương Showroom chính là dịp để các cá nhân, doanh nghiệp giới thiệu đến khách hàng sản phẩm hay dịch vụ mới. Một khởi đầu tốt đẹp chắc chắn sẽ gây dựng được tương lai thành công. Do đó, để đảm bảo sự hoàn mỹ cho chương trình bạn nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp của Sen Xanh Event. Chúng tôi sẽ khiến khách hàng hài lòng trong từng khâu tư vấn, thiết kế, triển khai sự kiện.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391