Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương đầy đủ và chi tiết 2023

1. Tầm quan trọng của việc chuẩn bị kế hoạch tổ chức khai trương

Trong bất kỳ sự kiện nào, việc chuẩn bị kế hoạch cũng vô cùng quan trọng và cần thiết. Đối với buổi lễ khai trương, nội dung kế hoạch cần được thiết lập chi tiết từ ý tưởng, chủ đề; timeline chương trình; số lượng khách mời cho đến việc chuẩn bị các thiết bị chạy sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng… Không những thế, nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng mạnh mẽ cho đối tác, khách mời dự. 

Chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc chuẩn bị kế hoạch tổ chức lễ khai trương qua những yếu tố sau:

• Bản kế hoạch là tiền đề để lên ý tưởng xây dựng chương trình, trang trí không gian sân khấu, nơi tổ chức tiệc cho phù hợp.

• Kế hoạch nội dung sẽ vạch ra tất cả các công việc cần thực hiện. Từ đó ban tổ chức chủ động hơn trong việc phân chia nhân sự, dự kiến tiến độ thực hiện… để hoàn thành nhiệm vụ đúng cam kết.

• Trong bản kế hoạch có hạng mục dành cho việc dự trù chi phí. Từng mục chi tiêu sẽ được ghi rõ để mọi người bám sát thực hiện. Tránh việc chi tiêu quá mức dẫn đến lạm thu.

• Nội dung kế hoạch luôn đưa ra phương án dự phòng rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Do đó, dù có sự cố xảy ra thì ban tổ chức cũng có khả năng xử lý nhanh chóng, hiệu quả.

Việc chuẩn bị kế hoạch tổ chức khai trương rất quan trọng và cần thiết

2. Checklist các hạng mục cần có khi tổ chức khai trương 

Để sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ và đạt được thành công như mong muốn, ban tổ chức cần checklist đầy đủ các hạng mục cần thiết như sau:

• Mục đích, mục tiêu và các yêu cầu cho buổi lễ.

• Thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện.

• Thành phần và số lượng khách mời tham dự chương trình.

• Chọn phương thức, lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện.

• Các hạng mục cơ sở vật chất, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, nhà bạt không gian, phụ kiện trang trí lễ tiệc…

• Ấn phẩm in ấn bao gồm standee, backdrop, tờ rơi…

• Nhân sự thực hiện chính và nhân sự hỗ trợ cho lễ khai trương.

• Các tư liệu cần chuẩn bị để cung cấp cho khách mời trong sự kiện.

Ban tổ chức cần checklist đầy đủ các hạng mục khi lập kế hoạch sự kiện

3. Bản mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết nhất

Thực tế việc tổ chức sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện. Bởi vậy, nếu cửa hàng hay doanh nghiệp của bạn đang có ý định tổ chức lễ khai trương nhưng chưa biết lập kế hoạch như thế nào thì hãy tham khảo bản mẫu mà Sen Xanh Event chia sẻ dưới đây:

3.1. Xác định thời gian tổ chức khai trương

Thời gian là một yếu tố quan trọng mà chủ cửa hàng, công ty cần lưu ý khi lập bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương. Chúng ta nên chọn thời gian diễn ra sự kiện sao cho thu hút được nhiều người đến tham gia dự nhất như: vào ngày lễ, ngày nghỉ cuối tuần… Bên cạnh đó, chủ nhân buổi lễ cũng nên chọn thời điểm tổ chức sự kiện theo phong thủy bằng cách nhờ thầy xem bói. 

Hoặc bạn tiến hành tra cứu trên internet, lịch để xem ngày tốt, ngày đẹp, tránh những ngày xấu cần kiêng kỵ. Sau khi chọn ngày thì bạn cũng đừng quên chọn giờ đẹp, hợp phong thủy khai trương để sự kiện diễn ra thật suôn sẻ. 

Thời gian tổ chức lễ khai trương là một yếu tố quan trọng cần lưu ý

3.2. Lên danh sách khách mời cho sự kiện

Thông thường trong ngày khai trương của cửa hàng, doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh mới thì sẽ có có sự tham dự của đại diện ban lãnh đạo. Bên cạnh đó là sự tham gia của các đối tác và những người nổi tiếng (nếu cần) để cho buổi lễ khai trương được biết đến rộng rãi. Đồng thời, việc mời nhân vật có tầm ảnh hưởng cũng tăng cơ hội quảng bá hình ảnh sản phẩm thương hiệu. Tùy theo quy mô sự kiện mà ban tổ chức sẽ lọc ra các đối tượng khách mời rõ ràng và lên kế hoạch đón tiếp cho chu đáo nhất.

3.3. Dự trù ngân sách tổ chức lễ khai trương

Khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, một trong những việc quan trọng mà chúng ta không thể bỏ qua đó chính là dự trù ngân sách. Việc dự trù kinh phí phải được thiết lập thành một văn bản hoặc lập bảng thống kê. Trên đó có ghi rõ các hạng mục cần chi để có một bản kế hoạch chỉn chu nhất. Bảng dự trù ngân sách sẽ được gửi lên cấp trên để phê duyệt. Sau đó, đội ngũ nhân sự tổ chức có thể chủ động chi tiêu để đảm bảo đúng theo ngân sách.

Dự trù ngân sách tổ chức lễ khai trương bằng việc lập bảng thống kê

3.4. Lập kế hoạch chuẩn bị nhân sự

Trong bất kỳ sự kiện nào đội ngũ nhân sự cũng đóng vai trò thiết yếu, góp phần làm nên thành công và sự chuyên nghiệp của buổi lễ. Do đó,  trong lễ khai trương chúng ta phải lập danh sách cụ thể, tính toán số lượng nhân sự cần sử dụng cho chương trình. Chủ doanh nghiệp nên ưu tiên việc thuê đội ngũ PG - PG, MC, nhóm nhảy, ca sĩ biểu diễn của đơn vị chuyên tổ chức sự kiện. Bởi họ đã được đào tạo bài bản, có khả năng phục vụ chuyên nghiệp và xử lý linh hoạt các tính huống phát sinh trong quá trình diễn ra buổi lễ.

3.5. Chọn phương án thuê thiết bị tổ chức

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay khi muốn tổ chức sự kiện khai trương, lễ kỷ niệm đều chọn phương án thuê thiết bị, phụ kiện bên ngoài nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng bộ. Do đó, trong bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương, chúng ta phải lập danh sách cụ thể các thiết bị, dụng cụ cần sử dụng. Để giúp tạo không khí cũng như mang đến sự sang trọng cho buổi lễ khai trương thì chúng ta cần chuẩn bị gồm:

• Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, bandroll ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ.

• Khu vực cổng chào: cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ. 

• Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.

• Khu vực khai trương, khánh thành: Chuẩn bị sẵn dải băng khánh thành.

• Khu vực tiệc: bàn ghế, nơ ghế, khăn trải bàn, quạt mát, menu tiệc.

Chọn phương án thuê thiết bị tổ chức sự kiện để đảm bảo chất lượng

3.6. Chọn mẫu thiệp mời, thiết kế các ấn phẩm in ấn

Dựa trên chủ đề, ý tưởng của buổi lễ khai trương, doanh nghiệp sẽ chọn mẫu thiết kế thiệp mời phù hợp. Trên thiệp mời có đầy đủ thông tin về đơn vị gửi, ngày, giờ, địa điểm tổ chức tiệc. Đồng thời ở thiệp mời nên thể hiện phần sơ đồ khu vực tổ chức để khách mời tham dự dễ dàng di chuyển đến vị trí. Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp thiệp mời sự kiện đến cá nhân, đơn vị hoặc gửi bằng thư điện tử được thiết kế theo form sẵn để tiết kiệm thời gian và công sức.

Bên cạnh việc chọn mẫu thiệp mời, chúng ta cũng phải chú trọng vào việc thiết kế các ấn phẩm in ấn sao cho độc đáo nhằm thu hút sự quan tâm của khách mời tham dự. Thông thường các ấn phẩm in ấn trong buổi lễ khai trương sẽ gắn liền với văn hóa doanh nghiệp, quảng cáo cho những sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang kinh doanh.

3.7. Trang trí cho buổi lễ khai trương

Một trong những hạng mục quyết định đến mỹ quan của sự kiện khai trương đó chính là khâu trang trí. Do đó khi lên kế hoạch, ban tổ chức phải chú ý đưa ra giải pháp trang trí bên trong và bên ngoài cửa hàng, công ty. Bên ngoài được lắp đặt cổng chào hơi, nổi bật với dòng chữ mừng khai trương kèm theo tên của sự kiện. Còn khu vực bên trong sẽ setup, trang trí sân khấu với thảm trải sang trọng, hoa tươi… theo phong cách trang nhã, lịch sự. 

Trang trí cho buổi lễ khai trương theo chủ đề sự kiện 

3.8. Chuẩn bị bài cúng và lễ vật

Trong truyền thống văn hóa của người Việt Nam, nghi lễ cúng bái trong ngày khai trương có ý nghĩa tâm linh to lớn. Nó giúp chủ cửa hàng, công ty cầu mong việc kinh doanh buôn bán diễn ra thuận lợi, may mắn. Bởi vậy trong bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương, chúng ta cần ghi rõ các lễ vật cần thiết để dâng lên thổ địa, thần linh. Kèm theo đó là bài văn khấn đầy đủ nội dung và phù hợp với sự kiện khai trương của đơn vị mình. Tùy theo điều kiện ngân sách, văn hóa của từng vùng miền mà lễ vật có sự khác nhau.

3.9. Tiệc trà phục vụ cho lễ khai trương

Bên cạnh việc ca hát, nhảy múa, lời phát biểu của đại diện doanh nghiệp, lễ cắt băng khánh thành, cúng bái… thì trong lễ khai trương cũng sẽ chuẩn bị bàn tiệc trà cho khách mời thưởng thức. Đây chính là cơ hội để mọi người được thư giãn, thoải mái và gắn kết với nhau hơn. Tuy nhiên kế hoạch cho bàn tiệc phải đảm bảo cả về số lượng, hình thức và chất lượng. Tùy theo kinh phí mà cân đối bữa tiệc trà sao cho phù hợp.

Bữa tiệc trà để mọi người được thư giãn, thoải mái và gắn kết với nhau hơn

3.10. Giám sát quá trình diễn ra sự kiện

Trong quá trình tổ chức buổi lễ khai trương, cần sắp xếp đội ngũ nhân viên giám sát để mọi thứ được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Mục đích của việc giám sát là đảm bảo cho sự kiện khai trương tiến hành theo kịch bản. Đồng thời đội ngũ giám sát cũng nắm bắt rõ tình hình. Nếu có phát sinh sự cố sẽ nhanh chóng đưa ra phương án và xử lý kịp thời, hiệu quả.

3.11. Cách marketing cho ngày khai trương

Trong kế hoạch tổ chức lễ khai trương, người thực hiện nội dung cũng phải dành riêng một phần cho cách marketing, quảng cáo sự kiện. Trên thực tế, mục đích của marketing là quảng cáo thương hiệu, hình ảnh để thu hút sự quan tâm của khách hàng. Đồng thời, chiến dịch này cũng giúp kích thích nhu cầu mua sắm và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt. Hiện nay, chủ cửa hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng rất nhiều phương thức marketing cho kế hoạch khai trương. Chẳng hạn như:

• Thiết kế băng rôn ấn tượng, đầy đủ nội dung treo tại cửa hàng, công ty,showroom… trước ngày khai trương khoảng 3 ngày.

• Phát tờ rơi quảng cáo ở khu vực lân cận, chú trọng vào điểm đông dân cư. Đây được xem là một hình thức marketing truyền thống nhưng lại đem đến hiệu quả tốt. 

• Trên website, fanpage của công ty…. quảng cáo sự kiện khai trương bằng cách đăng bài thông báo với nội dung hấp dẫn; thiết kế banner đặt ở trang chủ để khách hàng truy cập vào dễ dàng nhìn thấy.

• Mời người nổi tiếng tới tham dự sự kiện khai trương. Phương án này sẽ được áp dụng linh hoạt, tùy thuộc vào kinh phí để quyết định việc mời người quảng cáo là ai, ở phân khúc nào, tầm ảnh hưởng ra sao… 

Lập kế hoạch chi tiết về cách marketing cho ngày khai trương

4. Một số lưu ý khi lên kế hoạch triển khai tổ chức lễ khai trương

Việc lên kế hoạch triển khai tổ chức lễ khai trương cần nhiều thời gian, đòi hỏi tính chuyên môn cao. Bởi vậy ngoài những yếu tố nêu trên, người làm nội dung cần chú ý một số điều cơ bản sau để đảm bảo sự chỉn chu, chuyên nghiệp. Từ đó giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, tạo dấu ấn tốt đẹp nhất.

4.1. Xây dựng timeline chương trình và kịch bản MC

Timeline chương trình và kịch bản MC (MC Script) đóng vai trò vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện, nhất là những sự kiện khai trương. Kịch bản càng chỉn chu, chi tiết thì càng giúp chúng ta theo dõi chương trình tốt hơn. Nó cũng chính là cơ sở để sự kiện diễn ra hoàn hảo, làm hài lòng khách mời tham dự. Thông thường, kịch bản sẽ được xây dựng dựa trên timeline và xây dựng đầy đủ, rõ ràng để MC dễ dàng theo dõi. Kịch bản MC thường gồm có:

• Đón khách, ổn định vị trí khách mời. 

• Các tiết mục văn nghệ chào mừng khai trương.

• Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp.

• Đại biểu lên phát biểu khai mạc.

• Lễ cắt băng khai trương.

• Khui rượu chúc mừng và đãi tiệc.

• Tổ chức trò chơi giao lưu.

• Cho khách mời trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ.

• Bế mạc/chụp hình, trao quà tặng cho khách mời. 

• Hướng dẫn khách rời tiệc và ra về.

 Xây dựng timeline chương trình và kịch bản MC khi lập kế hoạch sự kiện

4.2. Chú trọng vào việc xây dựng truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện khai trương của đơn vị, doanh nghiệp lan tỏa và tiếp cận được tới nhiều người thì công tác truyền thông sự kiện cần phải chú trọng. Theo đó, truyền thông cho kế hoạch khai trương sẽ bao gồm: truyền thông trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.

• Trước sự kiện: Truyền thông qua fanpage, website, tờ rơi, triển khai minigame, chương trình ưu đãi.

• Trong sự kiện: Thực hiện livestream, mời thêm khách mời là các KOLs, người nổi tiếng để check in.

• Sau sự kiện: Viết và đăng tải bài cảm ơn, book bài PR, bài báo đưa thông tin về sự kiện, video highlight…

4.3. Lập phương án dự phòng cho sự kiện khai trương

Rủi ro là điều có thể xảy ra ở bất kỳ chương trình hay sự kiện nào. Do đó chúng ta cần có phương án dự phòng và biện pháp xử lý cho những trường hợp xấu nhất. Chẳng hạn như: chương trình gặp sự cố về trang thiết bị, khách mời quan trọng đến trễ, thời tiết xấu, khách dự tiệc gây mâu thuẫn… Để đảm bảo mọi thứ diễn ra thực sự suôn sẻ, ban tổ chức nên tiến hành tổng duyệt trước ngày chương trình chính thức bắt đầu. Điều này giúp cho sự kiện diễn ra đúng tiến độ và phát hiện kịp thời các sự cố để chỉnh sửa.

Lập phương án dự phòng cho sự kiện khai trương

4.4. Trình bày bản kế hoạch khoa học, chỉn chu

Một trong những điều quan trọng mà bạn cần lưu ý khi lập kế hoạch cho sự kiện là phải trình bày khoa học, chỉn chu. Bên cạnh việc đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết thì kế hoạch cũng cần sắp xếp hạng mục rõ ràng, chi tiết. Nhờ đó, khi gửi lên cấp trên sẽ nhanh chóng được phê duyệt, đồng thời đội ngũ nhân sự tổ chức nhìn vào cũng dễ dàng nắm bắt nội dung công việc hơn. 

4.5. Nhờ sự hỗ trợ của công ty tổ chức sự kiện uy tín

Nếu cửa hàng, doanh nghiệp của bạn không có thời gian, kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn để tự lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương thì phương án tối ưu là nhờ sự hỗ trợ của công ty tổ chức sự kiện uy tín. Điển hình là Công ty Sen Xanh Event với hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động. Với thế mạnh về đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, trang thiết bị hiện đại công ty sẽ hỗ trợ khách hàng xây dựng sự kiện trọn gói. Trong đó bao gồm cả việc lập kế hoạch tổ chức sao cho đảm bảo chất lượng, an toàn và tiết kiệm chi phí.

Thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín để có buổi lễ khai trương chuyên nghiệp

Kết Luận

Như vậy qua bài viết trên đây Sen Xanh Event đã giới thiệu đến bạn đọc thông tin về bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương đầy đủ và chi tiết 2023. Các bạn hãy thực hiện theo từng bước theo hướng dẫn để có bản kế hoạch đầy đủ về nội dung và chỉn chu về hình thức nhé. Nếu quy cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân cần hỗ trợ về dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói đừng quên liên hệ với Công ty Sen Xanh Event qua hotline 0974468391.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng

• Website: https://senxanhevent.vn/

• Hotline: 0974468391